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[摘 要]通过对ISO9000、14000、OHS18000管理体系标准中文件化管理分析, 结合企业标准化管理实践, 论述了企业贯彻管理体系标准中如何实现文件化和标准化的有效统一, 以提高企业管理水平和管理效率。
[关键词] 管理体系文件化标准化管理效率
目前, 贯彻管理体系国际标准工作在中国企业中方兴未艾, 其中ISO9000质量管理体系和ISO14000环境管理体系最具代表性。这一方面得益于中国国际化的迅速发展, 更重要的是企业高层领导在贯标过程中确实感受到了标准对企业管理的提升作用, 思想意识正在发生根本改变, 从最初的被动转化为主动, 收到了很好的效果。
但是, 随着贯标过程的深入, 许多实际问题需要迫切解决。如质量、环境、安全三体系文件中重合部分如何精简组织结构和职责的划分企业的其他管理标准如何整合特别是管理体系文件化和标准化工作的协调统一成为大多数企业贯标中的头疼问题。
的协调统一成为大多数企业贯标中的头疼问题。
1 管理体系文件化和标准化中的问题
简单地说, 贯彻管理体系标准的首要问题是文件化, 企业要策划形成符合管理体系标准的有形可视的文件, 并通过有效控制不断改进。标准化是一个建立企业标准并有效实施的过程活动。二者既有各自特点, 又存在相互联系问题。
1.1 文件化的“取”、“舍” 矛盾
ISO9000对文件要求分层管理, 分质量手册、程序文件、过程文件等。通常情况下, 企业在贯标前都形成了一套适合自身特点的管理制度文件, 在内部已被全员接受。其中一部分符合管理体系标准要求, 整合后可直接纳人一部分不符合要求, 需要推倒重来, 还有一部分独立于体系之外或与体系有部分联系。例如企业的战略、创新、人力资源、设备能源、财务、信息技术管理等, 无标准可依, 但又是企业管理的重要部分, 难以取舍。
1.2 标准化的“分”、“ 合”矛盾
标准化对文件的管理分为技术标准、管理标准和工作标准, 按来源又可分为企业标准和外来标准国标、行标等, 以工作标准来支持技术标准和管理标准的实施。一般企业都设有标准化管理人员和相应的管理制度或建立标准化管理体系, 往往都是针对技术标准中的产品标准重点关注, 对工作标准部分关注, 而对管理标准并不重视。这使得标准化工作分散无力。
有时甚至标准化人员有职无权, 难以有效开展。
1.3 文件化、标准化工作的“整”、“ 合”矛盾
文件化、标准化工作相互交错, 质量手册和程序文件都应属于管理文件, 而过程文件中又肯定包含有技术标准、工作标准。标准化工作可“大”可“ 小” , 与管理体系文件究竟谁包涵谁如何协调一致特别是不可避免的冲突是, 文件化、标准化工作不仅要写在纸面上, 更要求有效实施, 在部门管理职责中存在着“整”、“合”矛盾。
2 管理体系文件化和标准化工作建议
ISO9000和ISO14000管理体系标准的贯彻实施对于提高企业的管理水平和效率提供了一个很好的模式, 弥补了企业标准化管理中的不足。特别是其中的系统管理和过程管理方法值得每位管理者去实践中体验。针对上面所说的问题, 本文谨对文件化和标准化管理工作提出一些建议, 供交流参考。
第一, 文件的“ 系统整合”
管理体系文件进行扩展, 各种文件, 不管是质量体系、环境体系还是其他什么体系的, 以及公司的其他管理文件, 最好都系统整合, 建立企业整体管理体系文件。从对管理体系标准的学习理解来看, 所有管理体系文件的结构都基本相近, 只是专业对象不同,过程管理的方法有所区别。如管理职责、资源管理、测量分析与改进中的大部分文件可合并, 只需编写过程管理中的具体文件, 这样管理文件减少, 管理效率提升。但需注意要搞好前期策划工作, 理清管理总体思路。
第二, 标准的“ 合纵联横”
标准可纳人文件管理的范围, 作为文件管理的特殊型支撑文件。从纵向来说, 属于质量管理手册一级文件、程序文件二级文件下的第三级文件,都纳人受控文件范畴。从横向来看, 标准具有特殊性和独立性, 管理主要着眼于外来和企业的技术标准,特别是产品标准, 而工作标准部分同作业指导书和制度、规范相结合, 归人管理体系受控文件之列。通过“ 合纵联横” , 既解决了管理体系文件整体管理的间题, 又照顾了标准管理的独特性, 达到和谐统一。
第三, 文件化、标准化实施的“统一协调”
通过文件和标准的统一整合后, 接下来就是贯彻执行的问题。这就需要考虑管理职责问题。我们的作法是两级管理制公司级和部门级管理。具体做法是公司设管理体系文控中心, 总体控制公司所有管理体系文件, 统一编制、下发、改进所有文件。文控中心下设文管、标准化工程师、体系工程师等岗位, 负责定期内审和管理评审文件的有效性和适用性, 并具有管理考核权, 工作很有效根据管理体系专业不同, 各主管部门负责日常文件化、标准化管理, 如质量部门负责质量管理体系、人力资源部门负责人力资源管理体系等, 使公司的管理体系不断进步, 有力推动了公司的管理水平和效率的提高。
3 结束语
管理体系文件化和标准化是企业管理工作的重要组成部分, 体现了企业管理水平和效率的高低, 只有重视它, 才能在激烈的市场竞争中走在前！
