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做好值班工作应把握“五要五忌”

 太阳下的森林 2014-05-19

做好值班工作应把握“五要五忌”

 

党委办值班室是办公室工作枢纽,值班秘书作为工作枢纽部门的工作人员 ,岗位光荣 ,责任重要。我在工作中体会到 ,要做好这项综合性的“窗口”工作 ,应努力把握好以下五要五忌。

一、要塑造良好的自身形象,忌妄自尊大。党委办值班室 ,既是办公室秘书工作的“综合部” ,又是办公室面向部门和基层的“窗口”。值班秘书在工作中,常常以领导或办公室的名义直接与上下、左右、内外打交道 ,担负着上情下达、下情上达 、左右沟通和内外联系的重任。人们往往通过值班秘书来看待和衡量整个机关工作人员的作风。因此 ,值班秘书必须树立起良好的自身形象。一是待人处事谦逊朴实。不管是与领导打交道、与同事打交道还是与群众打交道,都要诚恳和蔼、热情周到。特别是到办公室办事的同志或群众来了,都应起身打招呼、请坐倒茶,主动询问、热情接待。切忌因工作在首脑机关而产生强烈的优越感 ,待人妄自尊大、口大气粗 ,滋生旧式“衙门”习气 ,损害机关秘书部门的形象。二是谈吐举止优雅端庄。日常工作中时刻做到“坐如钟 ,站如松 ,行如风”,注意小节 ,言行稳重。办事雷厉风行、说一不二,切不能油头滑面,痞里痞气。接待来访、接听电话时镇定自若、言语清晰,防止慌慌张张、丢三落四。三是穿着打扮健康大方。穿着打扮既要体现出健康向上、庄重严肃的气质,又要具有个人特点,不能标新立异,一味追赶时髦。特别是女同志切不可浓妆淡抹、打扮得花枝招展。

二、要发扬甘于奉献的精神 ,忌贪图名利。繁忙琐碎是秘书工作的一个突出特点。而党委办值班室工作 ,更是事无常形 、琐碎枯燥 ,被人们称之为“万事筒”“八角鱼”。面对有些人对值班秘书的偏见和价值取向对人们人生观的冲击 ,值班秘书要经受住“清苦”的考验 ,树立起强烈的奉献意识。首先 ,要坚守住“值班台”这个平凡的岗位。充分认识到值班秘书与其他秘书在工作上只是分工不同 ,并无高低贵贱之分,也无孰轻孰重之别,都是为领导、机关和基层服务的。要坚决克服职低位卑的庸俗思想,更不能身在曹营心在汉,在本职岗位上碌碌无为,不思进取,一心想着轻松的岗位。要懂得坚守,既然给了我们小小值班台,我们就要在值班台上无私奉献,不求回报。只有具备这样的心境,才能安心做好值班工作。其次,要把从事值班秘书工作看成是一项无尚光荣的工作。由于党委办值班室在工作性质和内容上比其它部门或单位值班室更具重要性和广泛性 ,甚至有些情况值班秘书了解掌握的 ,而专职秘书都不一定了解。因此,值班秘书只有把领导的信任转化成自己爱岗敬业的精神支柱,才能视岗位如战场,视工作如生命,才能在繁杂枯燥的工作中寻找到无穷的乐趣。再次,要把值班室当成锤炼自己的熔炉、学习进步的课堂。2007,我从基层借调到县委值班室工作,领导推心置腹地跟我说,值班工作可能是枯燥的,但你要学会在单调中充实自己,在枯燥中提高自己,要善于向领导学习,善于向身边的同志学习。实践证明,在值班室工作中得到的锻炼提高 ,是在其它岗位上难以得到的 ,也是用金钱买不到的。毛主席说过,“人是要有点精神的 ”。我在工作中感到 ,值班秘书要讲精神 ,最重要的就是要有强烈的爱岗敬业精神、甘于奉献的精神 ,并做到个人利益服从全局利益 ,自觉抵制个人主义、拜金主义和享乐主义的思想。

