第一条 为规范建设行政执法行为，提高全省建设行政执法（处罚）文书制作水平，依照《中华人民共和国行政处罚法》的规定，结合我省建设系统行政执法工作实际，制定本规范。
第二条 本规范适用于我省建设系统监督检查、行政处罚等执法（处罚）文书的制作。
第三条 建设行政执法（处罚）文书的内容必须符合有关法律、法规和规章的规定，做到格式统一、内容完整、表述清楚、用语规范。
建设行政执法（处罚）文书不得随意修改。各市委局根据本部门实际需要调整的，须报省厅备案。
第四条 建设行政执法文书分为内部文书和外部文书。
内部文书是指在建设行政执法机关内部使用，记录内部工作流程，规范执法工作运转程序的文书。
外部文书是指在建设行政执法机关对外使用，对执法机关和行政相对人均具有法律效力的文书。
第二章 文书制作基本要求
第五条 建设行政执法文书应当按照规定的格式制作。
文书应当使用蓝黑色或黑色笔填写，做到字迹清楚、文面整洁。
建设行政执法机关制作文书时应当按照规定的格式印制后填写。有条件的，可以按照规定的格式打印制作。
第六条 文书设定的栏目，应当逐项填写，不得遗漏和随意修改。无需填写的，应当用斜线划去。
文书中除编号和价格、数量等必须使用阿拉伯数字的外，应当使用汉字。
第七条 文书应当使用公文语体，语言规范、简练、严谨、平实。
应当正确使用标点符号，避免产生歧义。
第八条 文书中“案由”填写为“违法行为定性＋案”，例如：未取得施工许可证擅自施工案。
在立案和调查取证阶段文书中“案由”应当填写为：“涉嫌+违法行为定性＋案”，例如：涉嫌未取得施工许可证擅自施工案。
第九条 建设行政处罚文书编注案号实行一案一号。
简易程序：当场处罚决定书“案号”为“行政区划简称＋处罚机关简称＋执法类别＋简罚＋年份＋序号”。例如：辽宁省建设厅规划部门制作的文书，“案号”可编写为辽建规简罚[2008]1号。
一般程序：行政处罚立案审批表、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书等文书“案号”统一为“行政区划简称＋处罚机关简称＋执法类别＋罚＋年份＋序号”，例如：辽建规罚[2008]1号。
第十条 文书中当事人情况应当按如下要求填写：
（一）根据案件情况确定“个人”或者“单位”，“个人”、“单位”两栏不能同时填写。
（二）当事人为个人的，姓名应填写身份证或户口簿上的姓名；住址应填写常住地址或居住地址：“年龄”应以公历周岁为准。
（三）当事人为法人或者其他组织的，填写的单位名称、法定代表人（负责人）、地址等事项应与工商登记注册信息一致。
（四）当事人名称前后应一致。
第十一条 询问笔录、现场检查（勘验）笔录、听证笔录等文书，应当场交当事人阅读或者向当事人宣读，并由当事人逐页签字或盖章确认。当事人拒绝签字盖章或拒不到场的，执法人员应当在笔录中注明，并可以邀请在场的其他人员签字。
记录有遗漏或者有差错的，可以补充和修改，并由当事人在改动处签章或按指印确认。
第十二条 执法文书首页不够记录时，可以附纸记录，但应当注明页码，由相关人员签名并注明日期。
第十三条 文书中承办机构、法制部门和行政机关的审核或审批意见应表述明确，没有歧义。
第十四条 需要交付当事人的外部文书中设有签收栏的，由当事人直接签收；也可以由其成年直系亲属代签收。
文书中没有设签收栏的，应当使用送达回证。
第十五条 文书中注明加盖公章的地方必须加盖公章，加盖公章应当清晰、端正，要“骑年盖月”。
第三章 具体文书适用及制作
第十六条 当场处罚决定书是指建设行政执法机关适用简易程序，现场作出处罚决定的文书。
“违法事实”应当写明违法行为发生的时间、地点、违法行为的情节、性质、手段及危害后果等情况。
“处罚依据及内容”应当写明作出处罚所依据的法律、法规的全称并具体到条、款、项、目；处罚内容应当具体、明确、清楚。
第十七条 建设行政处罚案件立案审批表是指建设行政执法机关在办理一般程序案件中，用以履行报批立案手续的文书。
“案件来源”栏应当按照检查发现、投诉举报、上级交办、其它等情况据实填写。
“案情简介”栏应当写明当事人涉嫌违法的事实、证据等简要情况以及涉嫌违反的相关法律规定。
第十八条 建设行政执法责令停止违法行为通知书和责令改正通知书是指建设行政执法机关依据有关法律、法规的规定，责令违法行为人立即或在一定期限内纠正违法行为的文书。
