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职场效益第一

2011-01-13  miyasa

  第一部分 树立目标1、计划无序——将面临人生败局

  海德是一家公司的经理,一天早上和往常一样,海德走进办公室,看到桌子上一摞的报表,感到很头疼。但是迫于工作需要,他只好静静地坐下来,认真地审阅。当看了一部分后,秘书走了进来,对他说:“经理,有一位客人想见你。”

  他不在意地说:“让他先在客厅等一会儿,我马上就过去。”

  大约一杯茶的时间过后,海德走进了会客室,看见客人正焦躁地在会客大厅里徘徊,他马上满脸堆笑地说:“真抱歉,我今天的事情太多了,实在抽不开时间。”

  客人听了他的这句话,非常气愤地说:“既然你实在没有时间,那么我们改天再谈吧。”

  说完客人转身就走了,海德不知所以然地看着那个客人的背影消失在门口。

  第二天公司就辞去了海德的职位,因为海德的行为使公司失去了一千万美金的生意。

  同时公司里有这样一句管理信条也让海德后悔不已:“时间至关重要,凡是本公司员工一律遵守时间,任何人不能因故迟到或早退;要按时完成任务;要做好时间安排,哪怕是最小的细节也必须在日程安排中列出来并付诸实施。”

  海德不是很忙,而是没有实现设计好时间,没有分清事情的轻重缓急,消极面对工作,最重要的结果是,不但被上司给辞退了,而且也给自己带来了很多的痛苦和烦恼。海德没有时间观念的行为惹恼了客户,假如他能够在工作时给自己制定一个计划,按照工作内容的重要性,有序地进行,这样就会提高效率,也不会失去那笔一千万美金的生意。

  人们似乎总是轻视手上的那个小东西,认为时间没有什么平淡无奇,因此便无节制地浪费时间,更准确地说就是混时间,到头来生活平平,一事无成。甚至对时间恨得要命,烦得要命。读完这段故事,你开始就应该为自己设计一个方案,留出一定的时间余地,如果故事中的海德做到了这一点,又何至于此?从现在开始,从读了这则故事以后,你是否觉得设计先行是必要的呢?

  好多成功人士都很珍惜自己的时间,他们更善于安排设计自己的时间,从而有序有效地工作。你是在无序地工作吗?你浪费了好多时间吗?你也许没有意识到,但你一直在这样做。也就是说,你需要现在开始着手设计每一分钟或者每一小时,也可能是每一天。当你睁开惺忪的眼睛,首要任务是看一下自己的手表,你要用时间去衡量自己的一切。比如,刷牙用5分钟,洗脸10分钟,吃早点20分钟,赶往单位的路上需要1个小时。虽然这只是一天中的一小部分,但这一个个小部分却能构成一个人办事的条理分明,效率显著。

  你或许已经在不知不觉中浪费了大好光阴,但是你不得不承认,故事中的人物命运是受时间影响的,没有好的计划,人生将要面对挫折与失败。盲目地追求结果,却忽视了最初时间的设计,你将会陷入失败的沼泽地。

  第一部分 树立目标2、计划有序——向目标迈进

  既然你已经懂得了时间计划的重要性,那么如何开始你的计划呢?看一看约瑟夫吧,约瑟夫儿时的愿望就是要成为一名新闻工作者,1865年美国内战,他成了一名军人,退伍后开始朝自己的计划迈进,利用业余时间刻苦学习,博览群书,在图书馆结识了最大一家德文报社的负责人,1868年他通过此人介绍,成为《西方邮报》的记者,一进入报社,他开始设定计划,一步步朝自己的目标接近。他曾对自己说:“我要利用我生命中的一切时间去完成我的事业。” 他每天不知疲倦地从上午8点干到次日凌晨2点,日复一日,年复一年,就这样,很快成为这家报刊不可缺少的编辑,为了同当地那些墨守成规的报纸争夺发行量,普利策采用大量的“煽情主义”新闻,这种新闻手段在19世纪末美国报纸廉价时兴起,以富有“人情味”,极具夸张的手法报道社会新闻,曾因耸人听闻而受到读者的青睐。他终于成功了。这种报纸成为读者心目中最活跃的报纸。发行量激增,成为美国新闻界的一个传奇。

  有序的计划从自身开始,一旦你走入社会的群体,就要为自己设计一个目标,并计划如何一步一步去实现。但目标应订立在你力所能及的范围内,这样才能够更好地利用设计先行这个有利条件,去更好、更快地完成自己的奋斗目标。同时设计时间要注意它的方向性,也就是说要注意我们前边讲过的时间要有目的性。

  故事中的约瑟夫正是因为善于设计时间,合理设计了自己的时间计划,高效率地完成了目标,所以最终获得成功的。一个人并不是因为他不浪费时间,就是一个成功者,关键是在于有目的地利用时间,把时间设计看做是成功之前的最重要的准备工作,才能让时间成为你成功路上的帮手。不仅要设定目标,还要为目标的实现作一个时间计划,可以是一星期,一个月,两年,甚至更多。一定要把时间的设定与目标紧密的结合在一起。抽出一点时间,哪怕是一刻钟,你一定要计划好你的时间,这样不仅可以不耽误你的时间,还可以在实现自己的目标时有一个时间约束,使你尽可能在计划时间内高效地完成自己的奋斗目标,这绝对是对你有益而无害的。

  有序的计划时间,充分的设计自己生活中的每一分一秒,看似困难,当你真正执行这一方法后会发现,久而久之,时间不再对你是无形的,他是真实存在的,你的生命也因此而充实起来了。一定要在初始阶段就坚持设定好时间计划,而且决不松懈,让有序成为你生活良好的习惯。

  第一部分 树立目标3、最有价值的目标只有一个

  安德雷•帕拉第奥是利用时间的楷模,他从来不浪费一秒钟的时间,只要时间允许,他就一定会在拼命工作。所有知道他的人都在说:“看,安德雷•帕拉第奥真是太会珍惜时间了!”人们都知道,为了能成为一名建筑师,他拼命地想要抓住每一秒钟的时间。

  每天,他把大量的时间用在设计和研究上,除此之外他还负责很多方面的事务,每个人都知道他是个大忙人。他风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方,因为他太负责了,以至于不放心任何人,每一个工作都要自己亲自参与了才放心。时间长了,他自己也感觉到很累。

  其实,在他的时间里,有很大一部分时间都浪费在管其他乱七八糟的事情上。无形中,他增加了自己的工作量。

  有人问他:“为什么你的时间总是显得不够用呢?”他笑着说:“因为我要管的事情太多了!”

  后来,一位学者见他整天忙得晕头转向的,但仍然没有取得令人骄傲的成绩,便语重心长地对他说:“人大可不必那样忙!”

  “人大可不必那样忙?”这句话给了他很大的启发,就在他听到这句话的一瞬间他醒悟了。他发现自己虽然整天都在忙,但所做的真正有价值的事实在是太少了!这样做对实现自己的目标不但没有帮助,反而限制了自己的发展。

  从睡梦中惊醒的他除去了那些偏离主方向的分力,把时间用在更有价值的事情上。很快,他的一部传世之作《建筑学四书》问世了。该书至今仍被许多建筑师们奉为《圣经》。

  他的成功只是因为一句话:“人大可不必那样忙!”。

  在前进的道路上,我们通常都会不时改变自己的目标。一个人有几个目标是很平常的事。在这些目标里,总有一个是你最想实现的。那么这个目标对你来说才是最有价值的。

  人的精力是有限的,不可能面面俱到。目标有很多,但是你一个也实现不了,这就相当于你没有目标,那么你做的所有的事都是毫无意义的。

  歌德曾经说过:“善于掌握时间的人,才是真正伟大的人。”

  是的,时间虽然是在一刻不停地流逝,但它并不是不可控制的。掌握了时间的特性,你就能游刃有余地做你认为应该做的事,发挥你的最大潜能。

  在这里,我想要说的就是时间的“向心力”。你懂得珍惜时间,但你不一定充分利用了时间的方向性和“向心力”。在你的目标中,辅助的目标都会向一个主要目标靠拢,你可能觉察不到,但这是事实,是客观存在的,对你来说,真正有价值的目标只有一个,这就是时间的“向心力”。

  拉布吕耶尔说:“最不好好利用时间的人,最会抱怨它的短暂。”所以,不要抱怨你的时间太短,如果你有这样的感觉,那说明你的效率太低了。真正的高效率人士从来不会感觉到时间的紧迫,因为他可以很好地控制时间,把时间牢牢地掌握在自己的手掌之中。

  找出自己的主要目标,放弃其他的辅助目标,把所有的精力都放在实现主要目标上,排除一切阻碍你实现这个目标的阻力。那么你实现这个目标的可能性就大了许多。

  时刻记住:“最有价值的目标只有一个!”

  第一部分 树立目标4、抓住离你最近的目标

  一场罕见的洪水袭击了一个小村落,许多人被无情的洪水夺去了生命。一个三口之家也是这场灾难的受害者,丈夫在洪水中救起了自己的妻子,而他们十岁的儿子却被淹死了。对于这个家庭的不幸遭遇,许多人都深表同情。

  但事情渐渐出现了变化,另外一些人对那个男人的选择产生了疑问。在突如其来的洪水面前,丈夫挽救妻子的生命,而放弃了他们的儿子。“难道在灾难来临的时候,孩子就应该成为被舍弃的对象吗?”围绕这一话题展开的争论,一时间成为了山村里人人熟知的话题。

  一个报社的记者路过此地,听说了这个故事。对于争论,他不想了解。只是他很想知道:如果你只能救活一个人,究竟应该救妻子还是救孩子呢?妻子和孩子那一个更加重要?于是他专门去采访了那个丈夫。

  “我根本来不及想什么,当洪水到来的时候,妻子就在我身边。我们都不想失去对方,于是我就抓住她拼命地往山坡游。而当我返回去的时候,儿子已经不见了。”他痛苦地回忆着。

  “请不要过于悲伤,毕竟你从洪水中救回了妻子。”记者最后说道。

  抓住离你最近的目标,你才有可能体现效率的价值。主人公的选择是正确的,救活一个,胜过失去两个。面对洪水,他可以做到的就是紧紧抓住离自己最近的妻子,这是最为现实和明智的,同时也是最为有效的。如果他放弃妻子去救孩子,可能最后一个人也救不了。太高的奢望和不切实际的目标,对我们而言是没有价值的。只有把握好最近的目标,付出才可能有回报。

  做自己力所能及的事情,是简单有效的选择。在工作中,订立切实可行的计划,认真做好身边的每一件事情,那么你的工作就是有效率的。避免为追求高目标,而不从实际出发,希冀快速地达到目标,好高骛远,盲目地制订计划。将眼光盯在虚妄的目标上,却忽视眼前的工作,只会让人疲于应付,缺乏效率。

  追求高效率的工作,必须集中有限的资源,牢牢锁定最现实的目标。因为这才是我们工作的重点和突破口,也才可能高效率地产生效益。目标有远近,工作有繁简。但都要求我们要高效率地工作。一心不能二用,因此对于我们而言,集中精力和时间,快速高效地完成最为现实的目标。只有如此,我们才可以快速地向下一个更高的目标进发。

  第一部分 树立目标5、坚持不懈——高效率的支撑点

  安娜是一家公司的总经理助理,在工作的初期,她只是公司的一个小职员,因为公司的效益很好,工作强度大,所以工作很辛苦。但是公司又在此时给她安排了一个新任务,帮助总经理处理一些商业信函。安娜默默地接受了公司的这个安排。

  刚开始接受这个任务时,她总是因为别的事情而耽误了任务的完成,这使安娜很苦恼。后来,她改变了工作方法,她清楚地认识到,做任何事情都要充分利用时间,都要坚持不懈。所以,白天认真地完成自己分内的工作,下班以后把这些信函带回家处理。她充分利用等车、坐车、饭前、饭后等时间处理信函,这样一来,不尽工作效率提高了,任务也完成了。

