excel实际应用001

利用excel编制总账/明细账表（基础知识学习）

文中通过实例介绍，着重说明公式输入方法，可以说，公式编制输入是本表编制的基础，也是会计核算数据正确与否的关键，公式录入只要有一个错了，最后得出的财务数据就一定是错误的。因此，要求你对于Excel函数公式尤其是引用函数要有一定了解，基本懂得函数参数的作用及用法，否则你在编制表格时容易出错。掌握本文所介绍的方法，仅适合于了解会计学的基本原理，还未被完全掌握Excel表格做账的同学，欢迎大家相互探讨学习

总账/明细账表

编制总账/明细账表，是本表编制的核心，会计核算的最终结果正确与否，完全取决于你编制的总账/明细账表是否正确。
这时需要对大家说明的是，编制总账/明细账表编制完成后，其计算过程全部是根据公式自动完成的，如果在使用后进行修改，可能导致前期与后期的账目数据不一致，因此，在编制总账/明细账表前，你应该首先要仔细考虑设计好会计核算的总账科目、二级明细科目和三级明细科目等等；其次，设计会计科目应根据《事业单位会计制度》及《企业会计制度》的相关规定，同时，也要结合单位的具体情况，尽可能科学合理、全面适用。下面详述编制总账/明细账表的编制方法。
⒈新建总账/明细账表
参照图表5—总账-明细账表（表头）进行说明。
打开工作簿→双击Sheet4工作表标签→命名为“总账/明细账表”→在A1单元格中输入表标题“总账/明细账表”。
如没有Sheet4工作表，可将光标移到工作表标签位置处右键单击，然后在快捷命令菜单中单击“插入”命令，即可添加下一个新的工作表，再进行命名。
⒉编制试算平衡表格
见图表4—总账-明细账表（试算平衡表），在A2中输入试算平衡→B2中输入公式“=C2+E2+G2-D2-F2-H2”→C2中输入公式“=SUM(SUMIF($A$4A$500,"＜521",C$4:C$500))”→选中C2单元格直接拖动复制到D2:H2单元格区域中。
公式中【"＜521"】部分，即是指仅统计小于521数字编号科目的对应单元格，为什么要这样设置呢？这是因为：根据财政部颁布的《事业单位会计制度》规定，事业单位现行会计核算的总账科目编号范围是101现金～520结转自筹基建，我们进行试算平衡时，只用观察总账科目的数据是否平衡，即可了解数据的正确性。
⒊表头设计
A3中输入“科目号”→B3中输入“科目名称”→C3中输入“期初余额（借方）”→D3中输入“期初余额（贷方）”→E3中输入“累计发生额（借方）”→F3中输入“累计发生额（贷方）”→G3中输入“累计余额（借方）”→H3中输入“累计余额（贷方）”。
为了更加直观地查看数据，可以按照图表5—总账-明细账表（表头）所示进行显示设置。
⒋编制表身
表身的编制稍嫌复杂，原因是我们所设置的会计总账科目（即一级科目），有的设置了二级甚至三级科目，有的却不用设置明细科目，对于设置了明细科目的总账科目，其公式的编制会复杂些，希望大家在编制前，先将公式的意思及其应用搞清楚，这样，你在编制表身的公式时就会比较快捷和不会出错。
注意：需要提醒大家的是，编制表身公式时一定要仔细，并且保持头脑清醒，如果公式编制不正确，你所得到的会计核算数据就肯定是错误的，试算也不会平衡。
见图表6—总账-明细账表（1）和图表7—总账-明细账表（2），编制表身的方法步骤是：
①科目号及科目名称
根据已经设置好的科目，录入全部科目号编号及其对应的科目名称。
例如，在A4中输入科目号“101”，B4中输入科目名称“现金”，下面的同样根据设置好的科目分别录入。
②期初余额（借方）
有明细科目的总账科目（或二级科目）所对应的期初余额（借方）的编制方法，我们以事业单位会计核算为例，因事业单位会计账中，期初余额（借方）必定在资产类账户中，为节省编制公式过程，我们可以只对资产类账户中、有明细科目的总账科目的期初余额（借方）进行编制。
