一.学校档案分类 1.文书档案——分党支部、工会、办公室、教导处、总务处、团委; 2.教学和教师业绩档案——分学籍档案(按年度分类)和教师业绩档案; 3.基建、设备档案——按建设项目、设备型号分类; 4.会计档案——按年度分类; 5.声像、实物档案——按年度分类。 二.文件材料的形成与归档 1.凡是在学校各项工作、活动中形成的具有查考利用价值的各种文件材料均应归档,归档范围(见附件)。 2.归档的文件材料应当字迹清楚,书写工整,签署完备。禁用铅笔、圆珠笔、纯兰、红墨水、复写纸书写、审批公文。 3.归档的文件材料力求完整齐全,按照规范要求,整理立卷,做到分类清楚、组卷合理、保管期限准确、标题简明确切、结构完整、排列系统、编目清晰、装订结实,便于保管和利用。 三.各类档案的归档时间 l.文书档案于次年6月底前归档; 2.教学档案和教师业绩档案于本学年度结束后归档; 3.基建、设备档案于项目(成果)鉴定后3个月内归档; 4.会计档案立卷后暂由财务部门保管一年后归档; 5.声像、实物档案于制作(获得)后3个月内归档。 四.档案的管理与提供利用 1.学校档案室应当制定档案分类方案和编号办法,做好档案的接收、排架工作。 2.资料管理员应确保档案安全,并定期检查档案管理情况,发现问题及时解决。 3.学校成立档案鉴定小组,做好档案鉴定工作,严格档案销毁制度。 4.各处室应协助做好档案统计工作,统计数据力求准确、可靠。 5.资料管理员变动时,必须做好档案移交工作,办理档案交接手续。 6.资料管理员应熟悉档案库存情况,根据工作需要编制档案检索工具,编写档案参考资料,积极、主动地开发利用档案信息,为学校各项工作服务。 附件:学校文件材料归档范围及保管期限表 类别 | 序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 | 文 书 档 案 | 1 | 上级机关(含业务主管部门)下发的需要学校贯彻执行的各项工作的决定、条例、办法、规定、指示、批复、通知、会议主要文件等 | 针对本校的 永久 业务指导的 长期 一般的 短期 | 2 | 本校党、工、团组织年度工作计划、总结和重要会议的工作报告、汇报等文件材料 | 永久或长期 | 3 | 本校党支部发展党员、评优等工作意见、结果、批复及党、团、工干部名册,会议记录等文件材料 | 永久 | 4 | 本校在各项工作中形成的决议、决定、年度工作计划、总结、重要的工作报告、汇报,请示、批复 | 永久或长期 | 5 | 本校制定的党务、行政管理制度、岗位责任制等文件材料 | 长期 | 6 | 本校行政会议或校长会议记录 | 永久 | 7 | 本校重大活动(运动会、联欢会等)材料 | 永久或长期 | 8 | 上级领导来校视察,检查工作中形成的材料、照片及本校专项工作的调查、检查、普查材料 | 永久或长期 | 9 | 本校外事活动中形成的有关材料(包括合同、协议书、照片等) | 长期 | 10 | 各类报刊登载有关本校情况的通报、报道等 | 长期 | 11 | 本校安全、保卫工作及重大事故的处理情况等有关材料 | 长期 | 12 | 本校评选各种先进集体、先进个人等材料 | 永久 | 13 | 反映本校成绩的荣誉证书,有纪念凭证作用的实 物,校刊及学校等级认定等材料 | 永久 | 14 | 本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章等请示、批复和报告 | 永久 | 15 | 本校教职工录用、转正、定级、调资、职称评定的报告、批复、通知 | 长期 | 16 | 本校教职工名册、履历表及劳工报表 | 永久 | 17 | 本校人员调动、离退休、伤亡、抚恤,劳保福利报告、批复、通知 | 长期 | 18 | 本校离退休人员名册、改变待遇审批表本校人员调动、离退休、伤亡、抚恤,劳保福利报告、批复、通知 | 长期 | 19 | 本校教职工申请离职、辞职等材料 | 长期 | 20 | 本校征地、房地产权、界址、协议书、批复、契约等 | 永久 | 21 | 本校财产物资等清单、移交清册及其有关的协议合同等凭证 | 永久 | 22 | 本校财产物资等公物管理、使用制度办法等文件材料 | 长期 | 23 | 上级教育、财政部门下达本校的经费、基建指标等文件 | 永久 | 24 | 