  由于她出色地完成了任务,受到了总经理的表扬,第二年就被提拔为总经理助理。

  一些成功人士都是把不易被察觉的,隐蔽的时间坚持不懈地利用,帮助自己提高了工作效率。他们利用这隐蔽的时间增长自己的知识,也正是那些对平常人来说是无所谓的时间,更快地实现他们的目标。这些容易被忽视的时间使他们生活幸福,取得成功。这种时间真的毫无价值吗?只要你把这些隐蔽的时间充分利用起来,并坚持不懈地利用下去,那么,你的奋斗目标就会很快实现。而一些平庸之辈总是嘲笑别人,他们认为自己办不到的事,别人也不能办到,最可笑的是,看到别人为生活忙碌,为事业兢兢业业,他们就觉得此人太笨,实际上,笨的不是别人而正是他自己。

  不怕你在最初低效率的工作,只要你也能像成功人士那样认为时间就是生命,让时间产生高效就等于延长了有限的人生,就等于珍惜人生,就等于善待自己的生命。不是每一个人都能让自己每天都朝着正确的方向前进的。关键是一部分人对自己要求较低,或是对自己要求不够严格,还有一部分人只是因为有了一些收获,这些收获使得他们产生了惰性,止步不前,从而影响了他们的进步。甚至有些人不知道自己要什么,也从而不知道自己该怎样做。假如你有懒惰的毛病,赶快改掉。这不仅浪费你的时间,而且降低你工作的效率,影响你的学习成绩。只有充分利用好时间这个成功的法宝,你才会事业发达,学业有成。

  做任何事你都应该贵在坚持,利用时间也是如此,就像上文故事中的安娜一样,如果不是坚持不懈,分秒必争,最终也不会获得总经理的提拔。你要想成功,就必须坚持不懈,把时间的分分秒秒长期地,持久地,延断不断地利用下去,这样的效果会更好。实际上,这个世界上没有人能够左右你,惟有时间,只有你坚持不懈地抓住时间这个成功的法宝,成功才会属于你。同样地,也没有人能打败你,只有时间。所以,无论你自身条件如何恶劣,只要你持续利用时间的分分秒秒,并将它和你的目标相结合,你就可以到达成功的彼岸。否则无论你自身条件如何优越,机会多么千载难逢,如果你浪费时间或时断时续,那么你的失败是肯定的。如果你现在是个幸福的人,那就应该利用一切时间去保持和增加你的幸福;如果你现在是不幸的,你就应该学会用时间的持久性来争取你的幸福。坚持不懈,成功的机会才会更大,才会让你的工作、学习、人生如行云流水,一帆风顺。

  第二部分 转换思维1、领先的秘诀

  约瑟夫和威廉是两个好朋友,他们同时被一家公司录用。在开始的半年里,他们一样努力,每天工作到很晚。最后都得到了总经理的表扬。可是半年后,约瑟夫得到了提升,从普通职员一直升到部门经理。而威廉却似乎始终被冷落,到现在还是一个普通的职员。

  终于有一天,心中不平的威廉向总经理提出了辞呈。并痛斥了公司的用人不公。总经理没有生气,他希望帮助威廉找到问题的关键。因为他知道威廉虽然工作努力,但效率不高。这也是他一直没有得到提升的主要原因。

  总经理微笑地看着他,忽然想出了一个主意。“威廉先生,请你马上到集市上去,看看今天有什么卖的。”威廉很快从集市回来说,刚才集市上只有一个农民拉了一车土豆卖。“一车大约有多少袋,多少斤?”总经理问。威廉又跑去,回来说有10袋,100斤。“价格是多少?”威廉再次跑到集市上。当威廉回来的时候,总经理对气喘吁吁的他说:“休息一会吧,你可以看看约瑟夫是怎么做的。”

  约瑟夫需要完成的是同样的事情,但结果却大不一样。他很快从集市回来了,并且向总经理汇报说,到现在为止只有一个农民在卖土豆,有10袋共100斤,价格适中,质量很好,他带回几个让经理先看看。另外这个农民还有了几筐才采摘的黄瓜,价格便宜,公司可以采购一些。他不仅带回了黄瓜的样品,而且还把那个农民也带来了,他现在正等在外边。

  听完约瑟夫的汇报,总经理非常满意的点了点头。而这时,站在一旁的威廉也已经明白了一切,“这就是普通职员和部门经理之间的差别。”

  效率的差别来自想法的不同。约瑟夫能够由普通的职员升为部门经理,并没有什么特殊的原因。关键在于他能够延伸自己的思维,比别人想的更多一些。他知道应该从整体上考虑问题,才可以有效地将有关联的工作联系在一起。市场的品种和价格信息并不是割裂和孤立的,一次全面有效地掌握这些信息,将会避免出现威廉那样辛苦却低效率的工作。

  领先代表着差别的出现,而这个时候,也预示着人们必须要审视自己的工作。很多的时候,人们都愿意发现别人的问题。当工作出现问题的时候,请多从自己身上寻找原因。而不要只看到别人的高职位和优厚的待遇,而忽视了他们所付出的努力和智慧。同时为自己的不足寻找安慰和借口。

  要想改变生活和工作的质量,请从向别人学习开始,弥补差距,提高效率。故事里的威廉最终明白了这样一个道理,“不公平的对待”是有着非常合理的原因,要想摆脱和改变这种不公平,首先应该从改变自己做起。向优秀的人学习,找出差别和原因。并彻底地改变这一现状。如果总是纠缠于不同,总是不能比别人多想一些,多做一些,那么你将永远与别人保持差别。

  世界上没有免费的午餐。要想在工作中超越别人,就必须要有效率,要永远比别人快一些。而这要求你一定要比别人能想的更多,做的更多。

  第二部分 转换思维2、打破思维定式

  伦敦的一条大街上,同时住着三个不错的裁缝。可是,因为离的太近,所以生意上的竞争非常激烈。为了能够压倒别人,吸引更多的顾客。裁缝们纷纷在门口的招牌上做文章。

  一天,一个裁缝在门前的招牌上写到“伦敦城里最好的裁缝。”结果吸引了许多顾客光临。

  看到这种情况以后,另一个裁缝也不甘示弱。第二天,他在门口就挂出了“全英国最好的裁缝”的招牌。结果同样招揽了不少顾客。

  第三个裁缝非常苦恼,前两个裁缝挂出的招牌吸引走了大部分的顾客。如果不能想出一个更好的办法,很可能就要成为“生意最差的裁缝了”。但是,什么词可以超过“全伦敦和全国”的呢?如果挂出“全世界最好的裁缝”的招牌,无疑会让别人感觉到虚假,也会遭到同行的讥讽。到底应该怎么办?正当他愁眉不展的时候,儿子放学回来了。当他知道父亲发愁的原因以后,告诉父亲也许可以在他们的招牌上写上这样几个字。

  第三天,另两个裁缝站在街道上等着看他们的另一个同行的笑话。但事情似乎超出了他们的意料。因为,很快,第三个裁缝的门前挂出了一个更加吸引人的招牌,上面写到“本街道最好的裁缝”。

  在竞争日趋激烈的今天,成功的高效能人士更需要借助于不合常规的思维方式。在上面的故事中,面对其他人提出的全城和全国的大气,裁缝的儿子却利用街道的“小”来做文章,并最终取得了竞争的胜利。因为在全城市或者全国,他们不一定是最好的,但在街道的这个特定区域里,只有他们是最好的,也是唯一的。

  我们需要能够把握竞争中的主动,从而摆脱尴尬,取得最好的结果。因此必须学会依靠逆向的思考。在工作中,会出现许多我们无法通过正常思维方式和方法来解决的问题,即使能够解决,也会因为耽误大量的时间而减低效率。因此如何快速有效地解决问题就成为提高工作效率的关键。而逆向思维会成为你的最佳选择之一。

  当你遇到难题的时候,请不要陷在定势思维的泥沼中浪费时间和精力,不妨换一个角度,换一个立场来看待问题,也许你会得到意想不到的答案,从而减少你的工作时间,进而提升你的工作效率。如果你能够掌握这种方法,你会发现工作简单而轻松,你可以付出最少的时间和精力,但却能够完成过去那些曾让你苦恼不堪的工作。毫无疑问,你借助这种方式提高了工作效率,改善了工作质量,而工作的高效率会帮助你在成功的路上节省大量的时间,少走许多的弯路。

  第二部分 转换思维3、平和的心态——人际关系的润滑剂

  我们每个人都知道,美国人阿姆斯特朗是第一个登上月球的人,当他的一只脚踏在月球上的时候,整个世界都在为他欢呼,这一步具有划时代的意义。殊不知,当时和他同在一艘飞船上的还有另外一个人,他的名字叫奥德伦。

  阿姆斯特朗登上月球后所说的第一句话是:“我个人的一小步,是全人类的一大步。”这句话相信永远不会被世界上的任何人所遗忘。

  但是,在飞船上的时候,他们两个人都知道第一个把脚踩在月球上意味着什么。但飞船的下落梯只允许一个人先下去。如果他们两个为了“第一”这个头衔争执的话,谁也不知道会发生怎样的后果。就在那个时候,奥德伦对他的伙伴说:“你先下去吧!”

  这种气度是多么豪壮!阿姆斯特朗被感动了,他坚持不肯自己先下去,面对这么好的朋友,他怎么可能那样做呢!

  看到好朋友为难的样子,奥德伦说:“别担心,你会成为登上月球的第一人,而我会成为返回地球的第一人。回去的时候,我自然会第一个走下去的。”

  有的时候,转变一种心态,人员之间的关系立刻会得到改善。

  在工作的过程中,员工之间难免会发生摩擦,这是正常的,如果没有摩擦,反而不正常,那中间必定蕴藏着潜在的危机,一旦爆发,将无法收拾。

  为了提高效率,管理者会调动各部门之间的人事,这是它的初衷。但是在人事变动的过程中,不可避免地要伤及某些人的利益。他们可能很不情愿地服从,但是不再像以前那样认真工作,以此来作为他们埋怨的表现形式。

  管理者不能忽视这一状况。要做到及时了解员工的不满情绪,并及时协调。让他们知道,每到一个新环境总有一些不适应,但是换一个环境对自身的发展也是多了一次机会,多了一个机遇,或许在新环境中工作的效率会更高,对自身的发展也更有利。

  员工在工作的过程中也不要太斤斤计较了,生活永远不会是完美无缺的,有遗憾才是真正的生活。

  失去一个苹果,得到一个橘子;失去一棵小树,得到一片森林……

  学会在失去的时候调整自己的心态,重新创造另外一片天空,你会发现,原来只要换一种心态,生活依然是那么绚烂!

  吃一点亏,你会得到另外新鲜的东西。或许是更多的补偿,或许是他人的尊重。

  当今社会是一个追求高效率的社会,有的时候,变化只是手段,真正的目的是希望每个人的工作都能取得高效率,那么团体中的每一个人就应当明白这一点,并配合领导者更好地管理。无论采用哪种方式,最终的目的都是效率第一。

  第二部分 转换思维4、积极的心态——高效率的黄金法则

  人与人之间只有很小的差别,但这很小的差别却造成了巨大的差距,很小的差别在于,心态是积极的还是消极的,巨大的差距是成功与失败。 ——拿破仑•希尔

  有两个美国的销售员被同时派到南非,为了推广本厂生产的皮鞋,开拓那里的皮鞋市场。第一个销售员到南非后发现,由于那里的天气非常炎热,而且当地人根本不穿鞋。这名销售人员顿时泄了气,当地人不穿皮鞋就等于没有市场,没有市场就根本不用开拓,开拓也是没有希望的无稽之谈,这是一种典型的消极思维模式。经过这样的分析,这名销售人员立刻决定离开,不在这里浪费时间和精力了。

  第二个美国的销售员发现当地人不穿皮鞋时,他非常的高兴,如果当地人没有皮鞋市场,那么在此开辟一个新领域,前景是无限广阔的。这是一种典型的积极心态。因此,他决定留下来,并且为市场的开辟做了大量的调查与宣传推广工作。最后终于让当地人喜欢上了皮鞋,成功开拓了当地的皮鞋市场。

  这故事启示我们:你怎么看待生活,生活就怎么回报于你。职场也是这样,你怎么看待你的职业生涯,你的职业生涯就朝什么方向发展。让企业的每一个成员都更深刻地体会到自己是企业这个大家庭中的一员,充分调动他们的积极性,以正确的心态去工作,效率自然会提高。

  如果你想改变你的世界,改变你的生活,首先就应改变你自己。如果你的心态是积极的,你的生活也会是快乐的;如果你的心态是消极的,那么,生活也会是忧伤的,到处都不景气。你的工作心情是否也染上了些许低迷呢?

