金蝶K3存货核算难点剖析

2012-05-12  nbxming

一、概述

    本文以K/3V10.3至K/3V11.0的版本为基础,研发提供的局部补丁功能也在本文范围之外。即本文档描述的功能和内部逻辑不会涵盖以前的版本和未来新版本功能,当然,若歪打正着那是意外惊喜。

    企业在外购材料时(本文将商品、存货统称为材料,依据是我们的目标客户群为中小制造企业),由于结算方式、采购地点的不同,材料入库和货款支付在时间上不一定完全同步,存在不同的账务处理方式。

    1.材料和发票同时到达的采购业务(相同会计期间到达)

      此种情况按K/3基本采购流程操作和账务处理即可,无需我再详述。

    2.材料先到发票后到的采购业务(不同会计期间到达)

      这就是K/3暂估的典型条件,本文的内容就围着它转了,下面就进入正题了。

    二、与暂估有关的系统参数

    要理清K/3存货暂估逻辑,必须先理解与暂估相关的系统参数之间的逻辑关系。K/3系统中,与暂估相关的系统参数有(图K/3001):

    1.外购入库生成暂估冲回凭证

    K/3通过勾选的方式进行设置。在初始化时进行设置,结束初始化该参数不允许更改。此参数含义为进行暂估时是否需要生成暂估冲回凭证,即与凭证生成的方式相关。

    如果选择了此参数,“暂估冲回凭证生成方式”设置有效,并且限制“暂估差额生成方式”只能为“差额调整”,不能使用“单到冲回”。此种方式经常被大家称为“工业暂估处理方式”(以工业、商业暂估命名存在不妥,只是暂估方式不同而已,与工业企业、商业企业选择使用的暂估方式无关)。

    如果不选择此参数,“暂估冲回凭证生成方式”设置无效,系统不自动冲回凭证,“暂估差额生成方式”可为“差额调整”,也可为“单到冲回”。此种方式经常被大家称为“商业暂估处理方式”。

    2.暂估差额生成方式

    在初始化过程中设置,此参数的可选值为“差额调整”和“单到冲回”。在“外购入库生成暂估冲回凭证”被选中时,只能选择“差额调整”,不能选择“单到冲回”;在“外购入库生成暂估冲回凭证”未被选中时,可选择“差额调整”,也可选择“单到冲回”。

    在“差额调整”方式下,当期获得的发票金额(不含税)与以前期间暂估的入库单暂估金额不一致时,系统自动生成外购入库暂估补差单。

    在“单到冲回”方式下,当期获得的发票金额(不含税)与以前期间暂估的入库单暂估金额不一致时,系统自动生成红字入库单和蓝字入库单。

    3.暂估冲回凭证生成方式

    只有在“外购入库生成暂估冲回凭证”选中的情况下“暂估冲回凭证生成方式”设置有效;否则该参数无效,此参数的可选择值为“单到冲回”和“月初一次冲回”,系统默认“月初一次冲回”。

    若为“月初一次冲回”,则系统在期末结账后,会自动按根据上期生成的暂估凭证,对应生成红字暂估凭证(即生成反向暂估冲回凭证,若原单为红单冲回的为蓝字暂估凭证)。若在当期发票仍未到,则应继续生成暂估凭证,下期继续自动冲回。在此种方式下,当暂估的存货发票长期未收到时,会多次生成暂估和冲回凭证,即在发票未到达前的会计前都要重复暂估和冲回,出现很多不必要暂估凭证和红字冲回凭证。

    若为“单到冲回”时,发票未到的外购入库单只暂估一次,在发票到后才进行冲回。即此种方式下外购入库单只暂估一次、冲回一次,处理比较简单。特别的,初始化暂估入库单不受“月初一次冲回”控制,按“单到冲回”逻辑进行暂估冲回。