责令停止违法行为通知书应当写明停止具体的违法行为和具体的法律依据；责令改正通知书应当写明具体的违法事实、时限改正和具体的法律依据。
第十九条 询问笔录是指为查明案件事实，收集证据，而向相关人员调查了解有关案件情况的文字记载。
询问笔录应当记录被询问人提供的与案件有关的全部情况，包括案件发生的时间、地点、情形、事实经过、因果关系及后果等。
询问时应当有两名以上执法人员在场，并做到一个被询问人一份笔录，一问一答。询问人提出的问题，如被询问人不回答或者拒绝回答的，应当写明被询问人的态度，如“不回答”或者“沉默”等，并用括号标记。
第二十条 现场检查（勘验）笔录是指执法人员对与涉嫌违法行为有关的物品、场所等进行检查或者勘验的文字图形记载和描述。
现场检查（勘验）笔录要对所检查的物品名称、数量、包装形式、规格或所勘验的现场具体地点、范围、状况等作全面、客观、准确的记录。
需要绘制勘验图的，可另附纸。
对现场绘制的勘验图、拍摄的照片和摄像、录音等资料应当在笔录中注明。
第二十一条 抽样取证凭证通知书中各栏目信息，应当按照物品（产品）包装、标签上标注的内容填写。
证据登记保存清单是指建设行政执法机关在查处案件过程中，对可能灭失或者以后难以取得的证据进行登记保存时使用的文书。
执法机关应当根据需要选择就地或异地保存。
执法机关可以在证据登记保存的相关物品和场所加贴封条，封条应当标明日期，并加盖印章。
文书中应当对被保存物品的名称、规格、数量、生产日期、生产单位作清楚记录。
第二十二条 登记保存物品处理通知书是指建设行政执法机关在规定的期限内对被登记保存的物品作出处理决定并告知当事人的文书。
处理通知书应当写明当事人姓名（或名称）、登记保存作出的时间及具体处理决定。
执法机关可视具体处理情况制作物品清单。
第二十三条 行政处罚事先告知书、行政处罚听证告知书是指建设行政执法机关在作出行政处罚决定前，告知当事人拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法享有的权利的文书。
执法机关应当根据案件是否符合听证条件（听证条件：拟作出责令停产停业、吊销许可证执照、较大额罚款），决定适用事先告知书文书或听证告知书文书。
行政处罚事先告知书、行政处罚听证告知书应当写明当事人的违法事实、违反的法律条款、拟作出行政处罚的种类、幅度及法律依据，并告知当事人享有的陈述和申辩的权利、要求举行听证的权利及法定期限，并注明联系人、联系电话和行政处罚机关地址等。
对违法事实的描述应当完整、明确、客观，不得使用结论性语言。
第二十四条 行政处罚听证通知书是指建设行政执法机关决定举行听证会并向当事人告知听证会事项的文书。
行政处罚听证通知书中应当告知当事人举行听证会的时间、地点、方式（公开或不公开）、主持人的姓名、工作单位及职务以及可以申请回避和委托代理人等事项。
第二十五条 听证笔录是指记录听证过程和内容的文书。
听证记录应当写明案件调查人员提出的违法事实、证据和处罚意见，当事人陈述、申辩的理由和以及是否提供新的证据，证人证言、质证过程等内容。
案件调查人员、当事人或其委托代理人应当在笔录上逐页签名并在尾页注明日期；证人应当在记录其证言之页签名。
第二十六条 建设行政处罚听证报告书是指听证会结束后，听证主持人向行政执法机关负责人报告听证会情况并提出案件处理意见的文书。
“听证基本情况摘要”栏应当填写听证会的时间、地点、案由、听证参加人的基本情况；听证中发现新的问题和新的情况应予以说明；听证认定的事实、证据。
“听证结论及处理意见”应当由听证人员根据听证情况，对拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据做出评判并提出倾向性处理意见。
听证主持人向处罚机关负责人提交报告书时，应当附听证笔录。
第二十七条 建设行政处罚案件处理审批表是指案件经过调查取证、陈述或者听证，承办机构提出处理意见报请法制部门审核、行政机关负责人审批的文书。
“调查结论及处理意见”栏应当由承办机构根据案件调查情况和有关法律、法规的规定提出处理意见；涉及行政处罚规定有裁量幅度时，承办机构根据当事人违法事实和情节，依据行政处罚自由裁量权指导标准确定裁量幅度。对立案的违法事实不存在的，应当写明建议终结调查并结案等内容；对依法应给予行政处罚的，应当写明给予行政处罚的种类、幅度及法律依据等。