  如果现状不景气,心情就要及时的调整。心理学家发现,快乐其实是一种习惯,不管大环境怎么变,情商高的人会随时调整心态,总是快乐的。当我们能换一种心态去看待自己的工作,并带着游戏般的愉快心情面对工作,你会发觉自己的内在能量强大许多,抗压应变的功力也因此大为增进,而这,也正是贯彻快乐决心的做法。只要调整了心态,你的工作心情就能抛开阴影,自创一片格局。

  此外,作为管理者,在公司的管理上,为了激发员工的积极心态,可以设计奖励制度,并且为员工营造轻松但有效的工作氛围,培养员工良好的团队合作精神,谋求企业目标与个人目标两者的一致,两者越一致,越容易激发员工的积极心态,工作效率才会越高。

  第二部分 转换思维5、习惯的力量

  第二部分 转换思维6、专注眼前的每一步

  在一家钟表制造工厂里,一只新组装好的小钟刚刚出生。它惊喜地看着这个世界,却不知道自己的工作是什么,于是他就去问两个已经工作了三年的钟表:“我的工作是什么?你们能告诉我吗?”

  其中一只钟表看他个子那么小,就说:“你这个小个子,我看,你走完三千二百万次以后,恐怕便吃不消了。”

  “三千二百万次?”小钟表非常吃惊,“要走这么多次?看来我是办不到了!”

  另外的钟表对小钟表说:“别信他说的话,这并不是什么难事,你只要每秒滴答摆一下就行了。”

  “这么容易?”小钟将信将疑。“如果这样,我就试试吧。”

  小钟很轻松地每秒钟“滴答”摆一下,不知不觉中,一年过去了,它摆了三千二百万次。

  有的时候,当你面前有很多任务要完成的时候,面对看似艰难的任务,不要害怕,你只需要专注眼前的每一步,循序渐进地一点一点地完成你的任务。

  害怕只能让你驻足不前,在效率至上的当今社会,驻足不前就意味着没有效率,那么你的位置就会受到威胁。每向前一点就是向成功迈进了一点,不要小看这一点,只要你一直坚持,当你回头看的时候,你会发现你已经走过了很多的路。而这些路在你决定一点一点做之前看起来是那么的遥远,现在居然在不经意间走完了。

  尽管高效率的要求就是在最短的时间里实现最大的价值,但是,并不是每一件事都是这样的,有些事必须一点一点地完成,快不得,急不得。

  有些事看起来遥不可及,但只要你去做,你就向它靠近了一步。之所以不敢向前走,是因为你的懒惰情绪和没有自信心。这些想法让你还是怀疑自己的能力,站在原地不敢行动。 如果你一直在那里站着,过了一段时间,你会发现别人都走在你的前面了。

  你可能会问“他们是怎么做到的呢?是不是有什么简洁的方法,或者有什么捷径?”答案是“什么也没有!只不过是一步一步地向前走而已。”

  当你遇到看起来不可能完成的任务时,不要退却,不要担心,只要你想想上面那只小钟表,坚定地走好生活中的每一步。有时候,在你没有信心的时候,把眼光放近一些,不要去看或者去想以后的事,以后的事放在以后再说,现在要做的就是把握现在,做好眼下的每一件事。

  大事都是从小事一点点做起来的,从细微处着手,最后你才能把握全局!认真走好每一步,积累每一个来之不易的成果,把他们聚集在一起,你会发现,原来没有什么任务不可能完成,只不过,实现的时间稍微长一些。尽管经历的过程漫长,但是只要最后你成功了,在人们眼里,你仍然是高效能人士。

  第二部分 转换思维7、擅用“小智慧”

  一家房屋装修公司负责两栋刚竣工的大楼内部装修。大楼需要按时交付使用,因此留给他们装修的时间非常紧张。庆幸的是,经过一个月的紧张工作,终于准时地完成了装修。

  在装修完成的第二天,公司经理抽检日常财务的时候,突然发现了一张购买两只实验鼠的账单。降低成本,减少开支是经理的职责,因此他很想知道,这张关于老鼠的账单与企业利益有什么联系。

  很快,那个递交账单的员工走进了经理办公室。从档案上经理知道,这是一个才进入公司不久的员工。“我想你一定可以给我解释一下老鼠的用处。”经理问道。

  “上个月我们公司负责装修的大楼里,要安装新的电线。需要将电线穿过一根长12米,但直径只有2.6厘米的管道,而且管道都是砌在墙壁里,需要转四个弯。我们都不知道如何让电线穿过去,最后我们想到一个好主意。就是把一根线绳绑在一只公鼠身上并把它放到管子的一端。而把一只母鼠放到管子的另一端。想办法让母鼠发出声音来吸引公鼠。

  最后公鼠果真沿着管子跑去救那只母鼠,而公鼠身后的那根线也被拖着跑。我们把电线拴在线上,小公鼠就拉着线和电线跑过了整个管道。”员工平静地答道。

  豁然开朗的经理非常满意他的回答,微笑地说道:“希望你们可以在以后的工作中继续运用这种智慧,我一定全力支持。”

  提高效率需要小智慧。懂得利用小智慧的人,是企业的幸运和财富。因为当难题出现的时候,这种根植于丰富想象力基础的小智慧,表现出了它的闪光之处。它以一种近乎儿童般的思维方式轻易化解了工作中的障碍,用最小的代价完成了看似复杂的工作。在上面的故事中,利用实验鼠的想法正是充分利用想象力的结果。毫无疑问,他们的工作正是高效率的完美体现。

  工作就是不断面对问题,进而解决问题的一个过程。而人们工作效率的差别就在于采取的方式是否简单,达到的效果是否理想。很多时候,有许多问题可能会需要我们尽全力地开动思维的齿轮,充分地发挥丰富的想象力,从而寻找出一种最为合理的解决方式。

  想象力是每个人的宝贵财富。请珍惜这一财富,不要让它轻易地消失。在遇到按照正常思维无法解决的问题时,它会使你改善工作的固有模式,帮助你度过难关。学会运用一种新思维来看待和处理问题,它常常会带给你惊喜,同时让你的工作事半功倍,轻松简单。而且它会帮助你培养对事物的好奇心和对待生活的信心,是你拒绝生活乏味枯燥的最有效手段。

  第二部分 转换思维8、走直线会让你事半功倍

  迈克•戴尔是当今《财富》500强企业总裁中最年轻的一位,拥有数十亿美元财产,同时也是戴尔电脑公司的创始人。他非常执着于删除不必要的步骤。他的电脑公司把电脑直接销售给顾客,直接与供应商交易,也直接与员工沟通,所有过程都省略了不必要且没有效率的环节。他称这种方式为“直接模式”。

  12岁那年,他第一次感受到“直接接触”的力量及收获。他的父亲是个邮票迷,母亲是股票经纪人。很快,他就开始在集邮上寻找“商机”。他知道有很多邮票都是在拍卖会上买卖的,但他更清楚拍卖行不会做亏本的买卖。于是他想,与其花钱买邮票,不如自己做一个拍卖者。他在邻居和朋友中进行游说,让人们把邮票委托交给他来处理。然后,戴尔又在一家专业刊物上打出广告,并且自己制作了一些目录,邮寄出去。出乎意料,效果还不错。那一次,他赚到了2000美元。

  后来戴尔遇到了PC机,他发现一台售价3000美元的IBMPC,零件实际上只需要600-700美元,而且技术也不是IBM独家的。经销商以2000美元进货,净赚1000美元,戴尔决定抓住这个商机---“消灭中间商”。20年的时间证明了,戴尔的策略是正确的。Pachard-Bell,康柏电脑(Compaq),Osborne,Zenith,以及AT T以前都比戴尔更大,甚至有些公司背后还有更大的母公司在撑腰。而现在只有提倡直销的戴尔还在保持着强劲的活力。目前在个人电脑市场里与惠普进行龙头之争的拉锯战。

  今天,戴尔已经成为世界商务电脑的首选品牌,公司一年进账已是数十亿美元。他让德州大学宿舍里的小小工作室变成了全世界最大的企业,关键在于他的直销模式──改善送货时间,降低营业成本。

  在竞争中,效率是关键。从进料到产品下线包装全都在一个足球场大的车间里进行。工人们只需5、6分钟就组装完一台计算机。产品经过测试后打包装箱,直接运往最终客户手中。没有库存,没有中间商,一台PC机从原料进场到打包离厂只有五六个小时的时间。这就是戴尔的生产模式。凭借着这样的模式,迈克尔•戴尔在过去五年内将公司在全球个人电脑市场上所占的份额从5%提高到15%,成为行业的老大。

  效率从何而来?从管理模式中来。我们都知道,从A到B花费最短时间的方式是走直线。也许会有很多因素妨碍,而只能选择另外的路线。但是只要有机会,我们会毫不犹豫地选择直线。用最直接的方式,花费最短的时间,你就可以在竞争中取胜。

  第二部分 转换思维9、利用资源,点石成金

  5月的非洲迎来了大批的观光游客。而大草原则是最吸引他们的地方。因为在那里他们可以近距离地接触那些只能在动物园或者是电视上才能看到的稀有动物,这让他们兴奋不已。但事实上,在草原上生活的动物们则依旧按照自己的生存法则行事,因此,这里依旧存在着危险。

  一个来自美国的旅游团在当地导游的带领下开始了他们的草原之行。游客们都很兴奋,望着无边无际的草原,他们已经把导游的安全警告忘到了脑后。在他们停车休息的时候,趁导游不注意,有几个年轻人离开了公路,他们想更加深入地接触一下大草原。这时意外发生了,一个年轻人被蛇咬伤了。蛇毒是致命的,如果不能尽快解毒,那个年轻人的生命将会受到严重威胁。但这里离最近的医院也有200多公里,而他们携带的药品并不能解决问题。

  导游迅速地检查了一下他的伤势,熟悉草原的他已经知道了事情的严重性。“在送到医院前,必须要尽量防止蛇毒扩散。”他想了想,转身下车,跑向路边。很快,他就带回来了一种绿颜色的粘稠物,把它敷在年轻人的伤口上。在众多怀疑的目光下,他指导司机调转车头,奔向医院。因为他要跟死神抢时间。

  幸运的是,那个年轻人最终得救了。这一切都源于导游的功劳,是他的药延缓了蛇毒扩散的速度,从而为救治争取了时间。原本的怀疑烟消云散,游客们都想知道那神奇草药到底是什么,导游告诉他们,“其实你们都看到过,就是路边的那些小草。”

  资源是永远存在的,重要的是你看待资源的角度,这直接关系到你工作效率的高低。路边的小草,在游客们眼中就是很普通的小草,可在导游的眼里小草还是一种药材。角度不同,得到的结果也截然相反。我们不能设想,如果没有导游对小草的正确认识,那个被毒蛇咬伤的年轻人会是一个什么样的结果。

  改善工作效率很重要的一个问题,就是对现有资源的有效利用。而我们看待资源的出发点和角度,往往决定了我们对其利用的程度。在你眼中,哪些事物是资源,哪些事物又不是资源呢?上面的故事告诉我们,也许我们应该换一种方式看待现在所拥有的资源。不要轻易给事物都贴上标签,因为我们思考的角度和方式可能都过于简单,而这会造成资源的隐性浪费。

  学会正确地认识和利用资源,将会对我们提高工作效率起到非常关键的作用。在工作中,资源无处不在,就等待我们去发现和利用。不要总是苦闷资源的匮乏,其实很多时候资源的潜力需要挖掘和开发。正如故事所讲的那样:如果你不去了解和运用,小草永远是小草;如果你能不断地去发现,那么小草又变成了神奇的草药。

  同样的道理,工作效率高低的一方面就是,来自你是否能将资源变成取之不尽的财富。事半功倍或者事倍功半,点石成金或者点金成石,就看你如何选择。

  第二部分 转换思维10、不要堆砌你的办公桌

  美国管理学者蓝斯登说:我欣赏彻底的和有条理的工作方式……看看彻底和有条理的成功人士的工作方式。向他询问某件事情时,他立刻会从文件箱中找出。当交给他一份备忘录或计划方案时,他会插入适当的卷宗内,或放入某一档案柜。

  人们经常会看到一些学生的书包、书桌,甚至一些管理者的公文包和办公桌上,堆满了有待处理的文件、书稿、喝剩下的半杯茶水、过期的报纸与杂志等等。当你需要一份文件或寻找书稿时,是否还要把这些东西翻个底朝天呢?试想,在这样杂乱的环境中工作或者学习,你的效率会提高吗?