    系统对暂估、冲回、外购入库凭证采用连环控制,即只有生成了暂估凭证,才能生成冲回凭证,再才能生成外购入库凭证。反之,当一张外购入库单相继生成了暂估入库、暂估冲回、外购入库凭证,在删除这些凭证时应遵循一定的顺序,先删除了外购入库凭证后,再删除暂估冲回凭证,最后才能删除暂估入库凭证。

    4.当暂估差额生成方式为单到冲回,且暂估入库单与发票金额相同时需要生成红蓝单据

    为了满足一些企业的特殊需要,即使在暂估金额和发票金额相同的情况下,也可以启用该系统参数后生成冲回后的红蓝单。予以将应付账款和应付账款-暂估区分开了,便于进行统计分析存货暂估比例。

    5.冲回单据编码后缀

    设置暂估冲回单据编码后缀标示符,默认为“-”。外购入库核算时自动生成冲回单据的编码使用原来外购入库单的编码加默认的后缀,冲回生成的红蓝字单据增加字母R(red)或者B(blue)来区分,多次钩稽的情况在单据编码后自动递增。如:原外购入库单编码为WIN000001,则第一冲回生成的红字外购入库单和蓝字外购入库单编码分别为:WIN000001_R1和WIN000001_B1。实现后缀编码定义后即可将正常外购入库单和冲回后外购入库单进行区分,便于进行事后分析、同时提供快捷的账务处理。

    从上所述可知,暂估这几个参数存在相互约束关系,为了增加易读性和快速的理解,以求节约思考的时间,下面将约束关系以表格形式给予直观展示。

    
 
图K/3001

三、暂估处理流程

企业在生产经营的材料采购过程中,由于付款不及时等多种原因,购入的存货常常会出现发票不能及时到达的情形,为了准确地反映资产、负债、成本以及管理方面的需要,应对此类存货做暂估入账。实务中由于企业的业务特点、会计核算方式、会计环境的不同以及会计人员的见解不一致,各企业暂估入账的具体操作方法也不相同。

材料暂估的实施是由相应的会计原则为支撑和相应的会计处理方法与之配套。材料暂估会计原则和处理方法的正确与否,对材料暂估的实施,动态了解企业资产、负债状况是有很重要的意义和作用。

1.启用“外购入库生成暂估冲回凭证”

在启用“外购入库生成暂估冲回凭证”的条件下,暂估差额生成方式只能为“差额调整”,故处理方式仅存在两种可能,一种为“月初一次冲回”,另一种为“单到冲回”,详细流程图如下(图K/3002),按暂估冲回方式分类描述操作步骤。


图K/3002

1.1 暂估冲回凭证生成方式——月初一次冲回

1.检查外购入库单并确认

在月末时检查未记账的外购入库单,若没有对应的购货发票,则对该外购入库单进行估价,然后进行账务处理生成暂估凭证。

2.所有的账务处理结束后进行期末结账

由于暂估冲回方式为月初一次冲回,则在期末结账时系统自动生存成下月初的红字冲回凭证(即生成反向暂估冲回凭证,若原单为红单冲回的为蓝字暂估凭证),该红字凭证与上月暂估凭证进行冲减。若在下月末发票仍未到,则再次进行暂估,下月末结账系统再进行自动冲回。如此反复,直到发票达到为止。

3.进行差额调整处理

若到达的发票金额和暂估金额(不含税)不一致,则系统进行核算时自动生成外购入库暂估补差单。为了大家便于快速直接的理解,现以示例将处理流程予以展示。

【例1】 在2005年5月购进A材料10公斤,购进B材料100个,检验后以外购入库单WIN00001入库。由于在5月份购货发票未到,故需要进行暂估处理,其暂估的单价和金额为,材料A单价10.00元、金额100.00元(不含税);材料B单价20.00元、金额2000.00元(不含税)。

1)暂估外购入库单WIN00001如下。


在K/3系统中生成的暂估凭证如下(图K/3003):


