修改历史记录
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1 目的确保公司重要文件具有唯一编号,便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转。
2 使用范围适用于公司文件的编号管理和控制:
a) 技术类文件:是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b) 其他文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;
c) 编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3 编号办法3.1 公司名称及项目名称约定:公司全称为:南非中国制衣集团(北京)
本组织简称:CGMBJ
项目全称:CGM 企业信息管理系统 1.0版
项目简称:CGM v1
3.2 日期表示格式:yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd
yyyy:用四位数字表示公元年份,如2005表示公元2005年。
mm:用两位数字表示月份,不足两位时,第一位用零补齐,如03表示3月。
dd: 用两位数字表示日期,不足两位时,第一位用零补齐,如15表示第15号。
例如:
2003-10-27 或 20031027 表示(2003年10月27日)
3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:
起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如, 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.
一旦文件版本得以确认后,版本编号应该始自 1.0。
版本编号不断变化为: 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1, 2.2 等。
3.4 技术文件命名格式:CGM-vnn-(AA-)BB-yy
CGM:项目缩写。
nn:版本号,参见3.3节。
AA:子项目名称。
yy:文件版本号。
BB:工作过程名称:
相应工作过程名称的简称(例如 SPP,SRS)不是必需的,但如果要使用,应该遵守下面表格中的标准。
例如:
CGM-v1-需求规格说明书-0.1.doc
CGM-v1-SRS-1.2.doc
CGM-v1-信息控制子系统-验收测试计划-2.0.doc
3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为:CGMBJ(-DN)-TT.AB-dd
DN:大写英文字母,部门代号,如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件是部门内部管理制度,则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。
TT:大写英文字母,文件类型;
RR — 规章制度,指公司颁布执行的各种规章制度;
QS — 质量管理文件,公司运转过程中的各类文件和记录。
AB:文件名称
dd:文件版本号。
例如:
CGMBJ-RR-考勤管理规范-01.doc
CGMBJ-RR-绩效考核规范-1.2.doc
3.5.2 合同协议合同协议的编号格式为:yyyy CGMBJ-T-nnn
yyyy:阿拉伯数字,签订合同的年份;
T:合同类型
S-销售合同
P-采购合同
C-合作协议
H-劳动合同
O-其它合同
nnn:合同流水号,流水号每年1月1日自动归0。
3.5.3 传真发出的传真编号结构为:CGMBJ-AA -R/S–BB-yyyymmdd- nn
AA: 人员姓名
BB:传真的主题(不超过15个汉字)。
nn:流水号。
yyyymmdd:表示日期。
R表示收到传真,S表示发出传真
传真属于临时文件,一般不做长期保存,如需要保存,则应对其复印,并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。
例如:
CGMBJ-张三-R-台湾需求的回复-20030314-01 (表示在2003年3月14日收到从台湾发来的传真,主题为“台湾需求的回复”。
3.5.4 电子邮件的命名规则电子邮件需要归档管理时,按传真的命名规则命名。
3.5.5 外来文件外来文件结构为:CGMBJ – AA – yy - nnnn
AA: 文件种类编号:
RM:需求相关
yy:文件来源编号:
01:台湾嘉可公司
nnnn:文件流水号。
例如:
CGMBJ-RM-台湾公司操作手册-01-0001.doc
3.5.6 对外发文指公司发给公司外部的通知、公函等。
yyyy CGMBJ(外)文字第nnn号
yyyy:阿拉伯数字,发文的年份
nnn:流水号,每年1月1日自动归0。
3.5.7 会议纪要指公司内部会议的记录等。
CGMBJ-yyyymmdd-M-AB-dd
yyyymmdd:日期,详见4.2节日期表示。
AB:会议主题(不超过15个汉字)。
dd:阿拉伯数字,文件流水号。
例如:
CGMBJ-20030314-M-周例会-0001
3.5.8 其它文件项目周报:
CGM-vnn-yyyymmdd-周报-AB
周工作计划:
CGM-vnn- yyyymmdd -周计划- AB
工作任务单:
CGM-vnn- yyyymmdd -任务单- AB
工作日报:
CGM-vnn- yyyymmdd -日报- AB
nn:版本号,参见3.3节。
yyyymmdd:日期,详见4.2节日期表示。
AB: 人员姓名
例如:
CGM-v1-20030312-周报-张三
CGM-v1-20030312-日报-李四
3.5.9 文件附件所有文件,如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等,采用在原有文件编号后附加:- M nn(-NA)
M:附加内容类别;
T:表格
A:附件
S:补充文件
nn:附加文件流水号
NA:文件名称;
4 编号管理 合同协议由公司办公室统一编制管理。
传真由公司办公室编制和管理。
对内、对外的发文统一由公司办公室编制和管理。
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