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我们常常会遇到这样的情况：想找某个资料，记得好像在某个文件夹下面，可打开后，却没有；只好再一一打开其他文件夹……直到很久后的某一天，突然看到。只能摇摇头感叹道：用时找不到，不用时，却冒出来了。 这样的情况，不仅仅限于文档资料，我们工作、生活中类似情况比比皆是。 这时，做好5S就非常有必要了。 一、什么是5S ？ 不少朋友，可能习惯性地认为这是用英文第一个字母打头的几个单词。这，只答对了一半。 5S 是来自日文的整理、整顿、清扫、清洁、修养，因为日文发音都是以“S”开头，便有了 5S的说法。 整理（Seire） ： 整顿（Seition）： 科学布局，取用快捷； 清扫（ Seiso）： 清洁（Seiketsu）：洁净环境，贯彻到底； 修养（Shitsuke）：形成制度，养成习惯。 5S最初主要用于制造业的现场管理。通过对现场的物品整理、归位、标识等，便于取用，提高工作效率的同时，提升整体素质和修养。 我在给企业做5S咨询时，常从员工宿舍开始，因为这是一个好习惯的源头。同时，大家比较容易忽略的是电子文档的5S，导致本文开篇的场景常常出现。 二、电子文档的5S原则 我们在工作、生活中，越来越依赖电脑。平时大家都怕电脑中病毒，所以会装杀毒软件。但很少有人注意到电子文档的有效管理--5S。 下面分享一下电子文档的5S原则，包括：合理分类、及时存档、明确命名、存档正确、版本区分、 邮箱清理 （一）合理分类 1、全面规划 一台电脑，通常会有C、D、E盘（每台电脑可能不同，看各自的分区），各盘的用途，需要全盘规划。以我自己的一台电脑为例： C盘：系统盘，通常是安装系统文件，很多系统文件默认安装在C盘，无法修改路径 D盘：资料存放盘，用常工作资料均保存于该盘 E盘：程序文件，用于非系统文件的安装程序，可以修改路径的程序文件（如：QQ、光影魔术手等）。 所以，当我要找工作资料时，直接打开D盘即可。 2、细分文件夹 每个盘下面，一般我们都会建立不少文件夹来存放文件、资料。那么，如何有效、合理地分类呢？可以从两个方面去考虑： 大类：工作、生活 细分：根据自己的工作内容和需要 例如，我的D盘下面有如下的文件夹： 其中，susan文件夹中，为生活方面的内容和资料。 可能有人会有疑问：“讲义”不是应该属于“培训”吗？为什么要分开两个文件夹呢？ 这就看个人的需要和定义了。 因为我是培训师，讲义是最常用的一个类别，若放在“培训”文件夹里面，每次打开都会浪费时间。 所以，我的“培训”文件夹中，不会存放讲义。 那么，“培训”文件夹中，应该放哪些资料呢？ 这些都是培训前准备和培训后追踪所需要的表单、资料。 （二）及时存档--杜绝“待处理” 有时，我们会因为急着出门，有工作要赶着完成，或其他原因，将某些文件放在“待处理”文件夹中。这样做很顺手，因为我们很多人的文件篮中，都有贴有“待处理”标签。 但电脑中的“待处理”，跟眼前的不同，因为我们只要将资料放进去，通常会忘记。因为若不特意去找，不会注意到，也没有领导、同事来催代办事项，从而导致“待处理”文件夹成为该文件、资料的最终去处。 有些朋友喜欢将文件资料放在桌面上，当时可能觉得找起来方便。但这就像我们将要做得事情写在便条纸上，贴在办公桌前一样。如果只有一张，会比较醒目，若满眼皆是，可能就违背了初衷。 （三）明确命名 所有文件，均明确命名，切忌：用代号（如：1、2、3），以免查找时一个个打开文件，浪费时间。 （四）正确存档 同类文件放在同一目录的统一文件夹下，减少查找时时间。 1、每个人对自己的文件夹分类不同，即使同样的文件夹，也可能因为需要不同，而放置了不同的资料。这不是问题，重要的是：自己要清楚，哪些文件应该放在某个文件夹。 2、不同时期收集的同主题资料，最好整合在一个文档或文件夹，方便查阅 （五）版本区分 某些文件因为多次修改，在保存时，需要在文件另存时，在文件名后面加上版本（例如：修改日期）。不建议图省事，直接在文件后面加上new，除非这是最终版本。 （六）及时清理 我们常常会收到各种邮件内容，有广告、朋友问候、工作往来…… 有时，我们会发现给某人的邮件被退回，理由是：邮箱已满。这就是未及时清理邮箱最直接的后果。同时，若我们要找某个邮件，就如同大海捞针了。 需要回复邮件时，建议在原邮件后面直接点击“回复”，这样可以保留邮件原文。尤其在多次邮件往来后，我们只需要保留最后一次的邮件，就可以查询之前所有的网来记录。可以大大节省邮箱空间，也方便了查询，节省了寻找时间。 不仅仅是邮件，文件、资料也是一样。同一主题的内容，可以整合到一个文档中，避免每个文件1-2页，但每次都需要一一打开。 总结： 电子文档的5S做好了，可大大提升我们的工作效率。评估您做得如何？有一个最简单的测试方法：告诉别人您文件分类的原则，让他人来找您需要的文件。若5分钟内 可以找到，说明您做得很不错！（之前给企业做5S辅导，就用这样的方法，请各部门交叉寻找指定文件。5分钟内找到，得分！否则，扣分！效果很好：） |
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