以图表6和图表7实例说明：C5中输入公式“=SUM(C6,C9)”→C6中输入公式“=SUM(C7:C8)”→C13中输入公式“=SUM(C14:C24)”，其它有明细科目的期初余额参照上述公式进行编写。
对于期初余额（借方）列中没有明细科目的总账科目，或者是总账科目最下的明细科目的表格，直接填入上年的接转数据即可。
③期初余额（贷方）
有明细科目的总账科目（或二级科目）所对应的期初余额（贷方）的编制方法，我们同样以事业单位会计核算为例，因事业单位会计账中，期初余额（贷方）必定在负债类、损益类账户中，我们也可以只对这些账户中有明细科目的总账科目的期初余额（贷方）进行编制，具体编制方法参照其借方中公式的编制方法进行编写。
对于期初余额（贷方）列中没有明细科目的总账科目和最低级明细科目表格，也是直接填入上年的接转数据即可。
④有明细科目的总账科目的累计发生额
有明细科目的总账科目（或二级科目）所对应的累计发生额（借方）和（贷方）公式的编制，可以直接将本科目的对应的期初余额公式直接复制过来即可。
累计发生额借方或贷方的公式编制，如实例总账明细账表（1）中，可以直接将C5单元格的公式复制到E5和F5单元格中即可；同样，将C6单元格的公式复制到E6和F6单元格中，C13单元格的公式复制到E13和F13单元格中。其它类似有明细科目的总账科目（或二级科目）的累计发生额公式编制可参照进行。
⑤无明细科目的总账科目的累计发生额
编制无明细科目的总账科目以及最低级明细科目的累计发生额公式，可采取复制的方法。
如实例总账明细账表（1），在E4中编写公式“=SUMIF(凭证分类汇总!$C$3C$1000,'总账-明细账'!$A4,凭证分类汇总!F$3:F$1000)”→Ctrl+C复制E4单元格→选中无明细科目的总账科目以及最低级明细科目的累计发生额单元格→Ctrl+V粘贴，可重复最后两个步骤，直到全部科目粘贴完成为止。
⑥累计余额（借方）
在事业单位会计总账-明细账中，资产类账户和支出类账户的累计余额登记在借方，据此，如实例总账明细账表（2）中，G4中输入公式“=C4+E4-F4”→复制G4单元格的公式→粘贴到整个资产类账户和支出类账户累计余额（借方）的单元格中。
⑦累计余额（贷方）
在事业单位会计总账-明细账中，负债类账户、净资产类账户和收入类账户的累计余额登记在贷方，据此，如实例总账明细账表（3）中，H38中输入公式“=D38+F38-E38”→复制H38单元格的公式→粘贴到整个负债类账户、净资产类账户和收入类账户的累计余额（贷方）的单元格中。
至此，整个表身的编制工作基本完成，这时的Excel总账-明细账表已能够反映出财务数据了。
⒌试算平衡使用说明
在前面我们已经将试算平衡表和总分类账-明细账表编制好了，当我们录入一个会计时期（如一个月）的数据后，先检查凭证校核表是否平衡，如平衡，再检查试算平衡表是否平衡，如二个检校表都平衡，说明我们录入的数据是正确的；否则，录入有误。
这里我着重谈谈试算平衡表的校对应用。常见有以下三种情况：
①当我们录入数据后，发现试算平衡表为非零值，即账表中的数据借贷不平衡，我们再比较观察期初余额、累计发生额和累计余额内的借方、贷方数据，如果是期初余额的借方和贷方不平，说明我们在接转录入期初余额时发生错误，应找出错误所在进行纠正，直至借贷平衡。
②如果凭证校核表是平衡的，但试算平衡表的累计发生额或者累计余额的借贷方不平衡，说明我们编制的总账-明细账表的计算公式有误，应仔细检查，找出错误所在进行纠正，这种错误在初次新建表格最易发生。
③如果凭证校核表是平衡的，总账-明细账表经过仔细检查也并无错误，但是试算平衡的借贷始终还是不平衡，那就可能是你在编制凭证分类汇总表时，输入了错误的、并且不是总账-明细账表中的科目号；或者是你在输入凭证汇总表时新增了科目号，但忘记了在总账-明细账表中增加编制相应的科目，使账表中出现漏统情况。学