图K/3003

注:此为K/3标准凭证的界面,为了描述的简化,后文涉及凭证时仅提供凭证分录,不再将相关K/3凭证以图的方式展示。由于此方式需要生成冲回凭证,故没有单独设置提供分析暂估情况的会计科目(如:应付账款-暂估),但后文将提供相关示例。

2)结账时生成暂估冲回凭证

由于“暂估冲回凭证生成方式”为“月初一次冲回”, 在2005年5月末进行结账时,系统自动将外购入库单WIN00001生成2005年6月的暂估冲回凭证,此暂估冲回凭证为红字,用于冲减2005年5月的暂估凭证(图K/3003)。红字表示为负值,表示冲减。

借:原材料 2100.00

贷:应付账款 2100.00

3)购货发票到后生成正常的外购入库凭证

若在2005年6月购货发票未到,则重复步骤“1)”和“2)”,即每个月在月末结账生成冲回凭证,然后再进行暂估,直到购货发票到达。为了简化,本例假设在6月购货发票到达。

购货发票到后,将该购货发票与入库单WIN00001进行钩稽,若购货发票的不含税金额同发票不一致则系统会自动生成外购入库暂估补差单(暂估差额生成方式只能为“差额调整”)。

购货发票ZPOFP00001(按税率17%进行计算)如下。



由于发票的不含税金额与外购入库单的暂估金额不一致,A材料暂估为100.00元、发票金额150.00,B材料暂估2000.00元、发票金额3000.00元,故在钩稽过程中需要生成暂估补差单。生成的暂估补差单如下(为了简化,本例也不包含费用发票)。



进行钩稽核算后,使用存货核算的外购入库事务类型将购货发票、入库单、暂估补差单一同生成2005年6月的外购入库凭证,分录如下:

借:原材料 3150.00

应交税金-应交增值税 535.50

贷:应付账款 3685.50

注:本凭证是在“借方相同科目合并”和“贷方相同科目合并”的条件下生成的。不启用“借方相同科目合并”和“贷方相同科目合并”系统参数,则同一张凭证可能存在借方科目相同或贷方科目相同的多条分录信息。

总结:在月初一次冲回的暂估模式下,对购货发票没有到达的已暂估入库单,在期末结账时系统回自动生成下月初的暂估冲回凭证,此凭证为暂估凭证对应的红字凭证。如果发票连续几个月都没有到达,则需要进行反复的冲回和暂估,直到购货发票到达。

1.2暂估冲回凭证生成方式——单到冲回

1.检查外购入库单并确认

在月末时检查未记账的外购入库单,若没有对应的购货发票,则对该外购入库单进行估价,然后进行账务处理生成暂估凭证。
 2.发票到达进行账务处理

当暂估入库单的发票到达后,对暂估入库单进行钩稽处理(若存在费用发票也一同钩稽),然后进行分配核算。若到达的发票金额和暂估金额(不含税)不一致,则系统自动生成外购入库暂估补差单。最后按将外购入库单、发票、外购入库暂估补差单(若存在)进行账务处理(生成凭证)。

同样,以上面的示例展示单到冲回方式的暂估处理流程。

【例2】 在2005年5月购进A材料10公斤,购进B材料100个,检验后以外购入库单WIN00001入库。由于在5月份购货发票未到,故需要进行暂估处理,其暂估的单价和金额为,材料A单价10.00元、金额100.00元(不含税);材料B单价20.00元、金额2000.00元(不含税)。

1)暂估外购入库单WIN00001如下。



此暂估入库单生成的暂估凭证如下:

借:原材料 2100.00

贷:应付账款 2100.00

2)购货发票到达后进行钩稽

在购货发票未到期间,以前暂估的外购入库单不进行任何处理。若在2005年8月购货发票到达,则。将该购货发票与以前暂估的外购入库单进行钩稽。

3)将外购入库单生成暂估冲回凭证

在钩稽过后,外购入库单生成暂估冲回凭证,即使用K/3的“外购入库暂估冲回”事务将外购入库单WIN00001生成2005年8月暂估冲回凭证,此暂估冲回凭证为红字,用于冲减2005年5月“1)”的暂估凭证。红字表示为负值,表示冲减。