  建立一个良好的工作秩序,增加单位时间的使用效率,合理组织工作,这既是最容易的事,也是最困难的事。工作无序,没有条理,在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找,这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。

  办公桌面是否整洁,是工作条理化的一个重要方面。有些人似乎把杂乱无章看成了一种生活方式,他们认为这样非常随意和放松。

  可问题是,在大多数情况下,资料的堆砌只会让你在寻找文件时忙得满头大汗,最后才会在最低端发现你的目标。这样,时间就浪费在了查找丢失的东西上了。更糟糕的是,随意放置的凌乱的东西会随时分散你的注意力。一个小纪念品、一张画片都有可能突然出现在你的视线里。

  那么,我们下面就来讨论一下怎样解决这一问题吧。

  把你办公桌上的所有文件根据内容归类,把重要的、急需处理的放入不同的档案袋中,并在档案袋外面加以简单注明。

  次要的文件,可以稍后处理的可以将它们的相关资料进行归类,然后放入抽屉之中。

  空闲时间的阅读材料,也就是一些自己爱看的书、杂志、报纸等等,这些最好看完之后就都放入自己的办公柜中,不要让它们在你工作的时候在你的面前摆着,因为你的兴趣很有可能把你从工作中移走,而且它们还会占据你本来就不大的有用空间。

  对和你的工作相关的或者对你有用的客户,其他各界朋友的名片或者来访者所留姓名、电话、地址、电子邮件等,也一定要分门别类登记放好,以便随时查阅。

  在每天下班前,可以抽出几分钟把办公桌收拾干净,并且每天都按照以上的标准进行清理,这样你就可以结束今天的工作,好迎来明天一个好的开始了。要长此坚持下去,养成习惯。

  按照以上的建议,认真的整理你的办公桌。第二天再来上班时,你会发现办公室的空气更清新,工作效率也随之增强,同时,你的桌子也不会再因为堆积如山而令人望而止步了。

  第二部分 转换思维11、烙饼中的管理

  甲乙二人斗智,甲出了一个题目让乙来完成。这个题目看起来是不可能完成的,即在一个同时只能烙两张饼的锅中,3分钟内烙好3张饼,每张必须烙两面,每面烙1分钟。这样算下来,最少需要4分钟才有能把三张饼烙完。可是甲只给了乙三分钟的时间,这怎么办呢?

  乙想了想,突然想到了在三分钟内烙三张饼的方法:这种方法的宗旨就是打破常规的烙饼方法。先烙两张饼,1分钟后,把一张翻烙,另一张取出,换烙第3张,又过1分钟,把烙好的一张取出,另一张翻烙,并把第一次取出的那张放回锅里翻烙,结果3分钟后3张饼全烙好了。

  效率意识的真正含义就是在同样的时间内争取最大的收获。现代人应该更加重视效率的真正含义,不断改进工作方法,在最短的时间内取得最好的效果。

  从这个烙饼的故事中,你应该能够体会到效率的重要了吧?在常规下的工作过程中,其实有很多时间是没有取得实际的意义的。你或许根本就没有察觉到它的存在,但它一直在影响着你工作的效率。要想提高你的工作效率,要做的就是把它找出来,剔除它。

  在上面的故事中,那个烙饼的人所从事的正是典型的立体操作行为。在这个操作过程中,每一个环节不是独立的,而是交叉着进行的。它可以最大化地压缩时间,最大化地提高效率。

  比如说,你不得不去参加一些活动,座谈会、联欢会……可能你很忙,但是这些会你又不能不去,所以在你认为,这是在浪费你的时间。于是你在会上心不在焉,就等着赶紧散会,回去好继续做你的工作。结果你白白浪费了好几小时的时间,最后却什么也没有得到。

  可是你却不知道,一些效率意识较强的人不但不会觉得这是在浪费自己的时间,反而会认为这是一次难得的机会,因为,平时根本不可能把这么多人聚集在一起。于是在活动期间,他充分结交朋友、在聊天的过程中寻求商业机会。散会后,他们及时地把会上搜集的资料整理出来,然后经过分析、推理,到最后,很有可能就得出了一个非常好的商业策划。

  不断改进工作方法,使完成同一件工作的时间尽量缩短。坚持这样做,你会发现,管理其实很简单。

  第二部分 转换思维12、给“思考”留一个空间

  威廉•杰佛斯是美国太平洋铁路公司的总经理,每天他都有忙不完的事。他为了各种各样的公务从一个城市跑到另一个城市。有一次,他乘火车去纽约,火车到站的时候,他的专门司机来到了他的车厢,向他询问这次行程的时间安排,以便自己能更好地为他服务。

  当司机问他这些问题的时候,威廉•杰佛斯正在修改一份合同,他没有听清楚司机的话,就随便应付着说道:“先等一会儿,我现在正忙着呢!”连脸都没有抬起来,然后继续做自己的事。

  司机对他的这种态度十分不满,他傲然地说:“为什么要让别人等你?你这种态度太让人受不了了!你的时间很宝贵,我的时间也很宝贵,我还要回家和我的妻子还有儿女共度晚餐。何必让自己那么忙呢?不如给自己留一些时间思考。”说完,头也不回地就走了。

  听完司机的话,威廉•杰佛斯楞了,自己的下属从来没有这样对他说过话。而今天说这些话的人既然是自己的司机!他觉得司机说得对,不但没有生气,反而对这个司机肃然起敬。

  他觉得司机的话中浓缩了高效率的精义。回去后,他就把司机的话制成了卡片,镶在像框里,放在办公室里最醒目的位置上。每当他走进办公室,那几个大字就在提醒自己做任何事不要以为忙就可以了,最重要的是办事要有效率。

  那几个字就是:“人生何必太匆忙,留些时间思考。”

  现代人生活节奏太快,有太多的压力要去承受。每天都在忙忙碌碌地生活,过得十分辛苦。有时候真的应该停下来思考一下,整天忙碌是否取得了和自己设想一样的效果,工作是否有效率,有的时候是否在做无用功。

  成功的企业是以雄心、想象力、规划为基础的,管理者要创造允许员工思考,规划和试验新的点子。好的主意需要深思熟虑,需要全盘考虑。

  人的精力是有限的,它不是取之不尽,用之不竭的。在一方面付出的多了,自然就会在另一方面付出的少一些。

  当你实在是累了的时候,不妨停下来,思考一下,或许你会体会到这其中的道理。

  每天我们都在重复同样的工作,从同一条路上班,同一条路下班,忙忙碌碌地而没有创新。这样的生活是单调而且没有意义的。

  因此,可以放慢你的工作节奏,每天计划你的工作进程,给自己留出读书,思考的时间,在每天结束时,计划每天的安排。

  正如故事中所阐明的道理,“人生何必太匆忙,留些时间思考。”思考是总结教训的过程,是做准备的过程。总结教训,做好准备,以崭新的姿态重新面对生活的时候,你会发现,工作不再像以前那样辛苦了,做起事来,一切都显得那么游刃有余,做每一件事都很有效率。这就是思考的好处。

  第三部分 效能管理1、不要犹豫不决

  长久地迟疑不决的人,常常找不到最好的答案。——歌德

  在山间丛林中,一只老虎前来觅食。茂密的松林遮蔽了老虎的视线,它不知道此时猎人布置的陷阱就在附近。这时,老虎看到前方似有猎物出现,于是奋力追赶,忽然老虎的脚掌被一个铁圈钩住了。老虎想挣脱束缚,但是铁圈把它牢牢地固定在了原地。这时,手拿猎枪的猎人出现了,他一步步向老虎逼近,老虎似乎感觉到了死亡的预兆。眼看着就要端起猎枪的猎人,老虎不再犹豫,它用尽全身的力气,猛地挣脱了铁链。但是,老虎的脚掌却留在了铁圈上。老虎忍痛离开了这个危机四伏的危险地带。

  老虎断了一只脚自然是很痛苦的,但是因此而保存了性命,就是聪明的选择,所谓“断尾求生”。当领导者面临艰难的抉择时,也应该像求生的老虎一样,果断地做出取舍,不要犹豫不决,才是高效率的执行者。

  在决策上,有这样一个事例,美国奇异公司的前CEO威尔迅曾经把许多业绩不佳,名次排在业界前两名以外的事业部门关闭。同样,某家美国银行把七百多亿元的不良资产出售给资产管理公司。当他们做出选择和放弃时,都是痛苦的,但是为了整体的利益,经营者必须当机立断,拿出勇气和魄力做出果断的决定,才会有机会重新开始,获得新生。

  但是,在现实生活中具有这种优秀品质的人并不是很多,相反地,只要你认真观察周围的人,有很多人都是在关键时刻左顾右盼,进退两难,就在这种情况下错过了时机。作为一名成功的领导者就一定要雷厉风行,这样才不会陷入左右为难的境地。个人成长过程中面对选择与取舍时,也要学会在思考后当机立断。只有这样才会不拖延时间与机遇,提升企业与个人的效率。

  先哲曾说过这样一句名言:“犹豫不决是以无知为基础的。” 这是因为这类人对事物、对工作的处理方式,总是缺乏快速、敏捷地分析与判断。对工作缺乏全局地理解和判断,不能审时度势,不能抓住问题目的要害,因而显得非常没有效率。

  所以,英国大文学家莎士比亚说得好:“智虑是勇敢的最大要素。”

  因此,犹豫不决,是效率的敌人。也是成功的障碍。俗话说得好:“机不可失,失不再来。”在患得患失之后你会发现机会已经溜走了,那么。再埋怨和懊恼又有什么用呢?有勇气、有智慧、有胆略的人是不会犹豫不决的,他们懂得把握机会、速战速决,效率是高效能人士的追求目标,只有牢牢把握住效率的先机,才会与成功越来越接近。

  第三部分 效能管理2、行动之前,冷静分析

  有个人走了很远的山路,终于走到公共汽车站牌那里了,他非常疲倦,心想:“如果上车后能有一个座位坐下来多好呀!”

  很快,公共汽车就来了。这个人上车后发现还剩下最后一个座位,不巧的是座位上趴着一只狗,它的主人正坐在旁边。

  这个人很礼貌地问那个妇人:“女士,能否让您的爱犬把这个座位让出来?”

  那位妇人说:“先生,您能否在那里多站一会儿?我的狗很累了!”