三、要具备过硬的业务素质 ,忌得过且过。值班秘书虽然不象专职秘书那样直接为领导服务,也不像文字秘书一样撰写高水平的讲话稿,但要承办一些政策性、协调性和综合性很强的工作。因此 ,值班秘书具备过硬的业务素质是不可或缺的。一是要有较好的文字表达能力。要懂得基本的语法修辞 ,掌握语言逻辑 ,有一定文字表达水平。二是要有良好的听知理解能力。对领导的指示要做到充分全面的理解,不能管中窥豹、一知半解。甚至要了解一些地方方言 ,并熟悉口音的发音特点和规律。三是要有很强的语言表达能力。在表述问题时 ,不仅要口齿清楚、语言简练、观点鲜明、条理性强 ,还要态度从容、不卑不亢。四是要有较强的组织协调能力。要充分掌握领导的工作分工、工作特点,了解机关部门之间的职能分工 ,熟悉相关单位的方位、构成和担负的主要任务及社情、民情等 ,主动协调有关工作的落实。

我感到,提高业务素质 ,首先要努力抓好政治理论学习,特别是本专业基本知识的学习,不断提高政策水平和观察、分析问题能力。特别是新任值班秘书 ,更要注重通过学习基本知识来熟悉本职工作的主要任务、工作制度和具体要求等 ,以求尽快进入角色。其次 ,要虚心向领导和身边的同事学习 ,尤其要珍惜向领导学习的机会。机关很多领导都是老秘书出身 ,甚至有的就是从做值班秘书开始的,他们不仅有很高的政策理论水平和文字写作能力,而且有很丰富的实践经验 ,有的可堪称秘书工作专家。向领导学习的内容很多 ,作为值班秘书 ,应主要学习他们考虑问题的高度、分析问题的角度和处理问题的技巧等。再次,要注意收集整理与秘书工作相关的资料和总结,吸取工作中的经验教训。收集资料的过程也是对有关知识学习的过程,只有手头掌握的情况丰富了,才能做到遇事不慌、处事不乱。总结吸取经验教训,是在实践中有效提高自身素质的一个重要方面 ,尤其是吸取工作中“败走麦城”的教训,将会起到“催化剂”作用。

四、要有严谨的工作作风 ,忌懈怠拖沓。值班室工作虽然繁冗复杂 ,但事无小事,甚至有的牵一发而动全身。因而要求值班秘书必须养成快、准、细、严的工作作风。首先 ,要严格落实工作规定和程序 ,以认真负责的态度、一丝不苟的作风处理好每件事情。做到对经值班室转呈领导的各类文电、材料 ,认真审查 ,严格把关。对负责的会务工作 ,准备充分 ,严谨细致 ,不留死角。对领导交办事项,积极主动,周密计划 ,注重效果。对受理的其它事项 ,件件有登记 ,事事有落实 ,杜绝粗疏现象。其次,把握好处理繁杂工作时的轻重缓急。做到急事急办、特事特办、重要的事情集中精力重点办。如遇到重大情况和突发性事件,按原则应逐级报告,若特殊情况不能逐级报告的,值班人员应在充分掌握情况的前提下,直接报相关领导指示。所以,工作中不能囫囵吞枣一把抓,从而影响到中心工作,降低工作效率。再次,对工作中个人把握不准的问题 ,要及时向领导请示报告,切不可轻易表态。值班过程中经常有群众来访,对于来访者我们首先是是要尽自己的可能帮助来访者解决问题,对解决不了的问题主动做好宣传、解释、说服工作。而对把握不准的问题,应及时报告有关领导或通知相关单位接访。绝不能情况不明决心大、把握不准乱主张 ,防止误事、错事。

五、要树立牢固的纪律观念 ,忌放任不羁。应突出强化三个方面。一是要有良好的政治意识。自觉维护党委、政府的权威。体现在个人言行中 ,就是按照党委政府确定的路线方针政策,统一口径 ,规范行动。特别在平常工作和与群众交往中,要时刻警示自己 ,注意把牢正确的政治方向,增强政治上的敏锐性和鉴别力。二是要有严格的组织观念。值班秘书工作忙、时间紧是现实 ,但不能以此为借口淡化组织观念。要在繁忙的工作中主动接受组织的教育管理 ,自觉遵守各项规章制度 ,做到下级服从上级 、个人服从组织 ,防止和克服自由主义。三是要有很强的保密观念。由于值班秘书在工作中涉及党、国家以及领导的秘密多、层次高 ,因此 ,必须时刻注意保持清醒的头脑 ,做到不该看的不看 ,不该问的不问 ,对经办的秘密事项守口如瓶 ,对受理的文件妥善保管 ,对收发的各类资料严格登记 ,切实防止丢失泄密。

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