借:原材料 2100.00

贷:应付账款 2100.00

4)对购货发票进行费用分配和核算

在生成暂估冲回凭证后,需对钩稽的购货发票(步骤加入费用发票)费用分配和核算。若产生的费用发票如下,且该费用发票需要计入成本(即材料成本中)。





5)购货发票到后生成正常的外购入库凭证

进行钩稽核算后,将购货发票、入库单、暂估补差单生成2005年8月的外购入库凭证,凭证分录如下。

借:原材料 3233.00

应交税金-应交增值税 552.50

贷:应付账款 3785.50

总结:在单到冲回的暂估模式下,在购货发票没有到达的期间中以前暂估的入库单不进行任何处理。只有当购货发票单到后,首先将购货发票与暂估入库单进行钩稽,其后手工生成暂估冲回凭证,最后在费用分配和核算后,将暂估补差单和购货发票同时生成凭证进行入账处理。
 2.不启用“外购入库生成暂估冲回凭证”

在不启用“外购入库生成暂估冲回凭证”参数的情况下,暂估处理方式由“暂估差额生成方式的方式”的值决定,即差额调整与单到冲回两种方式。K/3操作详细流程图如下(图K/3004)。

在启用“外购入库生成暂估冲回凭证”的暂估模式下,外购入库单、购货发票、费用发票皆各自独立生成相应的凭证,它们对应的凭证事务分别为外购入库单(单据直接生成)、采购发票(发票直接生成)、采购费用发票(发票直接生成)。


图K/3004

2.1暂估差额生成方式-差额调整

1.检查外购入库单并确认

在月末时检查未记账的外购入库单,若没有对应的购货发票,则对该外购入库单进行估价,然后将该外购入库单生成凭证。

2.购货发票到达进行账务处理

当暂估入库单的发票到达后,对暂估入库单进行钩稽处理(若有费用发票也需钩稽),然后进行分配核算。在进行核算时若到达的发票金额和暂估金额(不含税)不一致,则系统自动生成外购入库暂估补差单。最后按将购货发票、外购入库暂估补差单依次生成凭证。

【例3】 在2005年7月购进A材料10公斤,购进B材料50个,检验后以外购入库单WIN00001入库。由于在7月份购货发票未到,故需要进行暂估处理,其暂估的单价和金额为,材料A单价100.00元、金额1000.00元(不含税);材料B单价10.00元、金额500.00元(不含税)。

1)暂估外购入库单WIN00001如下



2)购货发票到达后进行钩稽

在购货发票未到期间,以前暂估的外购入库单不进行任何处理。在2005年8月购货发票到达,将该购货发票与以前暂估的外购入库单进行钩稽。

3)对购货发票进行费用分配和核算

对钩稽的购货发票费用分配和核算(简化流程,本例不包含费用发票)。费用分配、核算后的购货发票ZPOFP00001(按税率17%进行计算)如下。


 4)购货发票、暂估补差单生成凭证

购货发票生成2005年8月的凭证,凭证分录:

借:应付账款-暂估 1650.00

应交税金-应交增值税 280.50

贷:应付账款 1930.50

外购入库暂估补差单生成2005年8月的凭证,凭证分录:

借:原材料 150.00(-100+250)

贷:应付账款-暂估 150.00

本暂估方式生成的凭证中,“应付账款-暂估”属于中间过渡科目,在本例生成的三张凭证中,此科目的借贷方被抵消。不同企业可以设置不同的暂估科目,没有抵消的暂估科目余额(贷方)为截止当前日期未到发票的入库材料暂估金额。