  “可是这个座位不是用来让狗坐的!”这位先生显然生气了。

  妇人不再理他,但什么也没有做。

  那位先生发火了,他抓起那只狗,打开窗户,一把就将那只狗扔出了窗外。就在这个时候,旁边的人说话了:“先生,你不应该那样做,狗并没有错,错的是它的主人。”

  是的,正如故事中狗的主人没有受到惩罚,而无辜的小狗成了受害者。有时候犯错误的人没有受到应有得惩罚,反而要无辜的人来承担责任,这正是决策者的失误造成的。或许。决策者还没有认识到自己所做的事是错误的,而且还在义无返顾的坚持。要知道,错误的事做得越多,效率越低。因此,在行动前一定要审时度势,冷静的分析。

  就像上面故事中的那位先生,他没有认清楚矛盾的根源,卤莽行事,结果,把无辜的小狗抛出了窗外。狗不会知道这个座位不可以坐,是它的主人让它坐在上面的。它并没有错,真正错的是它的主人。如果可以,他应该把那个妇人扔出窗外,而不是把无辜的小狗扔出去。

  管理者经常会犯和故事中的那位先生同样的错误,他们在没有认清楚矛盾根源的时候就卤莽行事,结果只能是让无辜的人受到惩罚,而那些真正错误的人却安然无恙。管理者的初衷是好的,他为了能提高效率,把那些人浮于事的人清除出去。但是管理者没有做过细致入微的调查,只是凭自己一时的冲动或者主观臆断行事,结果可想而知了!

  行动之前的分析不是犹豫不决,而是看清楚事物的本质,不要主观臆断。这样才能避免更多的失误,减少时间与效率的损失。

  第三部分 效能管理3、提升你的判断力

  小泽征尔是世界著名交响乐指挥家,在他还没有成名之前,他去参加一个考试。

  在那次考试中,评委们给了他一个他从来都没有指挥过的曲子,于是他就指挥乐队开始演奏。

  演奏的时候,他发现有一个地方稍微有一些不和谐,于是他停了下来,指挥乐队重新开始,可是还是不对,他又试了一次,结果还是一样。于是他向评委会询问曲子的正确性,但是评委会成员看后一致认为曲子完全正确,一定是他的错觉。

  面对着一批音乐大师和权威人,他思考了一会儿,突然大吼一声:“不,一定是乐谱错了!”话音刚落,评委们立刻报以热烈的掌声。

  原来,这是评委们精心设计的圈套,以此来检验指挥者是否会在遭到权威人士“否定”的情况下,坚定不移地坚持自己的正确判断。

  在小泽征尔之前,已经有两个人被淘汰了。他们也发现了这个错误,但是没有坚持下去。在这次指挥大赛中,小泽征尔成为了唯一的胜利者。

  在这个故事中,小泽征尔坚信自己是正确的,不为外界的阻挠而干扰,最后做出了正确的判断。如果管理者也能像他这样,那么将会大大提高工作的效率。

  一个优秀的管理者必须学会决断,从判断的习惯中找出突破常规的办法,从办法中找出新的创意。

  成大事者,他能够很好地控制自己的潜意识。有判断力传输给意识的资料,不论是勇气、信心、还是权威的震慑,它都能随时接收,转化为事实。

  成大事者在需要判断的时候,往往能够做到决断。无论外界给他怎样的压力和迷惑,他都会坚定不移地相信自己,并把这种判断转化为事实。

  在做判断的时候,外界总是有这样那样的原因来使你动摇自己的信心,做出错误的判断。每当这个时候,你所要做的就是相信自己,排除杂念,把正确的意念坚持到底。

  如果在判断的时候犹豫不决,就会丧失信心,并被外界的影响动摇,最终做出错误的判断。本来,在正确的判断指导下,就会做出令人骄傲的成绩,但是犹豫不决将使他与成功擦身而过,成为失败的俘虏。

  一个优秀的管理者所采用的模式应该是这样的:决断——执行——成功。这种模式会让你干净利落地完成你的工作,使工作效率达到最优。

  从一定程度上讲,提高工作效率就是减少每一个环节上不必要的时间。做同样的东西,时间减少了,效率就提高了。

  在工作的整体流程上,判断只是一个环节,也是最重要的环节。减少在这个环节上所用的时间,把握正确的方向,才能使效率达到最大化。

  第三部分 效能管理4、学做一个“独断”的人

  美国总统林肯做事的时候非常独断,一旦他认为正确的事情,即使所有的人都反对,他依然要坚持。

  在他上任后不久,有一次他决定通过一项法案。在法案通过之前,林肯把议员们都叫到一起开会。当他提出这项法案的时候,议员们就这个法案的可行性展开了激烈的讨论。大家的意见基本上都是不同意通过,但林肯在仔细听取其他六个人的意见后,仍然认为自己的看法是正确的,于是他依然坚持自己的观点。最后决策的时候到了,林肯说:“这个法案虽然只有我一个人赞成,但是可能只有我一个人是对的,因此,我宣布,这个法案通过了。”

  议员们都很不满,他们心想:“既然我们的意见不能起到什么作用,那还让我们来干什么?”林肯看他们不满了,他笑着说:“我知道你们对我不满,但是这个法案是我经过深思熟虑后想出来的,一旦这个法案通过,它对美国正面的影响是非常大的。我想让你们知道,让你们来,正是因为我尊重你们,但我不能因为尊重你们而对美国人民不负责任。你们之所以不愿意通过这个法案,是因为你们顾虑太多,而我现在要做的就是不去想这些顾虑,用我的权力使得这个法案顺利通过!”

  管理者要学会独断,只要确认自己是正确的就把它确定下来,不要在听取一些毫无意义的话上花太多功夫,这样,决策的效率就提高了。

  林肯这种做法让很多人很不满,他们一定会说林肯是一个独断专行的人。但是,对于一项正确的法案的通过,即使伤害了一部分人,也是值得的。要知道,这项法案通过后将会影响到国家里的每一个人,相对于伤害一部分人,造福更多的人是更有价值的。

  在这项法案商讨的过程中,其实,林肯在听取了其他人的商讨之后,认定自己的方案最为合理的。而其他六个人持反对意见,只是一个条件反射,有的人甚至是人云亦云,根本就没有认真考虑过这个方案。既然如此,自然应该力排众议,坚持己见。因为,所谓讨论,无非就是从各种不同的意见中选择出一个最合理的。既然自己是对的,那还有什么犹豫的呢?

  管理者经常会遇到这种状况,当提出一种想法或者决策的时候,每次都会有一些反对者。有一部分人认为决策真的不正确,还有一部分根本就没有弄清楚决策的真正意义,之所以也战在反对的一方,是因为他们只会随声附和,以显得自己很有见解。

  当管理者陷于孤立之境的时候,不要害怕孤立。甚至你都不需要告诉他们你为什么这样做,你所要做的就是把你的决策落实下来,让它成为事实。

  如果你把很多时间花在听取他人反对意见上,那么你就是在浪费你宝贵的时间,就是在降低你的工作效率。要知道你是管理者,如果每一个人都能管理,那你的位置在哪里?会只需要几分钟就可以开完,作为管理者,在最快的时间里把正确的决策定下来就是你提高效率的表现。

  学会独断,真理往往掌握在少数人的手中,一旦认为自己是正确的,就放手去做。不要在犹豫不决中浪费你的时间,领导者要学会高效率地工作,而不是把时间浪费在听取毫无意义的反对意见上。

  第三部分 效能管理5、不要采用“双重标准”

  一位哲学家在海边思考的时候,看见一条船触礁遇难了。船上所有的人都掉进海水中淹死了。

  看到这一幕,他非常愤怒地问上帝:“为什么让所有的人都死呢?难道他们有什么不可饶恕的罪过吗?”

  上帝说:“不!有个杀人犯在这条船上,只有他该死。”

  哲学家更气愤了,骂道:“那你为什么因为一个人应该死而让整个船上的人都受难呢?”

  他越骂越气愤,正在这个时候,一只蚂蚁在他腿上咬了一口,他低头一看,只见一大群蚂蚁围在自己周围,原来他正好站在离蚂蚁窝不远的地方。

  他气坏了,心想:“今天怎么连小小的蚂蚁都敢咬人了?”于是他抬起脚,把所有的蚂蚁都踩死了。

  他的这一行为被上帝看在眼里,他对哲学家说:“你和我采用的都是同样的方式来让应该受到惩罚的生物受到惩罚,那你有什么资格来责问我呢?”

  哲学家羞愧地低下了头。

  管理者在很多时候容易犯像哲学家这样的错误,他往往认为自己什么都是对的,宽于律己,苛以待人,不能以身作则。这种心理造成了员工极度的反感,他们就会下意识地来反对管理者,就会产生“多做多错,少做少错,不做不错”或者“上行下效”的心理。从而使得工作效率极端低下。

  造成这种状况,从根本上说应该是管理者的原因。

  人是感情动物,会刻意地追求平等,即使是领导也不例外,甚至这种心理会更强烈。领导者要了解员工的这种心态,并正确加以引导。那么,首先要做的就是以身作则,不用放大镜看员工,要学会看到他们身上的闪光点,充分调动他们的积极性。只有这样才能提高员工的积极性。

  除此之外,管理者不要以偏概全。即使一个员工真的在某一方面有缺陷,也不要将他全部否定,或许他的缺陷还比较大,但往往就是剩下的那很少的一部分就可能使企业获得很大的收益。

  看到一位员工常常加班,另一位员工每次都准时下班,管理者常常以看到的景象,依照自己的思考模式(即价值观)来下判断,认定准时下班的员工不敬业,不讲求工作效率。

  然而事实未必如管理者所看到的,有可能是常常加班的员工在上班时间打混摸鱼,工作未能如期完成只好以加班来完成;也有可能常常加班的员工,工作方式不对;也有可能是工作份量分配不均……

  在管理的过程中,管理者要以身作则,严于律己,宽于待人,同时,不要因为一件小事就否定一个人,要更多地看到员工身上的优点。只有这样才能提高员工的积极性,提高企业效率。

  第三部分 效能管理6、聪明的乌鸦

  在夏天的非洲大草原上,已经一个多月没有下雨了,草原上的生命都在等待暴雨的来临。一只乌鸦在四处寻觅,它已经很长时间没有补充水分了,为了生存,它必须要找到水,尽管这很难。在经过了多次的寻觅失败后,最后它来到了一条公路上。这里大部分时间是属于人类的领地,因此时不时会在这里有些惊奇的发现。

  那只乌鸦终于在路边发现了一个装水的瓶子。但瓶子牢牢地直立在干涸的泥土里,里面剩下的水也不多,而且瓶口比较深,乌鸦就算把头伸进瓶子里也够不着瓶中的水。

  怎么办?如果不能赶快想出办法,其他的乌鸦很快就会赶来,这是它不愿意看到的结果。聪明的乌鸦突然发现了路边的小石子,它用长嘴巴将一块块小石头放到了瓶子里。不一会的工夫,石头已经填满了瓶子,瓶子里的水位升高了。最后乌鸦终于在其他同类赶来前,喝到了水。

  乌鸦的故事告诉我们,懂得借助工具的人,往往可以将复杂的事情变得简单,从而快速高效的完成工作。在人类的历史上,如何使用工具成为人类智慧的象征,而每一次文明的进步都是以新工具的发明和普及为标志的。

  在21世纪的今天,科技的发展已经在极大地改变着我们的生活,电话、传真、电脑以及互连网的广泛使用,表明了科技可以提高工作效率。如何利用这些工具来提高效率是我们必须要掌握的基本技能。

  学会打电话,直奔主题,简明扼要,在最短的时间里实现沟通的目的。

  电脑以及其他办公设备的应用,在很大程度上缓解人们的工作压力,减轻了工作强度。人们用统一的打印格式代替了人工手写方式;用电脑或光盘来代替纸张储存资料,这种方法简便,容易保存而且管理方便;电脑的使用,可以降低纸张的使用,同时更快捷方便;办公设备则在最大程度上满足了今天人们多样化的要求。

  网络的普及则是在空间上的突破,共享成为网络的核心。对于企业而言,建立内部网络,可以进行信息和资源共享,同时可以实现远程管理和相互沟通。而应用最广的互连网则成为联系世界的主要纽带之一,因此要学会和掌握互连网。在信息社会的今天,我们必须明白互连网的重要性。它已经成为一种新的媒体力量-------“第四传媒”,并有超越和改变传统媒体格局的趋势。视野的开阔以及信息的快捷、丰富,可以帮助我们在第一时间里了解到自己需要的信息资源;但同时我们也要学会判断和甄别大量的垃圾信息,避免因此占用过多的时间。

