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ExcelHome免费培训数据透视表中级班第一课学习小结

2011-07-21  hanyan favor   |  转藏
   

ExcelHome免费培训数据透视表中级班第一课学习小结

数据透视表中级班第一课:数据透视表排序 

   这一课的主题是:数据透视表创建完成以后,如何对它进行排序。使它符合我们的阅读要求和希望效果。

第一讲数据透视表排序介绍和手动排序数据透视表
   通过这一讲的学习,我们了解了数据透视表排序的类型、顺序、方式以及手动排序与自动排序的区别,掌握了手动排序的几种方法。

   对于Excel普通的数据表是可以按照不同的数据类型进行升序或降序排序的。
1.升序排序的大致顺序:数字--文本—逻辑值—错误值—空白单元格
2.降序排序的顺序刚好相反:错误值—逻辑值—文本—数字—空白单元格
   可见空白单元格无论升序和降序都被排到最后,这是Excel的排序规则。
3.单独的文本排序顺序:符号—文本—英文字母—中文,的排序顺序
4.中文文本默认的排序顺序:则是按照拼音字母的英文字母顺序排列。
   Excel中数据透视表有着与普通列表十分相似的排序功能,和完全相同的排序规则,在普通数据表格中可以实现的排序的各种效果大都也可以应用与数据透视表。
   数据透视表的排序操作无外乎通过两种方式进行:一是手动排序,再就是设置自动排序。
对排序的应用,我们还可以细化为:
1、手动排序数据透视表
2、自动排序数据透视表
3、按笔画顺序排序
4、自定义顺序排序
5、应用排序进行数据分析:比如,求出最大值、最小值,靠前的百分比和靠后的百分比等等,可以应用于数据分析。
手动排序与自动排序的区别:
   所谓手动排序和自动排序是根据数据透视表字段选项中的高级选项来定义的,在高级选项中,有“自动排序选项”,选手动就是手动排序,选升序或降序就是自动排序。手动和自动的区别就在这。
手动排序的几种方法:
1、使用工具栏按钮排序:使用工具栏中的升序和降序按钮
2、使用菜单命令排序:这种方法是选择使用菜单中的数据--排序命令
3、右键快捷菜单的顺序命令
4、利用鼠标快速排序

一:使用工具栏按钮排序
   是一种最常用的方法,就利用工具栏中“降序”和“升序”的按钮进行排序。
   工具栏中有“升序”排序和“降序”排序两个按钮,如果没有可以先把它添加上,便于以后的操作。
   需要注意的是,如果行项目设置了分类汇总,就使得字段的数据区别被分割为不连续的多个区域,会出现了“不能对多重选定区域使用此命令”的警告。如果对字段没有设置分类汇总项,而是一个连续的区域设置自动排序,则不会出现上述情况。

二:使用菜单命令排序
   使用菜单命令进行手动排序,可以对数据透视表中的局部数据进行排序。经过排序以后,局部数据都是按照要求排序的,而其他数据都不会发生变化。
   应该注意的是,使用手动排序后,如果数据透视表当中的数据源中改变了数据或者增加了减少了新的数据,再次刷新或重新打开数据透视表的时候,并不对这些新增或变动的数据进行相应的排序有效,而必须用手动排序的方法进行重新排序。

三:右键快捷菜单的顺序命令
   这种方法虽然不能达到总体的排序效果,但是可以对各个字段进行快速的局部排序,也是非常有用的。

四:利用鼠标快速排序
   如果数据透视表的行字段或数据字段中数据项比较少的情况下,利用鼠标排序还是非常快捷有效的。
   操作的关键是,单击这个项目以后,要找准鼠标的点。

手动排序的缺点:
   手动排序操作快捷、灵活,但有缺点:当数据透视表进行数据的更新后及对数据透视表数据源进行了新的数据的添加或减少,或者在原有的数据上进行改动,再次刷新数据透视表以后,按原有的排序次序将不能保持,必须由用户再次进行排序才能保持原来进行的排序操作。
   如果需要在数据透视表每次刷新数据的同时也能够进行自动的排序,则需要使用自动排序的功能。

第二讲自动排序数据透视表
   这一讲老师重点介绍了自动排序功能的设置方式,通过这一讲的学习,我们掌握了这些设置方式的操作和应用。
   做了自动排序以后,即使数据源发生了改变,再次刷新数据透视表,它可以保持原有的排序不变。

自动排序功能可以通过以下设置来实现:
1、双击字段名称设置自动排序
2、利用数据透视表工具栏自动排序
3、根据列字段数据顺序对行字段进行排序(原话:对行字段数据的大小,对数据进行排序)
4、关闭自动排序

