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如何做好工程项目档案的收集工作
工程项目档案又称基建档案，是指在工程建设活动中直接形成的，经过鉴定、整理并归档，具有查考价值的真实记载项目建设过程的各种记录。简而言之，“工程项目档案是工程项目建设过程中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”，它是企业建设发展必不可少的环节，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。
一个具体项目的工程档案是指从整个项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收到建成投产使用的全过程中形成并归档的科学技术文件材料。
完整、准确、齐全，是保证工程项目档案质量的关键，也是其能够得到有效利用的前提，更是工程建设项目维护、改建、扩建的重要依据。因此，收集工作是工程项目档案工作的基础，收集齐全是做好工程项目档案工作的必要条件。
做好工程项目档案的收集工作，首先，应了解工程项目档案的成套性，成套性就是文件之间的联系性，有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。具体到某一建设项目的档案，其成套性可以体现在以下内容：每一个项目或单位工程、分部分项工程的文件；某一问题、事故处理形成的一组文件；请示与批复；一组会议材料；就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料；系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等。成套性文件必须收集齐全，这就等于完成了工程项目档案收集程序的闭环。
其次，应充分了解工程项目的整体概况，建设过程是否严格执行“三纳入”“四参加”“四同步”等档案规章制度。同时，还要熟知工程项目应产生的文件种类和归档范围。如有行业要求的可按照行业上的规定执行，但是行业上的档案整理规定针对的是普通基建项目。例如水利、交通、电力等。
最后，新疆庆华年产55亿立方米煤制天然气项目属国家发改委核准的国家级示范项目，理应执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）规定，其配套建设项目形成的文件材料，在收集整理和操作过程中亦可参照（DA/T28－2002）的规定，内容都具有通用性。
进行工程项目档案收集时，要把握重点，抓住难点，应关注以下几个问题：
一是项目前期文件往往在办理各种开工手续时，多方交叉使用，容易丢失，所以，工程项目在办理项目手续立项时，其原件就要由专人负责一盯到底；二是利用合同条款这种有效手段来控制，把工程项目文件的质量要求、归档的范围、数量等档案管理规定列入合同文本中，促使参加单位在形成文件材料过程中，加强原件的保管力度；三是工程监理、招投标工作因由上级主管单位组织进行，容易造成文件材料未及时送达相关部门，所以档案人员必须及时催要；四是工程施工过程中产生的设计变更、工程联系单、材料检验报告等技术文件由于发生在现场，容易造成遗失，必须及时收集齐全，且签字要符合要求；五是应加强原件的收集，文件内容的原始性是档案发挥作用的基本前提，决不允许大量复印件归档，建设单位工程部门和档案人员一定要严格把关。
六是应注意以下材料的收集：
1.（一）在项目立项、设计阶段注意检查征地拆迁方面收集的资料是否齐全，尤其是拆迁户在拆迁过程中形成的材料应收集齐全。例如：征用地申请，红线图、坐标图、征地拆迁、安置、补偿批准文件等。
2.（二）应注意招投标过程中产生的资料收集是否齐全，尤其是参加招投标人员在评议标过程中，针对具体项目不同标段形成的评分表等材料，同时应加强未中标标书的收集。
3.（三）在项目施工阶段，注意检查施工基础资料收集是否齐全，尤其要注意设计变更与测试、沉降、位移、变形监测记录、质量检查等材料，同时应仔细检查施工基础资料的修改方式是否符合有关规定。
4.（四）监理档案的收集是否齐全完整，包括监理月报、开停工令、设备材料报审、计量支付等材料，尤其是在监理规程规定反映监理履行“三控制”职能的文件材料是否收集齐全。
5.（五）工程竣工验收后及试运行期间，注意试运行记录是否齐全完整，竣工图是否能反映竣工后的真实状况，与变更是否符合。预、决算形成的文件材料等应直接整理归入工程项目档案。
6.（六）声像档案的收集是否齐全完整。收集范围包括：建设前原始地形、地貌；开工典礼、领导人或著名人物参加相关活动照片；项目相关评审、纪要会议等具有保存价值的照片档、录音案。
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