“法制部门意见”栏，应当写明具体核审意见，由负责人签字。
“行政负责人审批意见”栏，由建设行政执法机关负责人写明意见。对重大、复杂或者争议较大的案件，行政执法机关的负责人应当组织集体讨论，对案件进行分析和审议。
第二十八条 建设行政处罚决定书是指建设行政执法机关依法适用一般程序，对当事人作出行政处罚决定时使用的文书。
对违法事实的描述应当全面、客观，阐明违法行为的基本事实，即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等。
应当对当事人陈述（申辩）意见的采纳情况及理由予以说明；对经过听证程序的，文书中应当载明。
作出处罚决定所依据的法律、法规、规章应当写明全称，列明适用的条、款、项、目。
有从轻或者减轻情节，依法予以从轻或者减轻处罚的，应当写明。
第二十九条 送达回证是指建设行政处罚机关将执法文书送达当事人的回执证明文书。
“送达单位”指执法机关：“送达人”指执法机关的执法人员或委托的有关人员：“受送达人”指案件当事人：“收件人”不是当事人时，应当在备注栏中注明其身份和与当事人的关系。
第三十条 建设行政处罚案件结案报告是指案件终结后，承办机构报行政机关负责人的文书。
结案报告应当对案件的办理情况进行总结，对给予行政处罚的，写明处罚决定的内容及执行情况；不予行政处罚的应当写明理由；予以撤销案件的，写明撤销的理由。
第四章 文书归档及管理
第三十一条 一般程序案件应当按照一案一卷进行组卷；材料过多的，可一案多卷。
简易程序案件可以多案合并组卷。
第三十二条 卷内文书材料应当齐全完整，无重份或多余材料。
第三十三条 案卷应当制作封面、卷内目录和备考表。
封面题名应当由当事人和违法行为定性两部分组成，例如：关于×××未取得施工许可证擅自施工案。
卷内目录应当包括序号、材料名称、页号和备注等内容，按卷内文书材料排列顺序逐件填写。
备考表应当填写卷中需要说明的情况，并由立卷人、检查人签名。
第三十四条 案件文书材料按照下列顺序整理归档：
（一）案卷封面；
（二）卷内目录；
（三）行政处罚决定书；
（四）立案审批表；
（五）询问笔录、现场检查（勘验）笔录、抽样取证凭证、证据登记保存清单、登记物品处理通知书；
（六）案件处理审批表、行政处罚事先告知书等；
（七）行政处罚听证会通知书、听证笔录、行政处罚听证会报告书等听证文书；
（八）执行的票据等材料；
（九）罚没物品处理记录等；
（十）送达回证等其他有关材料；
（十一）行政处罚结案报告；
（十二）备考表。
第三十五条 不能随文书装订立卷的录音、录像等证据材料应当放入证据袋中，并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等，随卷归档。
第三十六条 当事人申请行政复议和提起行政诉讼或者行政机关申请人民法院强制执行的案卷，可以在案件办结后附入原卷归档。
第三十七条 卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开始依次编写页号；页号编写在有字迹页面正面的右上角和背面的左上角；大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角编写页号；A4横印材料应当字头朝装订线摆放好再编写页号。
第三十八条 案卷装订前要做好文书材料的检查。文书材料上的订书钉等金属物应当去掉。对破损的文书材料应当进行修补或复制。小页纸应当用A4纸托底粘贴。纸张大于卷面的材料，应当按卷宗大小先对折再向外折叠。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。
第三十九条 案卷应当整齐美观固定，不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。
第四十条 办案人员完成立卷后，应当及时向档案室移交，进行归档。
第四十一条 案卷归档，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。
第四十二条 本规范由辽宁省建设厅负责解释。
第四十三条 本规范自2009年1月1日。