  人的时间和精力都是有限的,因此善于利用工具的人,才可以为自己节省时间,完成更重要的工作。

  第三部分 效能管理7、运用现代化技术工具提升效率

  有一个农夫非常喜欢打猎,由于痴迷于此,地里的庄稼全部荒废了。但是打猎的结果却总是让猎物白白跑掉,最后农夫一无所获,两手空空而归,回家之后觉得愧对家人,出门又觉得对不起邻里好友,终日闷闷不乐。

  他仔细琢磨为什么总是捕获不到猎物,这时他看到了年老体衰的老猎狗,终于恍然大悟,原来是因为猎狗的年纪太大了,速度太慢,追赶不上猎物。可是,此时他已经家徒四壁,没有钱来买更好的猎狗,于是他想回到自己田里努力耕种,有收获之后再买一只好的猎犬。

  冬去春来,农夫的田地获得了丰收。他把粮食卖掉,用这笔钱买了一只又强壮、又凶猛的猎狗,从此以后农夫再也没有空手而归。

  “工欲善其事,必先利其器”,故事中由于猎狗的不同,农夫打猎的结果也截然相反。这说明只有借助优良的工具才会更好的提升工作效率,获得更好的成绩。针对企业来说,应该具备哪些工具,才能善其事呢?这可能是更重要的课题。

  很多企业,员工每天辛苦忙到晚,领导者也是天天加班又加班,可惜效益就是上不去。为什么?基础建设没打好,员工技能低,管理制度不完善等等,都可能是根源所在。最根本的来说,要让员工的效率达到最高点,必须提供给员工所需的工具。在现代化的企业里,应该给员工提供运作工具的网络化与信息化,让员工的效率达到高峰。

  例如,在工作环节中,把重复性的、低价值的工作由计算机来代替人力执行,以节省宝贵的人力,提升员工的工作效率。其中,较具代表性的是建立企业自己的网站,以科技工具来赚取效益。企业的专业网站是供员工以及媒体来获取公司的相关信息。在网站上直接的点击浏览与互动交流节省了很多人力需求的环节,这样有利于公司机构的精简,节省了成本。同时网站的建设也节省了支出。例如,在公司员工接听一次电话成本为8美元,但是一人次使用网站的成本只需要0.2美元,这样成本节省的空间是非常大的。

  此外,也可以运用现代化信息技术来管理财务。因为公司运作的所有环节必须是与财务紧密结合的,并且最终的支出与收益都将在财务上反映出来。财务结果越快的反馈给管理者,各级管理者才会作出更快的反映。借助于信息化技术,使成本核算更加准确,资金管理更加严格,财务报表更加严格,预算管理更加准确,使财务得到有效地集中控制。这能更好地加强业务管理,提高效绩。

  因此,提高效率不能只研究理论和方法,还必须要充分利用现代技术,善于把现代信息技术引进到企业中,借助于信息这一工具,提升企业效率。

  第三部分 效能管理8、建立畅通的信息渠道

  法官准备宣判剥夺3名罪犯的自由,刑期为3年。在宣判之前他对这3名犯人说:“我可以在宣判之前满足你们最后一个要求。”这三个人分别为美国人、法国人和犹太人。美国人爱抽雪茄,要了三箱雪茄。法国人最浪漫,要一个美丽的女子相伴。而犹太人只要了一部电话机。

  三年过后,第一个冲出来的是美国人,神情颓废,手里拿了一大把雪茄烟,大喊道:“快点把打火机给我!”原来他忘了要打火机了。

  第二个出来的是法国人,只见他手里抱着一个小孩子,陪伴他的女子手里牵着一个小孩子,肚子里还怀着第三个。他们前途渺茫,不知道该怎样抚养这三个孩子。

  最后出来的是犹太人,他紧紧握住法官的手说:“在这三年里,我一直保持着与外界的联系。我的企业销售业绩不但没有缩减,反而增长了一倍,为了表示感谢,我准备送您一辆轿车!”

  与美国人和法国人的不同之处在于,犹太人没有因为被监禁而失去与外界的联系,他比其他两个囚犯的聪明之处也在于此 。犹太人只要了一部电话机,正是这部电话机没有让犹太人在三年的时间里失去他的所有资产,反而谋取到了更多的利益。

  故事中的犹太人正是运用了信息渠道,保持了与外界的联系,因此赚取了利润。是的,信息的畅通是所有企业发展的前提,特别是在我们现今这个信息时代,丧失了通畅的信息渠道也就意味着丧失了对顾客以及竞争对手的了解,丧失了企业竞争与发展的先机,这是万万不可的。 现代文明面临的最大危机,是如何将信息转换为有组织的知识体系。如何更好的借助现代化信息渠道,用更少的时间,创造更高的效益。效率就是金钱,因此,要为企业建立畅通的信息渠道,最终实现企业的效益。

  例如,利用电话这个信息渠道有效地节省时间。因此,你可以把一部分常用的电话号码表放在电话机附近。可以利用电话召开电信会议,这对于改进那些经营地点相隔遥远的企业之间的联络十分重要。这种会议免除了出差的必要,节省了时间和资金,但是会议的筹划必需要充分。此外,信息渠道还可以用传真和电子邮件等等现代信息技术工具。通过传真发送信函比打电话优越,并且能提供一份永久性的文件。此外,电子邮件是一种很好的商务工具,用来打破地理区域的阻隔,增进国际了解或企业之间的沟通,有利于迅速作出决定。

  以上的信息渠道都是节省时间提高效率的有力保障。要学习精明的犹太人,善于利用信息渠道来提高效率,赚取利润。企业可以在上述几种信息渠道的方式上再作开拓,还可以在电脑中储存常用地址人名通讯录,或者编制常用传真和电话号码的索引。总之,尽可能的借助各种工具利用好你的信息渠道,提升你的工作效率。

  第三部分 效能管理9、为企业制定“效能表”

  菲利浦公司总经理走马上任不到一年,就已经生产了第100万个彩色显像管。总精力自创了“效能管理模式”,帮助他管理流程复杂的工厂。

  这个效能管理模式主要以效能表作为体现。效能表将生产活动数据化,并让员工共享这些信息,对提高生产效率大有帮助。效能表兼有纵览全局、掌握细节、目标明确的优点。

  在菲利浦公司的效能表上标示出了全体员工的共同奋斗目标,同时激发员工的参与意识,大家一起提建议,需要改进什么?怎么改进?效能表为建议的实施提供了真是可靠的数据支持。

  看着效能表的上升记录,台湾菲利浦公司总经理满意的说:“平均每两个月产品就像在高速公路上的汽车一样,一档一档往上提。”

  企业的管理要讲求方法,做事才会有成效。菲利浦公司正是运用了“效能管理”的方法,根据数据表纵览全局,很快的掌握了生产状况。传统的生产评估是用“良率”来测评的。“良率”是计算产出与合格产品的比例。但是忽略了产出与设备的最大效能之间还有一段距离。

  “效能管理”结合设备利用率与良率的概念,转化成一张简洁明了的表格,用设备运作效能达到最大化时的效益为上限,从中区分出实际产出、直接良品、经过调整之后的良品等。由此分析实际的产出与设备效能最大化之间的落差,并且分析其原因。存在问题的部门再用同样的部门效能表格,针对自身的问题进行分析。了解现状与产出之间的差距,也是激励自身的动力。菲利浦公司已经建立起了自己的企业管理精神:透明化、数据化。

  一个企业如若不讲究管理方法,就无法实现效率最大化,无法更好的发挥团队的力量。因此,方法的制定是是领导者的责任,重要的是要在事先提出企业效益的评估方法,利用电脑技术开发效能管理数据表就是一个切实可行的方法。把企业的潜能、目标、进度、存在问题一一在表格上呈现出来,并找出解决之道,才能使企业的效率得到最好的提升。

  第三部分 效能管理10、工作流程的优化

  蚂蚁的团体工作方式一直被科学家与社会学家关注着,它们的组织体系和快速灵活的运转能力始终是人类学习的楷模。蚂蚁这个团队具有非常精细严谨的组织分工与合作制度,并且有很科学的工作流程。它们对流程的认识是直接针对于工作效率的。例如,蚂蚁发现食物后,如果有两只蚂蚁,它们会分别走两条路线回到巢穴,边走边释放出一种它们自己才能识别的化学外激素做记号,先到达巢穴的蚂蚁会释放出更浓重的气味,这样巢穴中的同伴就会循着气味选择正确的路线去搬运食物。从工效学的角度看,人类的工作过程(流程和具体动作)都不可避免的存在过多的、累赘的环节。因此,提高人类工作效率的一个重要途径就是善于分析,发现并且解决这些冗余的环节。比如以前在银行办理存取手续时,总会在排队中或者人工办理环节中浪费大量的时间,现在人们可以利用自动提款机迅速解决这一问题,简单又快捷。

  企业的经营业绩从哪里来?销售,研发,工程技术,似乎都是,也似乎都不是。归根结底,企业的工作效益是通过工作流程来实现的。这里涉及到工效学的概念,工效学是指减少不必要的动作,节约成本,提高效能。所以,企业对工作流程本身进行调整与优化,才能使复杂的流程简单化,易于操作和执行。

  我们可以对流程的各个环节进行分析,检查工作流程中是否存在不必要的环节与步骤,考虑是流程本身设计复杂还是执行过程中人为延长了环节停留的时间,“收则紧,放则乱”,在此应把握好规范管理与灵活操作的尺度。

  企业可以在分工理论指导下把复杂流程进行归并,将某一专业职能分散到相关专业中去,取消原有的流程,对于那些不创造价值,投入比产出大的项目尽量精简或者取消。或是利用并行工程将串行的事项关系转变为并行的事项,正所谓“精兵简政”。

  同时可以开发新的资源,将流程中的各个环节有机地组织在一起,密切相互间的协作关系,找出增加价值的工作,消除不必要的重复性的工作,减少环节间的延迟,从而优化整个流程。精简优化流程的前提是必须充分激发每个人的工作潜能和责任心,在授权范围内对自己的工作环节认真把关,层层分解目标和承担责任,否则只能无限延长流程,中间环节只是走走过场。

  我们每个人在抱怨工作繁琐或者别人的办事流程复杂时都应该向蚂蚁学习,在企业运作流程中,我们每个人要思考我处于流程的什么环节,我应该提供什么样的服务,我如何才能在流程中发挥增值作。在个人的学习与生活中,学会反思自己对生活各环节的管理与实施是否存在不必要的环节,并且学会去粗取精,一步到位。

  第三部分 效能管理11、工作流程的弹性调整

  继续上篇文章提到的“蚁群效应”,蚂蚁的组织流程不仅简洁明了,而且,在具体的工作情景中有相当大的弹性。它们在工作场合的自动组织能力非常强,不需要任何领导者的监督就可以形成一个很好的团队而有条不紊地完成工作任务。更重要的是,蚂蚁做事分工明确,并且分工是有弹性的。当一只蚂蚁在搬运食物时,如果突然遇到另外一只来自巢穴的蚂蚁,它就会把食物交给这只蚂蚁,然后转回头,继续回到原处搬运;接过食物的蚂蚁如若又碰到来自巢穴的其他蚂蚁,它也会把食物交给这只蚂蚁,再转回头,那么第二只蚂蚁就成了这个工作流程的中转者。这些蚂蚁要在哪个位置接手食物是不固定的,唯一固定的是起始点和目的地。这就是“蚁群效应”的弹性工作流程模式。

  在现实生活中,有一家大型零售连锁店就运用了“蚁群效应”的弹性模式来调整其物流仓储中心的工作流程。该仓储中心曾经运用区域方式捡货,但是,如果上一步骤的工作没有做完,下一步骤的工作只能等待。由于每个人的工作速度有差异,而且因为仓储中心的商品品种很多,即便同一个人对不同商品的工作捡货速率也存在差异,这种区域方式捡货容易造成时间上的浪费,因为如果上面的人没有完成工作,那么下面的人只有等待。这样大大地降低了工作效率。

