闽机险〔2009〕41号
关于印发《福建省机关事业单位社会保险业务档案管理办法》的通知
各市、县（区）机关事业养老保险经办机构、档案局：
为做好我省机关事业社保经办机构档案管理工作，根据人力资源和社会保障部社会保险事业管理中心、国家档案局的工作部署，现将研究拟定的《福建省机关事业单位社会保险业务档案管理办法》（以下简称《办法》）印发给你们，并提出以下意见，请一并贯彻执行。
一、切实按照《工作方案》要求，推进社会保险业务档案管理工作。2009年9月16日，省机关事业社会保险局印发《福建省机关事业单位养老保险经办机构贯彻落实<社会保险业务档案管理规定（试行）>工作方案》，对业务档案管理工作的组织领导、工作计划、制度建设、基础建设和达标评比提出要求、作出安排，各经办机构务必认真贯彻，扎实有效推进业务档案管理工作，力争在2012年左右，使档案管理达到制度措施落实、场地设施落实、专业人员落实、经费保障落实的目标，推动业务档案管理走上规范化、标准化轨道，为实现社会保险事业健康可持续发展提供重要保障和支撑。
二、认真抓好业务文件材料收集归档工作。2009年及之后形成的业务档案必须按《福建省机关事业单位社会保险业务档案管理办法》所明确的归档范围和保管期限进行收集、整理、立卷和归档;2008年及之前已按《福建省机关事业单位社会保险档案管理暂行规定》（闽机险〔1999〕10号）整理归档的，暂不作调整；尚未整理归档的文件材料，必须一并按照《福建省机关事业单位社会保险业务档案管理办法》，在档案部门指导下，进行整理和归档。
三、加强依法行政，确保业务经办工作原始材料的完整、有效、合规。参保单位、参保人员在申报养老保险业务时所提交的各类原始材料是经办工作的重要依据，是业务档案的核心内容，也是今后处理相关诉求的必要凭据。各经办机构必须以高度负责的精神，认真审核各类原始材料，对原始材料中没有体现相关要求或凭据内容记载不全、不实的，经办人员不得受理，以确保原始材料的真实、完整、有效、合规。
福建省机关事业社会保险局 福建省档案局
二00九年十二月二十四日
福建省机关事业单位社会保险
业务档案管理办法
第一条 为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，认真贯彻《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号）和社会保险相关法规，特制定本办法。
第二条 机关事业单位养老保险机构（以下简称经办机构）负责社会保险业务档案的管理工作并集中保存，接受行政主管部门的组织领导和档案行政管理部门的业务指导。
第三条 本办法所称社会保险业务档案，主要是指经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条 经办机构对社会保险业务办理过程中形成的记录、证据、依据，要按照《社会保险业务材料保管期限与归档范围》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
第五条 经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第六条 社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度?业务环节”或“年度?险种?业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等。经办机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。
第七条 社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第八条 经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。
第九条 经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及行政主管部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十条 经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级行政主管部门备案，经经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第十一条 对永久保存的社会保险业务档案，经办机构要按照有关规定，根据同级档案行政管理部门的通知向国家综合档案馆移交。
第十二条 经办机构有下列行为之一的，应及时纠正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一） 不按规定归档或者不按规定移交档案的；
（二） 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
（三） 玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；
（四） 违规提供、抄录档案，泄漏参保单位或者个人信息的；
（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
第十三条 《福建省机关事业单位社会保险档案管理暂行规定》及其他有关文件规定，与本办法不一致的，按本办法执行。
第十四条 本办法自印发之日起施行。
附件：社会保险业务材料保管期限与归档范围
一、永久类
1、参保单位登记材料。包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料
2、社会保险基金征缴年度汇总表
3、养老保险基金支付年度汇总表
4、各项社会保险年度统计报表
5、社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料
二、定期类
（一）保管期限为100年
1、参保人员登记材料。包括缴费单位和缴费人员，办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料
2、社会保险个人账户管理材料。包括个人账户对账、个人账户修改等相关材料
3、社会保险费征缴核定材料。包括缴费基数核定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预（补）缴费、退费、加收滞纳金、加收利息等申报核定业务表单及相关审核材料
（二）保管期限为50年
1、社会保险卡（证、手册）管理材料。为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料
2、退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料
3、异地安置登记材料。包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料
4、养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付等申报核定业务表单及相关审核材料
5、社会保险基金征缴明细表和汇总表
6、养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料
7、办理特殊工种提前退休和因病提前退休的相关文书和审核材料
（三）保管期限为30年
1、养老保险支付明细表和汇总表
2、社会保险数据和分析报告等资料
3、社会保险稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料
4、社会保险监察材料。社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料
5、社会保险经办机构内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料
（四）保管期限为10年
1、社会保险登记证管理材料。包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料
2、社会保险待遇领取资格验证材料。包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料
3、服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行签订的协议书、终止协议材料
4、催缴材料。包括社会保险费补缴通知书、补缴协议
5、缴费证明材料。包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料
6、社会保险业务月/季统计报表
（五）以下材料保管期限暂定为50年
1、收款凭证、会计账簿、会计报表等
2、养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等
3、社会保险基金年度预决算表
