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让图表飞 职业经理人PPT技能进阶实训

 五成 2012-06-25

在职场混免不了需要做汇报,做汇报讲究“用数据说话”!任何汇报、商业计划书、项目规划、分析报告里都充斥着大量数据。数据多了,问题就来了,通篇数字的图表,看一眼就感觉索然乏味。如何优雅的展示数据?如何让数据变得不乏味话呢?善用图表,能让你的汇报从乏味变为精彩。因为你不但做到了”用数据说话”,而且做到了“说能懂的话。

我想用一系列实例,帮助大家理解各种图表怎么用才有效。对于每种图表,我会给一个50分例子(不及格),一个70分例子(中等)和一个90分(优良)例子。这样你可以轻松体会到好图表的魅力。

图表,分为数字型和概念型两大类。数字型是以数字为基础的图表,而概念型是讲大道理的图表。

1.数字型图表

数字型 (数据型)图表是PPT里最常见的一种表述方式。将原始数字转化为通俗易懂的图表,清晰地突出想表达的核心思想。数字型图表里,常用的有6种。

图1:6类常见的数据型图表

1.1.饼图:突出比例

饼图用于表达一个整体中各组成部分的权重比例。 饼图看似简单,用好其实不容易。例如,下图单纯地罗列数据,其实和一个数据表格没有任何差别,看上去索然乏味,毫无重点。

图2:50分的饼图

下图中,颜色上突出了三个重点区域,让人的目光聚焦与北京、上海、广东这3个区域。应该说有所进步。

图3:70分的饼图

下图把其他区域合并为1块,更加强化了北京、上海、广东这3个区域的重要性。算是不错的饼图了。管理咨询公司常用这种类型的饼图讲故事。

图4:90分的饼图

1.2.条形图:突出次序

条形图用于排名。不少人喜欢用柱状图表达排名,其实是个不好的习惯。这里也分享几个条形图的实用案例。 

下图是典型的排名条形图。某公司各地区销售额排名。可是,标题说的是前3个地区很牛,这张图还有可以提升的地方。 

图5:50分的条型图

把前三个地区用明显的亮色标注,这下好多了,目光可以直接找到这3个地区,和标题吻合。 

图6:70分的条形图

我们不是一直强调用数据说话嘛,下图体现这个特点。不但突出这3个地区,还标明了这3个地区销售的值。这下算是“事实胜于雄辩"。

图7:90分的条形图

1.3.柱状图:不同时间点上量的变化

这里我也给3个例子。下图属于罗列数据,缺乏态度,缺乏观点,没劲。 

图8:50分的柱状图

下图有观点,是一个进步!道明了公司销售额增长,并且用红色标注销量增长的月份。有点进步。

图9:70分的柱状图

下图不但突出了增长,而且将具体增长情况真实反映出来,属于专业的表述方式。

图10:90分的柱状图

1.4.曲线图:和柱状图类似,但更平滑,并可以做多系列对比

曲线图的基本用途和柱状图相似,都用于反映某个维度(如时间)下,另一个维度数值的变换。曲线图更平滑,更适合连续性强的曲线,或者数据量较大的情况下绘制的曲线。如下图,美国2011年金融相关的5个index(指数):S&P500 (标准普尔,股市指数之一)、原油、黄金、国债、美元指数。

图11:曲线图

1.5.散点图:多用于数学统计的表述,突出二维象限中数据的分布规律

散点图多用于数学分析,例如回归分析。在二维空间(也可是多维)中,将样本以点的形式标注,试图从图中看出某种规律,例如正比关系。如下图,明显可以看出价格和销量间的强关系,如果跑个回归,这两个参数的相关性一定是统计显著。

 

图12:散点图

1.6.其他

个人特别喜欢瀑布图。有时候,需要体现一个数字,该数字是一系列数字(正数或者负数)的总和,这个加总过程可以用瀑布图完美体现。专业咨询公司常用瀑布图来表现成本构成,收入构成,部门预算构成等等。见下图。

图13:瀑布图 (Waterfall diagram)

2.概念型图表

分享的几个常用的概念型图表。简约,但非常清晰、实用。 

2.1.今日议题

汇报开始时免不了先介绍今天汇报的主要内容。一个好的开始,让人精神为之一振。清晰的表述让听众非常清楚汇报的结构。 

图14:今日议题

2.2.推导

很多情况下,我们都需要告诉听众,因为A,所以B。下图PPT是典型的推导图。几步走。

图15:推导

2.3.三步走

复杂工作,很难一步完成,常需要分几个步骤进行。几步走当然可以用流程图表述,但是太死板,个人特别喜欢下图,非常清晰,而且让人有种跃跃欲试的冲动。

图16:三步走

【问对网点评】不少人认为“专业图表”就是华丽鲜艳的图表,他们下载各类模板,以为好模板是好图表的基础,其实这是个误区。专业级图表的目标是便于理解,而不是片面追求视觉效果。本文中的图表,全部由管理咨询公司的顾问制作,没有使用任何“华丽”的模板。简约、清晰、但突出重点,这才是PPT图表制作的核心方向。

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