  蚂蚁模式正好与之相反,一个人不断捡出商品,一直到下游有空儿来接手工作后才再回过头去继续上游的工作。借鉴这一原理,该仓储中心的领导者为了提高工作效率,决定把速度最快的员工放在最末端,速度最慢的放在最上游。这所超市成功地运用蚂蚁模式,使生产效率比以前提高了35%。

  因此,要在团队工作的环境中保持较高的工作效率,最主要的是要解决工作链上的脱节和延迟,不同岗位之间的替补与支持正是解决这一问题的有效方式。“牵一发而动全身”,业务流程不是独立存在的,它跨越了组织结构和内外部边界,各环节上下左右紧密关联。在传统组织中,职能部门更多的是发挥指导和监督的作用,在流程改进之后,应明确各部门在业务流程体系中的地位和作用,对待工作流程中出现的问题要及时调整,运用弹性效应,使各个环节之间的配合实现效率最大化。

  可见,"蚁群效应"的优势使个人的弱势在集体效应中淡化了,同时,弹性的工作流程模式使团队协作的效率大大增强,实现了分工协作的最有效的搭配。蚂蚁自发的群体工作形式更是人类无法比拟的,因此,“蚁群效应”无疑是现代企业在组织发展中所梦寐以求的。

  第三部分 效能管理12、一滴焊接剂,节省5亿美元

  有一位青年在美国某石油公司工作,他所从事的工作非常简单,就是每天检查石油罐盖是否自动焊接完全,以确保石油被安全的储存。这是一个非常简单而又枯燥的工作。公司经理认为这个工作最适合一个学历不高,也不会什么技术的青年。

  每天,青年都会看到上百次机器的同一个动作。首先是石油罐在输送带上移动至旋转台上,然后焊接剂便自动滴下,沿着盖子回转一周,最后工作完成,油罐下线入库。他的任务就是注视这道工序,从清晨到黄昏,检查几百罐石油,每天如此。

  前几个在此工作的人对这种枯燥无味的工作厌烦极了,最后都主动地放弃了。但这个青年人在经历了开始的那段烦躁后,选择了留下。

  工作了一段时间后,青年人在机器上百次重复的动作中,注意到了一个非常有意思的细节。他发现罐子旋转一次,焊接剂一定会滴落39滴,但总会有那么一两滴没有起到作用。他突然想到:如果能将焊接剂减少一两滴,这将会节省多少焊接剂?

  于是,他经过一番研究,研制出“37滴型”焊接机。但是用这种机器焊接的石油罐存在漏油的问题。但他不灰心,很快又研制出“38滴型”焊接机。这次的发明解决上益机型漏油的问题,同时每焊接一罐石油都会为公司节省一滴焊接剂。虽然节省的只是一滴焊接剂,但“一滴”却给公司带来了每年5亿美元的新利润。

  这位青年,就是后来掌控全美制油业的石油大王---约翰•D•洛克菲勒。

  工作效率的变化得益于我们对细节的关注。石油大王洛克菲勒在枯燥的工作中注意到了被人忽视的细节,并很好地抓住了这个细节来改善工作。通过改善焊接方式,他的公司极大地提高了焊接剂的使用效率。一滴焊接剂的差别,就带来了5亿美元的不同。这就是细节所产生的巨大效益。

  在我们的工作中存在着许多类似的细节,在等待着善于观察的人去发现和挖掘。这是一座改善工作效率的潜力宝库。当我们不能改变外围的环境时,我们一定可以从这座宝库中发现我们所需要的。而这并不一定需要很高的学历和特长。细节的关键在于细心的观察和对待工作的良好心态。

  能见别人所未见,才能做别人所不能做。在那个被许多人看似枯燥乏味,没有前途的工作里,洛克菲勒从一个细小的环节中创造出了一笔5亿美元的财富。这就充分证明,人若需要高效率的工作,重要的不是你的人在那里,而是你是否对工作付出了热情和细致,是否能从一成不变的工作流程中以积极的心态和特殊的角度去发现那些隐藏的问题,并努力用有效的方式将这些问题加以解决。因此我们要端正态度,以乐观积极的精神来面对一切。这样你一定可以在高效率的工作中收获快乐和财富。

  第三部分 效能管理13、精妙在于细微之处

  差错发生在细节,成功取决于系统。——比尔马瑞特

  一名美国游客在泰国曼谷度假。清晨酒店一开门,一名漂亮的泰国小姐微笑着和他打招呼:“早上好,杰克先生。”这名美国游客非常惊讶,没有料到这名旅馆的楼层服务员竟然知道自己的名字。服务员解释说:“杰克先生,我们每一层的当班小姐都要记住每一个房间客人的名字。美国客人一听,非常高兴。

  在服务员的带领下,这位美国客人来到了餐厅就餐,服务人员上菜时,都尊敬地称呼他杰克先生。这时来了一盘点心,点心的样子很奇怪,美国人就问站在旁边的服务员:“中间这个绿色的是什么?”那个服务员看了一下,后退一步并作了解释。当美国客人又提问时,她上前又看了一眼,又后退一步才作回答。原来这个后退一步就是为了防止她的口水会溅到菜里,美国客人对这种细致的服务非常满意。

  这位美国游客退房准备离开酒店时,酒店服务员把收据折好放在信封里,还给这位客人的时候说:“谢谢你,杰克先生,真希望第6次再看到你。”第6次再看到,原来那次是这位美国客人第5次去泰国曼谷。

  过去很久了,有一天这个美国人收到一张卡片,发现是泰国曼谷酒店寄来的,上面写着:“亲爱的迈克先生,公司全体上下都很想念你,下次经过泰国一定要来看看我们。下面写的是祝你生日快乐。”原来这一天是美国人的生日。

  这种细致入微的优质服务无疑赢得了美国顾客的心。在管理中,若想确保既定的项目以高效率模式付诸实施,就要将工作进行细致的分析。就像医生对病人的器官一样,每一个最细微的地方都了如指掌。做好细节的量化工作,才能保证项目高效率,高水准的实施。

  在任务布置的过程中,一定要严格区分负责人与业务员的角色,分工明确,使双方都能权责明确地全力投入工作。在企业的发展中,要重视顾客的意见与需求,强调业务运作的细节量化。

  不要忽略每一个细节,也许,影响全局的就是这一细微之处,我们不缺少雄韬伟略的战略家,缺少的是精益求精的执行者,白蚁确实可以造成长堤溃决的后果。必须进行科学、细致的观察和研究,才能防患于未然,任何麻痹和对细节的忽视都会带来难以想象的后果。细节的准确、生动可以成就一件伟大的作品,细节的疏忽会毁坏一个宏伟的规划。

  纵观国内的强势企业,都是在细节的比拼上下过很大功夫的。企业靠战略就能挣大钱的想法是极其幼稚的,正是不注意细节的大企业病拖垮了许多大企业,诸如浪费巨大而熟视无睹,人浮于事相互推诿,对市场信息不敏感,内部各部门之间沟通障碍,员工创新动力不足等,每一个问题都会在细节上找到其理由。

  任何一个真正成熟的管理,无论是社会管理,还是经济管理,必然是靠在对细节精确把握的基础上制定的规则来运行的。管理离不开规则和标准,而规则和标准正是精致的完美表现。企业要获得利润,主要依靠精益求精的细节管理,只有做好每一个细节,方能达到效率第一,“举重若轻”的境界。

  第三部分 效能管理14、居安思危——企业效率的加速器

  微软公司距离倒闭的时间永远只有18个月——微软公司总裁比尔•盖茨

  在动物园里,一只猎狗不小心掉进了老虎笼子里,所有围观的人都屏息静气,以为一幕惨剧要发生,猎狗免不了要成为老虎的一顿午餐了。只见猎狗从地上迅速地站起来,抖落身上的尘土,与老虎对视了几秒钟之后,猎狗开始向前移动,老虎却步步后退。大家惊奇地发现,老虎处于弱势,而猎狗却完全处于进攻状态。这时,动物园的管理员走了出来,把笼子打开,猎狗还在向后退的老虎狂吠。最后猎狗非常神气地被管理员牵了出来,安然无恙。

  如果在自然环境中,料想猎狗早已成为了老虎的口中之物。因为老虎若想在恶劣的环境、激烈的竞争中存活下来,就必须不断提升猎食的技能。因而在人们的印象中,老虎就是凶猛的代名词。但是,把它放在动物园,脱离了险恶的自然环境,老虎的本性已经退化了,不再强悍,同时失去了战斗力。

  在现实生活中,也有这样的例子,大到一个国家,小到一个组织、一个企业乃至个人,没有生存的危机感,自然会懈怠,轻敌,最终被残酷的现实淘汰。

  居安思危能让我们更冷静、清醒地面对现状,预测下一步的计划。同时,面对现实社会激烈的竞争现状,一旦懈怠,就意味着退步。只有企业整体保持对同类竞争与社会发展的高度敏感性,才不会降低企业的效率,使企业一直保持高效的运转,拥有旺盛的生命力。

  作为企业,绝对不能被暂时的繁荣所迷惑,也许繁荣的表面掩盖了许多我们不曾注意到的问题。同时,客观的自然规律表明,繁荣的背后就是萧条。然而危机的存在是必然的,而且来临时,是无声无息的。这就要求企业时刻保持高度的危机感与紧迫感,既报喜又报忧,变压力为动力,不断变革,不断创新,不断提升猎食的技能,提高企业的效率,以便在日益激烈的竞争中立于不败之地。

  世界上根本不存在没有危机的企业,作为美国最为杰出的企业,沃尔玛集团就是一个例子。沃尔玛集团首席执行官说“沃尔马现在不是居安思危,而是居危思进”。这已表明沃尔玛的员工已看到了自己的危机。有危机并不可怕,可怕的是不能发现危机。

  沃尔玛集团的成功固然值得总结,但沃尔玛的隐患更值得研究。只有居安思危杜绝隐患才能保证沃尔玛持续成功,才能完成沃尔玛的国际化目标。

  优秀和有危机并不矛盾,优秀企业就是善于发现危机,并迅速采取措施解决危机,才能真正提高企业的效益,加速企业的效率运转。

  第三部分 效能管理15、运用双赢策略

  一个法国人到美国去旅行,她在一家皮鞋商店的进口看到一个牌子上写着:“超级特价,只需一折!”她看了看这些特价皮鞋,突然发现了一双漂亮的红色皮鞋,她拿起来看了看,皮鞋质量很好,而且是名牌,这双鞋她在别的地方已经看过好几次了,因为价格太贵而放弃了购买的愿望,现在这么便宜的事居然让她碰上了。

  她于是急忙招呼工作人员过来,然后询问道:“这双鞋确实是7美元吗?”工作人员把鞋子拿了过去,然后说:“您稍等!”然后就回到服务台去了。

  没过多久,工作人员又回来了,手里拿着那双红色的皮鞋对她说:“没错,这两只鞋的确是7美元。”

  “两只鞋?难道这不是一双鞋吗?”法国人问。

  工作人员说:“在你决定购买之前,我一定要把真实情况告诉你。我们的服务宗旨是诚实守信。我们知道您的时间很宝贵,但还是希望您能听完我说的话。因为如果您回去后觉得不合适,再来找我们的话,更是浪费您的时间。我必须告诉您,这是两只鞋,皮质、尺码、款式都是相同的,只是颜色稍微有一些差别,您不仔细看是看不出来的。 出现这样的情况,原因是以前的顾客弄错了,各拿了两双鞋的一只,所以这并不是一双鞋。我们每售出一双鞋,决不留任何隐患。如果您知道真相不想买了,我们也不会说什么。我们要做的只是诚实。”

  这样真挚的话感动了法国人,知道真相后她不仅没有后悔,反而更想买这两只鞋了。而且除了这两只鞋外,她还购买了另外两双鞋。周围都是卖鞋的商店,但她毫不犹豫地就在这一家商店里买了三双鞋。