一:双击字段名称设置自动排序
   通过双击字段名称设置自动排序,可以使用自动排序选项和自动显示前10项的功能,来满足我们对数据透视表的阅读需求。

二:利用数据透视表工具栏
   这里我们学会了如何调出数据透视表工具栏、如何利用数据透视表工具栏对字段进行排序的具体操作方法以及对子项目进行排序的操作。

三:根据列字段数据顺序对行字段进行排序
   是利用双击字段名称设置自动排序,例举了学员的学业总评分由大到小的排序过程。

四:如何关闭自动排序
   就是在相应的数据透视表字段的“高级”选项中,选择自动排序选项中的“手动”单选按钮,最后单击确定按钮关闭对话框,即恢复到手动排序的状态。
  
第三讲按笔画顺序排序
   这里老师讲述了,在数据透视表中是如何按照笔画顺序对中文进行排序,给我们介绍了按笔画排序的方式通常有两种:
1、按笔画顺序纵向排序(行字段);
2、按笔画顺序横向排序(列字段);
   在默认情况下,数据透视表中中文字符的排序方式,是按照拼音字母的顺序进行的。以中文姓名为例,排序,首先是根据中文姓名的第一个字的拼音字母,在26个英文字母中的位置顺序来进行的。在首字母相同的情况下,依次比较第二个、第三个字母,如果第一个字完全相同,再以此比较第二个、第三个字。
   在中文的使用方式中,也有按照笔画的顺序排列姓名的习惯,这种排序的规则通常是:
先按字的笔画多少排列;
1、如果笔画数相同,则再按起笔的顺序进行排列,也就是横、竖、撇、那、折;
2、如果笔画数和起笔数顺序都相同,则按照字形的结构来排列,先左右,再上下,最后整体字。

一、按笔画顺序纵向排序
应该注意的是:
   在Excel中,虽然考虑到了中国用户按笔画排序的要求,但在排序规则上面,与刚才所提到的常用规则还是有所不同的,首先,他是先安照字的笔画数的多少排列;其次,对于相同笔画数的汉字,Excel按照其内码顺序进行排列,而不是按照笔画顺序进行排列的。

二、按笔画顺序横向排序
   横向排序和纵向排序的原理与操作方法上大体相同。

第四讲自定义顺序排序
   这一讲我们主要学习了在数据透视表中应用自定义顺序进行排序,掌握了如何添加自定义序列和进行自定义排序的操作
   Excel排序功能,在默认的情况下仅仅包括对数字的大小、英文或拼音字母顺序等等有限的规则来排序,但是有些特定的时候,又会需要根据一些特定的规则来排序,例如:
   工作岗位包括了总经理、副总经理、经理、组长、员工等职务,如果需要按照职务的高低进行排序,靠Excel默认的排序功能是无法完成的。此时便要通过自定义序列的方法来创建一个特定的顺序,并要求Excel根据这个顺序来进行排序。
   要让Excel按照自定义排序,通常使用的方法就是利用Excel中的菜单工具选项命令,调出自定义序列对话框,在输入序列中,我们可以输入自己需要的自定义序列,将这个信息传递给Excel就可以按照自定义序列排序了。

第五讲利用数据透视表排序进行数据分析
   上面四讲分别讲述了:数据透视表的手动排序、自动排序,以及按笔画排序,还有按照自己设定的自定义的顺序排序。这一讲则主要教我们如何利用数据透视表的排序功能进行数据的综合分析。老师通过以下几个示例展示。

一、显示优秀学员的前10名候选人;(利用自动排序的功能,加上自动显示出前10项)
自动排序是不仅可以通过用鼠标左键双击学员字段实现,在这个学员名单字段下的每一项,都可以进行操作。

二、显示业绩最差的5名销售人员;

三、显示数据透视表最小15%的数据。
   老师在这介绍了两种对数据透视表进行自动筛选的技巧:
一是对数据字段实现自动筛选:
二是对整个数据透视表都实现自动筛选:包括行字段的的项目也被运用了自动筛选。
   这样我们就多了一个对数据透视表的行字段进行筛选的功能。这个功能非常的快捷,也非常的灵活,可以根据我们不同的需要,去筛选字段。
   在整个透视表都实现自动筛选的时候,如果我们选择行字段的“前10个”,功能将无法实现,因为它不是数据区,所以不能去筛选前10个。但是可以按照自定义,选择“大于…”,或“小于…”,把相应的数据筛选出来。然后利用自动筛选按钮来选出最小的15%的数据。

   看了老师的教程,觉得挺明白的,然而在做题的时候,往往不知从何下手,这让我体会到要能灵活使用数据透视表的排序功能,除了需要熟练掌握各种排序的应用技巧以外,还要熟悉Excel方方面面的基本操作,还需要多学习、多动手、多练习,才能在实际应用的过程中得心应手。

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