办公用品管理制度 1. 目 的 为规范办公用品的管理,加强办公用品的成本控制及合理使用,特制定以下规定。 2. 范 围 适用于公司全体员工。 3. 职 责 3.1 由行政人事部负责本制度的实施执行。 3.2 各部门有义务积极配合,协助做好公司办公用品的管理工作。 4. 工作规定 内容 标准 主责/组织 时间段 配合/协助 工作记录 4.1 采 购 4.1.1 行政人事部负责办公用品的采购、入库、保管和领用。每月25日各部门将下月所需办公用品报至行政人事部进行统计。 行政经理 每月25日 行政专员 《《办公用品申领流程》》 4.1.2 采购时要求选择多家供应商进行对比,力求质优价廉,控制成本。所有办公用具、用品的购置统一由行政人事部根据各部门实际情况拟定计划,报经总经理批准后进行购置。购置后凭有效票据到财务部进行报销。 行政经理 每月30日 总经理 财务部 《办公用品申购表》 4.2办公物品分类 4.2.1 消耗品为:铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、水蜡、打印油、原子笔、钉书针等。 行政专员 4.2.2 管理消耗品:签字笔、白板笔、笔式擦、萤光笔、涂改液、打印台、电池等。 行政专员 4.2.3 管理品:剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器等。 行政专员 4.2.4 大型设备:电脑、打印机、传真机、投影仪、音响、白板等。 行政专员 4.3入 库 4.3.1 采购的办公用品到货后,由行政人事部按送货单进行验收,并进行核对(名称、规格、数量、单价、金额、质量)。 行政经理 前台 4.3.2 办公用品入库后应当日入帐。物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别设帐。 行政经理 行政专员 4.3.3 办公用品进仓入库后,管理员按种类、规格、等级、存放次序、分区堆码,不得混乱堆放,并按送货单序号和货单内容在办公用品实时动态表进行登录。每周进行一次盘点,须做到帐货两清。所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改。 行政经理 行政专员 4.4 发 放 4.4.1 所有办公用具必须统一由行政部专人发放,办理登记领用手续。 如果办公设备出现人为故障,行政人事部将根据实际情况对直接负责人进行赔偿处理。 行政经理 前台 4.4.2 各部门于每个月的1号到行政人事部把自己部门所申报的办公用品领好,并进行登记。 行政经理 每月1日 前台 《办公用品领用申请表》 4.4.3个人领用的办公用品、用具要妥善保管,不得随意丢弃和外借,工作调动时,必须办理移交手续,如有遗失,照价赔偿。 办公用品领用人员 行政人事部 4.5 其它规定 4.5.1 每月每人办公用品费用为6元(专指消耗品的使用费用,不包括管理消耗品、管理品及大型设备),超过部分自行承担;节约部分,可累计使用。新员工入职时,由人力资源部统一发放配套办公用品,该费用不计入每月6元的费用中。 前台 每月最后一天 全体人员 4.5.2 在没有经过同意的情况下,任何人不得擅自移动并挪用他人的办公用品(包括电脑、笔记本、笔等)。 行政经理 全体人员 4.5.3 由行政人事部负责对公司废旧纸张、用品进行收集,定期卖出,所得金额交至财务部纳入公司员工活动费用。 行政专员 财务部 4.6 赞助管理办法 4.6.1 违反4.1条例者,一次赞助10元。 行政人事经理 部门经理 《赞助单》 4.6.2 违反4.2条例者,一次赞助10元。 行政人事经理 部门经理 《赞助单》 4.6.3 违反4.3条例、4.4条例、4.5条例者,一次赞助10元。 行政人事经理 部门经理 《赞助单》 4.6.4除特别注明外,情节严重者,处于规定赞助金额2-5倍的赞助。 行政人事经理 部门经理 《赞助单》 4.6.5以上条例若有违反,则直接领导承担20%的连带责任。 行政人事经理 部门经理 《赞助单》 5. 附件 附件一《办公用品申购表》 办公用品申购表 部门: 申购物品名称 用途 数量 单位 单价 总价 申请人 申请时间 金额合计: (大写:) 申请人签字: 部门经理签字: 副总裁签字: 总裁签字: 附件二《办公用品领用申请表》 办公用品领用申请表 部门: 申请领用物品名称 用 途 数 量 申请人 申请日期 申请人签字: 部门经理签字: 副总裁签字: 总裁签字: 附件三《办公用品领用表》 办公用品领用表 领用物品名称 用 途 数 量 领用人 部 门 核发人 领用日期 附件四《办公用品申领流程》 办公用品申领流程 |
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