总结:在不生成冲回凭证的差额调整下,只要购货发票的金额与暂估金额不一致K/3核算会自动生成外购入库暂估补差单。外购入库暂估补差单、购货发票分别单据生成凭证,若设置了暂估的中间过渡科目(如:应付账款-暂估),则应设置正确的凭证模版,确保中间过渡的暂估科目借贷余额为0。

2.2暂估差额生成方式-单到冲回

1.检查外购入库单并确认

在月末时检查未记账的外购入库单,若没有对应的购货发票,则对该外购入库单进行估价,然后进行账务处理生成暂估凭证。

2.发票到达进行账务处理

当暂估入库单的发票到达后,对暂估入库单进行钩稽处理(若存在费用发票也一同钩稽),然后进行分配核算。完成核算后进行暂估冲回(生成暂估冲回凭证)。若到达的发票金额和暂估金额(不含税)不一致,则系统自动生成红字和蓝字外购入库单。最后按将外购入库单、发票进行账务处理(生成凭证)。

同样以上面的示例展示单到冲回方式的暂估处理流程。

【例4】在2005年9月购进A材料10公斤,购进B材料5个,检验后以外购入库单WIN00001入库。由于在9月份购货发票未到,故需要进行暂估处理,其暂估的单价和金额为,材料A单价100.00元、金额1000.00元(不含税);材料B单价10.00元、金额50.00元(不含税)。

1)暂估外购入库单WIN00001如下。



此外购入库单生成2005年9月的暂估凭证,凭证分录如下:

借:原材料 1050.00

贷:应付账款-暂估 1050.00

2)购货发票到达后进行钩稽

在购货发票未到期间,以前暂估的外购入库单不进行任何处理。在2005年10月购货发票到达,则。将该购货发票与以前暂估的外购入库单进行钩稽。

3)对购货发票进行费用分配和核算

费用分配、核算前的购货发票ZPOFP00001(按税率17%进行计算)如下。



由于本例中不涉及费用发票,故购货发票分配核算前后的应计成本费用和运费税金保持不变,即购货发票核算后的与核算前保持一致。

在进行核算时,由于材料A的暂估金额(1000.00)与购货发票的金额(1500.00)不一致,故材料A需要生成冲回的红蓝外购入库单单据。材料B暂估金额和购货发票金额一致,故材料B无需生成冲回的红蓝外购入库单单据。

材料A生成的红字外购入库单(WIN00001-R1)如下,该单与暂估外购入库单数量、单价一致,金额正好相反。



4)将冲回的红蓝入库单、购货发票生成凭证

将红字外购入库单(WIN00001-R1)生成2005年10月的凭证,凭证分录如下:

借:原材料 1000.00

贷:应付账款-暂估 1000.00

将蓝字外购入库单(WIN00001-B1)生成2005年10月的凭证,凭证分录如下:

借:原材料 1500.00

贷:应付账款-暂估 1500.00

将购货发票生成2005年10月的凭证,凭证分录如下:

借:应付账款-暂估 1550.00

应交税金-应交增值税 263.50

贷:应付账款 1513.50

总结:在不生成冲回凭证的单到冲回模式下,只要购货发票的金额与暂估金额不一致(以钩稽的分录进行比较)K/3核算时会自动生成暂估冲回的红字和蓝字外购入库单。冲回的红字外购入库单数量、单价、金额与以前暂估外购入库单一致,蓝字外购入库单的数量与暂估的外购入库单一致,金额为购货发票的金额。红字和蓝字外购入库单可合并或单独生成凭证,购货发票与红蓝外购入库单分开生成凭证。若设置了暂估的中间过渡科目,则应注意处理完该笔暂估业务后所有涉及的凭证中该过渡科目余额为0。

四、结束语

欢迎大家将存货核算的难点反馈给我,便于我按重要性和优先级进行序列提供。由于空余时间有限,从反馈到获得响应需要一段时间。当然有其他模块难点也可以反馈给我,我会转发给对应负责人处理,为你免费效力。

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