现代社会中，人们承担的工作越来越复杂，也越来越繁重，许多人常常身心俱疲。如何更合理地安排工作，提高工作效率，排遣精神压力，是每位管理者和员工共同关心的话题。为此，《哈佛商业评论》英文版采访了两位工作效能专家——戴维·艾伦和托尼·施瓦茨，他们都强调了提高专注力、排除各种干扰（包括电邮）对于提升工作效率的重要性。
艾伦是畅销书《搞定I：无压工作的艺术》的作者。在书中，他论述了列出工作清单，然后逐项推进的效能管理方法。他的拥趸们将这套方法称为“GTD”。GTD方法的主要原则是，用记录的方式将头脑中的各种任务移出来，并且安排好下一步行动，从而做到心无挂念，集中精力做好手头的事情。
艾伦认为，影响工作效率的最大阻碍是，人们对自己要办的事情缺乏切实的把握。他们既没有明确工作事项，也没有具体落实。事情就一直萦绕在人们的心头，既耗费精力，也造成了巨大的精神压力。实际上，大脑的主要功能是思考，而不是记事。所以，把想法从脑子里全部倒出来，列出一份清单，是非常重要的一步。
大脑清空后，接下来需要把大任务分解成一个个较小的“下一步行动”，然后集中精力逐项落实。这种方法实际上是在创造人们做事的动机：我看到我想要的结果，我相信我能做到，也知道怎么做。GTD在很大程度上就是把事情安排好，这样，所有事情你就只需要考虑一遍。
施瓦茨是Energy Project公司的CEO。这家公司运用科学的高绩效方法，帮助个人和组织提升工作热情和效率。施瓦茨认为，从根本上讲人是蕴涵能量的有机体。人的能量包括四个基本层面——身体、情绪、思维、精神。他建议人们合理管理自己的能量，在一段时间的高度专注之后，要适当休息，做到能量的平衡。在他看来，工作应当是一段一段的“短跑”，而不是马拉松似的“长跑”。人是有生理节律的，心脏会一张一缩，肌肉会一紧一松，只有有规律地不断消耗能量、补充能量，我们才能保持最佳状态。施瓦茨鼓励人们在紧张工作90分钟后稍事休息以恢复能量，并建议少食多餐。他还指出，企业在未来10年或20年里能否繁荣发展，员工的能量是一大因素。
施瓦茨是一个严格自律的人，他强调要建立一套积极的程序，有意识地修正自己的行为。比如，他会把最重要的工作放在一早就做，因为这个时候人休息得最充分，注意力也最集中。而90%的人一上班就查收电子邮件，这等于把工作安排的主动权交给了别人。施瓦茨认为，人们之所以对查收电邮上瘾，原因是这不费劲，回复邮件让人觉得短时间内做了不少事情。而且，能收到邮件说明别人需要你，被需要的感觉挺不错。在受到新邮件干扰问题上，艾伦认为，人们之所以会这样，是因为他们不能肯定自己每隔24小时清空了邮箱。大多数人从不整理邮箱，因此总担心还有未处理的邮件，并任由邮件来干扰他们。所以，定期清空邮箱很重要。
每个人的精力和资源是有限的，因此我们都需要一套系统，帮助自己明智地安排工作任务。
