规划沟通是确定项目干系人的信息需求,并定义沟通方法得过程。
规划沟通过程旨在对干系人的信息和沟通需求做出应对安排,如谁都学要何种信息,何时需要,如何向他们传递,以及由谁传递。 一.规划沟通:输入 1. 干系人登记册 2. 干系人管理策略 3. 事业环境因素 所有事业环境因素都是规划沟通过程的输入,因为沟通必须适应项目的环境。 4. 组织过程资产 所有组织规程资产都是规划沟通的输入。其中,经验教训和历史信息尤为重要,因为它们能让人们了解以往类似项目的沟通安排 及其实施结果,并可以指导当前项目的沟通活动规划。 二.规划沟通:工具与技术 1. 沟通需求分析 通过沟通需求分析,取定项目干系人的信息需求,包括信息的类型和个事,以及信息对干系人的价值。项目资源只能用来沟通有利于成功的信息,或者那些因缺乏沟通会造成失败的信息。 项目经理还应该使用潜在沟通渠道或路径的数量,来反映项目沟通的复杂程度。在规划项目沟通时,需要做的一件重要工作就是,确定和限制谁与谁沟通,以及谁将接受何种信息。 用来确定项目沟通需求的信息通常包括: l 组织机构图; l 项目组织与干系人之间的职责关系; l 项目所涉及的科学、部门和专业; l 有多少人在什么第点参与项目; l 内部信息需求(如横跨整个组织的沟通); l 外部信息需求(如与媒体、公众或承包商的沟通); l 来自干系人登记册和干系人管理策略的干系人信息。 2. 沟通技术 可以采用各种方法在项目干系人之间传递信息。 可能影响项目的因素包括: l 信息需求的紧迫性。 l 可用技术。 l 预期的项目人员配备。 l 项目的持续时间。 l 项目环境。 3. 沟通模型 沟通的基本模型用于显示信息如何在双方(发送方和接收方)之间被发送和接收。该模型的关键要素包括: l 编码。把思想火想法转化为他人能理解的语言。 l 信息和反馈信息。编码过程所得到的结果。 l 媒介。用来传递信息的方法。 l 噪声。干扰信息传输和理解的一切因素(如距离、新技术、缺乏背景信息等)。 l 解码。把信息还原成有意义的思想或想法。 4. 沟通方法 沟通方法大致归类为: l 交互式沟通。在多方或多方之间进行多向信息交换。 l 推式沟通。把信息发送给需要了解信息的特定接收方。 l 拉式沟通。在信息量很大或受众很多的情况下使用。它要求接收方自主自行地获取信息内容。 三.规划沟通:输出 1. 沟通管理计划 沟通管理计划是项目管理计划的一部分或子计划。基于项目的需要,沟通管理计划可以是正是或非正式的、非常详细或高度概括的。 沟通管理计划通常包括以下内容: l 干系人的沟通需求; l 需要沟通的信息,包括语言、格式、内容、详细程度; l 发布相关信息的原因; l 发布所需信息的时限和频率; l 负责沟通相关信息的人员; l 有权发布机密信息的人员; l 将要接受信息的个人或小组; l 传递信息活动或方法,如备忘录、电子邮件和/或新闻稿等; l 为沟通活动分配的资源,包括时间和预算; l 在下层员工无法解决问题时的问题升级流程,用于规定问题上报时限和上报路径; l 随项目进展,对沟通管理计划进行更新与优化的方法; l 通用术语表; l 项目信息流向图、工作流程(兼有授权顺序)、报告清单、会议计划等; l 沟通制约因素,通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等。 沟通管理计划中还可以包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件等的指南和模板。如果项目将使用网站和项目管理软件,那么沟通管理计划中还应说明将如何使用该网站和软件。 2. 项目文件(更新) 可能需要更新的项目文件包括(但不限于): l 项目进度计划; l 干系人登记册; l 干系人管理策略。 |
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