本校财务管理制度、办法等文件材料 | 长期 | 25 | 本校教职工工资花名册 | 长期 | 26 | 本校开展勤工俭学、实践基地等文件材料 | 长期 | 27 | 本校接受群众来信、来访及处理情况 | 短期 | 教 学 及 教 师 业 绩 档 案 | 1 | 上级教育主管部门下达的教学任务、课程设置、教学安排、教学管理、政治思想工作等文件材料 | 针对本校的 永久 一般参考性的 短期 | 2 | 本校教学质量评估结论、年度教学计划、总结、课程总表、教研活动安排表等 | 永久 | 3 | 本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案 | 短期 | 4 | 本校制定的各种教学制度、办法、规定、校历及教育管理办法 | 长期 | 5 | 本校自编校本教材、讲义、典型教案、习题集等 | 长期 | 6 | 本校各科试卷(空白)及答案、评分标准、试卷分析、学科考试成绩统计及成绩分析 | 长期 | 7 | 本校新生入学成绩统计表、期末检测考、中考成绩统计表、成绩汇总表 | 长期 | 8 | 本校学生开展社会调查、义务劳动、夏令营等活动的通知、安排、总结 | 短期 | 9 | 本校学生体育达标、体质健康的综合材料,参加各级体育比赛成绩、奖杯、奖旗、奖状、证书 | 长期 | 10 | 本校学生参加社会上组织的各种竞赛活动的获奖名单及获奖作品 | 长期 | 11 | 本校三好生、优秀班干、团干部、先进集体及各方面获奖名单及典型材料 | 长期 | 12 | 本校毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料 | 长期 | 13 | 本校教师基本情况登记,鉴定、教师考勤、任课等汇总材料 | 长期 | 14 | 本校教师培训,进修、专业考核、考试以及外出讲学、参加学术活动等材料 | 长期 | 15 | 教师讲授公开课、观摩课的教案、自编讲义、教材或典型教案教材 | 长期 | 16 | 教师业务工作材料及个人教学经验总结等材料 | 长期 | 17 | 教师个人教改科研内容及其成果、教学成果等材料 | 长期 | 18 | 教师专业技术职务评定等材料 | 永久 | 19 | 教师受表彰、奖励、处分等材料 | 永久 | 20 | 教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料 | 长期 | 21 | 本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡 | 长期 | 22 | 本校学生学籍变动:休学、退学、留级、复学、转学、辍学、开除学籍等材料 | 长期 | 23 | 本校学生毕业名册、统计表、毕业证、结业证存根、历届同学录及照片 | 永久 | 24 | 学生个人档案 | 永久 | 基建 、 设备 档 案 | 1 | 本校负责组织的科研课题(项目)活动所产生的成果材料、证书 | 永久 | 2 | 本校基建平面图、规划图、红线图、建筑物地上、地下管道设计、施工、竣工验收的文字材料、图纸、工程概、预决算 | 永久 | 3 | 本校各种贵重教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录、预、决算 | 长期 | 4 | 本校校办农场的土壤分析、品种栽培试验、田问管理记录、动、植物保护的图表、标本等技术文件材料 | 长期 | 会 计 档 案 | 1 | 本校决算报表 | 永久 | 2 | 本校预算会计年报表、会计凭证 | 15年 | 3 | 现金出纳帐、银行存款帐 | 25年 | 4 | 总账、分类账、明细账 | 15年 | 5 | 工资清册、奖学金、助学金等材料 | 长期 | 6 | 会计移交清册 | 15年 | 7 | 会计档案销毁清册 | 永久 | 声像 档案 | 1 | 本校在教学、科研等活动中产生的照片、录音带录像带、幻灯片 | 长期 | 2 | 学校历年荣获的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、证书等照片 | 3 | 本校在党政管理活动中产生的声像材料 |
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