  不仅如此,以后每当她到美国出差的时候,都要抽空到这个商店里买几双鞋。而且从来不在其他的商店门口徘徊,而是直接来到这家商店。

  如果是没有头脑的生意人,遇到这种情况一定是把“两只”说成“一双”,蒙混过关。他们只会考虑眼前的利益,殊不知这样做实际上是降低了他们工作的效率。做任何事都要做长远考虑,眼前的利益只能让你得到一时的好处,你丧失的将是那些可能给你带来巨大好处的潜在价值。

  商店的工作人员以维护顾客的利益和珍惜顾客的时间为出发点,不仅维护了顾客的利益,同时也没有浪费自己的时间,这是一个双赢的策略。

  这种策略在今天的商业活动中其实非常普及。其实归根到底就是一句话:“真诚可以感动每一个人。”要知道,为别人考虑,别人也会为你考虑,这是相辅相成的。

  学会应用双赢的策略,它可以使事情在你的设计中按时完成,即使有些出入,也能从容应付,而且是名利双收。

  明天的事虽然不可预料,但是你可以让它尽可能地向你想象中的方向发展。

  人生最宝贵的还是今天,富兰克林说:“一个今天”胜于两个“明天”。

  如果憧憬着美好的明天,那么就请你从今天开始制定一个双赢策略。这种策略不仅会让你赢得好处,同时也会提高你的声誉,从而形成一种良性循环,让你最有效地利用时间,在最短的时间里做出最有效率的事。

  第三部分 效能管理16、一页报告的效力

  从意见中择出事实的一页报告,正是宝洁公司

  作出决策的基础。——宝洁公司总裁爱德华

  宝洁公司的标语是“一页备忘录”,该公司的前任总经理理查德是一个做事情雷厉风行的人,他有一个习惯,就是从来不接受超过一页的备忘录,他常在一页退回去的备忘录上面写道:“把它精简成我想要的东西。”如果备忘录过于复杂,他会加上一句:“我不理解复杂的,只理解简单的,我工作的一部分就是教会如何把复杂的简单化,只有这样,我们才会更好地进行下一步工作。”

  传统的报告一般是由经理或者经理助理起草拟定的,报告大约15页左右。因此,有人置疑,如果说报告只有一页长,宝洁公司是如何将其处理的如此切中要害,一目了然的呢?研究人员的调查揭露了这个谜底。宝洁公司是在大量的支持性数据以及事实依据的分析基础上,不惜耗费精力与时间而将报告尽量缩减,目的是尽量减少领导者或其他人在阅读报告时所需时间。这种处理问题的方法非常精细,并且趋于完美。宝洁公司的总裁经常鼓励他的员工及时与自己沟通,并对提交报告的员工说:“公司的大部分效益建立在这一页报告上。”这也是宝洁公司高效率的工作水准,高效益的营业收入之秘密所在。

  一页报告的威力在于,它的要点鲜明集中,比主旨散布在十多页的分散式、复杂式的报告要简洁清楚。同时,一页报告也解决了很多问题。

  首先,因有少量的问题有待讨论,审核的速度加快了,工作效率也提高了。

  其次,节省了大量的、不必要的时间上的浪费;

  最后,这种精练的文章形式,使报告的含金量大大提高。

  一份冗长的报告也许写的时候不会太难,但是如果让你把这份冗长的报告缩节成一页纸,那么难度就很大了。

  是的,一份简洁明了的报告要求有更高的含金量,而含金量越高那么报告的价值与可行性则越高。我们缩减报告的目的,就是要求报告的内容告别那些繁琐的一味重复性语言。一份报告没有清晰的结构与观点,就没有可读之处与可行性。一份精简的报告不仅是在节约阅读者与执行者的宝贵时间,而且是在无形中提高了企业的效率。

  为了提高效率,管理者应该采用最简单可行的方法节约时间。一页报告就是一种行之有效的良好方法,它可以让领导更好地了解企业的运行现状,可以使领导者与员工及时沟通,了解员工对企业的期望值,接受员工对企业的建设性意见。同理,在企业的管理制度上也可以做好管理结构的简化,使上下级之间达到高质量、快速地沟通。

  第三部分 效能管理17、经验提升效率

  在一家小印刷厂里,工人们正在进行紧张的工作。这一阶段的工作任务繁重,这就不得不要求工人们高速度的工作,因为一旦一个环节耽误时间,下一个环节就会被延误,进而影响到整个印刷流程。负责切版的工人熟练的将需要的石板进行切割。速度很快,但随之而来的是满地的废料。一次切割十块,就会出现三块废品。

  废品增多,无疑会增加成本。这让负责生产的业务经理十分头疼。如果让他们放慢速度,产生的废料一定可以少很多。但这无疑会影响到其他的生产环节,效率就会降低。

  一天,业务经理有机会去参观一个规模更大的印刷厂的生产车间。正巧这里正在紧张地赶制一批印刷品。当他走进去的时候,这里正是一片忙碌的景象。印刷机器正在轰隆隆地开着,工人们都在井然有序地工作着。他特别注意了一下切版的环节,那里没有他预想中的满地废料。经过仔细观察,他发现这里工人切割石板产生的废品少而且速度并不慢。唯一存在不同的,就是他们每一次都是按5块,而不是十块切割。

  经过询问,工人们告诉他,经过他们长时间的摸索,发现按5块切割不但方便,而且省料省时。因为一块大板按两次切割后,刚好能余出一块板的材料,而且不容易出废品。茅塞顿开的他回去以后立即将这一经验推广实行。很快,困扰他的废料问题就被解决了。

  采用的切割方法只是十块与五块的细微不同,所产生的结果却完全不同。小块切割所产生的效率远远高于大块切割方法,而这些都来源于丰富的工作经验。因此用最少的时间积累最多的工作经验,将会帮助你解决许多书本上看不到的问题,会是你提高工作效率的捷径之一。

  如果你有丰富的工作经验,你可以在最短的时间内,准确地判断出问题的所在;你可以在此基础上,想出许多小办法来解决可能出现的大问题;你可以轻松面对工作,而不会为工作头疼不已。

  不是所有的知识都来自书本,实际的经验有的时候更有效。对于工作中遇到的问题,必须要学会面对问题,主动地解决问题。而经验不是等靠就能得到的,是在不断的发现问题,解决问题过程中积累起来的。这是一个耐心等待,细心观察,灵活思考的过程,也是你将工作做好的必经之路。

  “熟能生巧”,丰富的实际经验会使你的工作进入到一个良性的轨道之中,而这会让你的工作效率不断提高,工作质量不断改善。所以请时刻注意工作中的点滴积累,它会在关键时刻显示出独特的作用,帮助你提高工作效率,真正实现“省事,省时,省力。”

  第三部分 效能管理18、“太阳下山”规则

  在2001年的全球富豪排行榜上,美国百货连锁店“沃尔玛”负责人罗伯森排在首位,而且总资产比微软公司的总裁比尔•盖茨多出80亿英镑。

  为什么沃尔玛会创造这样的销售业绩呢?在沃尔玛公司里有一条员工须遵循的原则——“太阳下山”原则,它是沃尔玛公司文化的重要组成部分。沃尔玛连锁店的工作繁多、时间有限。所以公司规定每天在太阳下山之前,每个员工必须完成规定的标准,不管是总公司还是子公司,只要是顾客提出的要求,店员必须在当天完成任务,满足顾客。

  有这样一个事例,阿肯色州一家沃尔玛连锁店的药剂师在家里度周末,忽然接到公司的电话,说是一位糖尿病患者刚买回家的瓶装胰岛素,在路上不小心打破了,现在病人在家里,病情紧急,需要胰岛素。药剂师立刻穿上衣服,奔到连锁店,把胰岛素送到了病人的家里。这种高度的负责精神体现了沃尔玛公司的工作准则,那就是“在当天满足客户的所有要求”。

  沃尔玛的这种工作精神正是遵循了“太阳下山”原则。今日事,今日毕。不要推托工作,当你一旦掌握了一切必要的前提条件就要全力以赴的去完成它。这才是高水准的公司、高素质的员工所必须具备的工作准则。提升公司效率的前提,就是提升完成任务指标的能力。在规定的时间里完成自己的任务,才是高效率的最终体现。沃尔玛正是以这样的高标准在严格要求自己,高效的运作方式给企业带来了滚滚财源。

  因此,我们在处理自己的事情时,也可以借鉴一下沃尔玛的“太阳下山”原则,养成不推迟工作的好习惯,克服造成拖沓现象的各种负面因素,把大任务分成许多小任务去做,规定最后完成期限。作为一名管理者一定要把你的期限告诉员工,让他们开始工作。

  提升你的办公效率,从今日事,今日毕做起。一定要记住,要节约时间和精力,就不要把事情放下不做,而要把事情处理完。在太阳下山之前问问你自己,是不是还有什么事情需要在今天完成但是被搁置到了明天,那么马上开始行动吧,养成不拖延工作的好习惯,才会真正的把效率转化为效益。

  第三部分 效能管理19、体制 ——高效率的保障

  古时候有7个人住在一起,由于食物有限,他们只有一桶粥,很显然粥每天都不够吃。为了更好地分食这桶粥,他们抓阄,然后决定谁来分粥,每天轮一个。这样一周过来,只有一天,轮到某一个人分粥的时候,他才会吃饱。后来他们实在忍受不了这种方式。开始推选出一个道德高尚的人,由这个人来分粥。但是,强权难免产生一些不好的后果,这7个人开始想尽一切办法去讨好他,接近他,这样的后果可想而知,最后他们又决定选用新的办法。于是,这7个人组成三个人的分粥委员会与四个人的评选委员会。委员会成立后,每一次分粥,由于意见不统一,相互之间不断攻击,等到粥吃到嘴里的时候,已经凉了。所以,这个方法又被否决了。他们最后日思夜想,终于得出一个方法:轮流分粥,但分粥的人要等其它人都挑完后拿剩下的最后一碗。为了使剩下的那碗粥不是最少的,因此分粥的人尽量使每一碗粥都分得非常平均。就这样7个人从此和平共处,相安无事了。

  管理者企业的管理制度健全上应该做到,象“轮流分粥,分者后取”那样合理的游戏规则,让每个员工按照游戏规则自我管理。游戏规则要兼顾公司利益和个人利益,并且在处理公司个人之间的事务时,尽量做到公平公正,更重要的是要让个人利益与公司整体利益统一起来。这样才会最大化地提高企业员工的工作效率。管理制度的核心在“理”不在“管”。管理者的主要职责就是建立一个责任、权利和利益这三个管理平台的支柱,并且缺一不可。如果管理者没有责任感,公司就会衰退;丧失权利,管理者的命令就会变成一纸空文;没有利益分配,员工就会失去积极性和工作热情。只有管理者把“责、权、利”的这三个支柱建好,员工才能团结合作,全力以赴,使工作效率达到最大化。

  正如上文中的故事一样,同样是七个人,不同的分配制度,会产生不同的结果。如果一个企业效率低下,就要考虑是否是机制不健全的问题,或者是利益分配没有公平公正公开,对员工没有严格的奖勤罚懒的约束。每个领导都要对机制的建立与健全给予足够的重视。

  那么,针对自己的企业,什么才是最好的制度?回答是,适合的就是最好的。微软的制度好不好?但是针对于你的企业而言,就很难说好。最重要的是看这一制度能否借鉴到你的企业管理中去。借鉴是可以的,但是这种制度最好是从你的企业土壤里生长出来的,而不是从管理理论中生搬硬套的。制度是需要培育的,是有生命力的。而不是单纯的,一成不变的对他人的理论或管理模式照办照抄。

  由此得出,好的制度浑然天成,是在实际操作中得出的既简洁又高效的实用方法。一个企业若想真正高效运转起来,是需要管理者在“制度”两个字上下一番功夫的。同时切记,制度是在实践中生长起来的,不是引进与制造出来的。

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