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计划常受上级干扰,怎么办?

 独狼图书馆2012 2014-05-30

计划常受上级干扰,怎么办?

Distraction

阿灿在小强的公众平台问:

计划常受上级的干扰,如何更好地应对这种干扰?谢谢。

我猜这应该是很多人都会遇到的问题,所以跟大家分享下我的经验 :)

首先,来自上级的干扰有两种:

  • 给你任务之后又不断变化
  • 不管你现在在干什么随时用他的事情占用你的时间

应对这两种干扰的方法略有不同,后面会提到。

接下来,是一个心态的调整

我观察到一些朋友在被打扰之后,情绪会有强烈的波动,这又影响到做其他事情的效率,心情不好的时候效率是比较低的,不是吗

就像往平静水面扔一块石头,会有水花和涟漪,这些都不可避免,同时我们要修炼的就是迅速归于平静

(其实我猜阿灿这个问题的背后,也是想减少这种情绪波动)

所以我们摆正一个心态:职场中被别人打断或者出现临时突发事件是非常正常的,我们要思考的是如何降低这种事情出现的几率

下面是一些我的实践经验:

1、声明原则

曾子说:“知止而后能定”,我对这句话的理解是:明确自己的原则,才能坚定和平静。

把自己的原则传递给上级,其实就是“向上管理”的一部分,我有两个小诀窍:用行动声明原则 & 不断植入心锚。

行动声明原则,这个部分很简单:

  • 做对的时候正面反馈,比如上级偶尔看你正在忙着就没打断你,而是说:“忙完了到我办公室来一下”,这时候我们可以告诉老板说:“老板,你今天做了一件让我非常感动的事情,在我专心工作的时候您没有打断我,还很尊重我,我真的要非常感谢你……”,这句话的威力应该蛮大的 :)
  • 做错的时候负面反馈,比如上级又在我工作的时候打扰我了,走到跟前说:“小强,你一会儿……”。我会表露出自己的真实情绪,比如略带点愤怒的不高兴,老板这时候会察觉到,然后我会接过老板临时布置的任务,然后跟老板沟通:“我可以把这个事情搞定,虽然我本身今天要完成其他几件事情的,看来只好往后拖拖了,坦白讲,我真的不太喜欢这种感觉。”(这个度很难把握,慎用。)

正面反馈和负面反馈缺一不可,并且不能过度夸张 :)

植入心锚(简单讲就是条件反射,一提起你就想到你是一个不喜欢被打扰的人,这就成功了。哈哈)

  • 利用各种环境不断重复你的主张:不喜欢被打扰,同时告诉别人该怎么做,比如一起吃饭或者打球的时候,故作随意的说:“老板,我这个人有个奇怪的习惯,干啥事特别害怕被打扰,一旦被打断,半天进入不了状态,所以一般不太着急的事儿,我都请同事邮件我”,或许这时候老板会说:“哎呀!我也是这样!发邮件倒是个好办法!”
  • 给老板看番茄工作法的书,特别是保护番茄中的部分,让你们有共同的语言,和互相理解的基础。

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2、保留协商的权利

在职场里,我们有个权利很容易被忽略,那就是协商的权利。

我们为老板打工,老板买了我们的时间,我们有责任提高效率,增加产出,这就是协商的基础,同事之间的协作也是一样。

所以如果手头事情比较多,而又有人委托给我一些事情,对我造成“干扰”的时候,我就会协商说:“能否明天下午3点左右给你结果?”

当然,协商的前提是你对自己的时间管理很有自信:

  • 因为事情不能一拖再拖,预估时间一定要准。
  • 同时协商的标准要统一,随时准备回答这样的问题:“为什么把这件事推后而不是那件事?”

否则的话比较容易被误解。

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3、完整收集,千万别忘

推迟处理一件事,和忘记处理一件事,这有质的不同

谁都不喜欢自己的事情被别人忘记,很没有存在感的赶脚。

所以我们可能做的很棒,通过协商把事情推后,消除掉干扰。

但如果没有把这件事收集下来(写在本子上,或者软件里),那很有可能忘掉,到时候对方会怎么想呢?

“嗯……这个人不靠谱!下次我交代给他的事情一定要催得紧一点!”

于是,你就更容易被干扰了。

4、统计经常被打扰时间段,找出规律

这个方法我在很多公司分享过,遗憾的是并不是所有人都相信这个方法有用,可能每个公司的具体情况不同。

但这一点真的是亲测可用啊!所以如果读者您也通过统计的方式找出了被干扰的规律,请您立刻告诉小强哦,谢谢 :)

方法很简单:

  • 每次被干扰的时候记录一下时间,比如9:30被打扰,10:21被打扰,11:09被打扰;
  • 然后可以用时间线做横轴,被打扰次数做纵轴,很直观的显示出经常被打扰的时间段。

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5、主动沟通,快速迭代

有些上级比较善变,交给任务之后又不断变化,让人头痛。

我用过最好的办法就是主动沟通,快速迭代

  • 主动沟通:事情有一点进展,就通过邮件或者电话汇报,或许在这个时候他会想到新的指示给你,省得你埋头干了半天,结果因为他新的想法而前功尽弃。
  • 快速迭代:这是软件开发常用的方法,简单讲就是先放出“最简化的可用版本”,然后再不断修正,举个例子,老板让我帮他做个产品介绍的PPT,那我不会全部做完后再给他看,而是先写出个大纲和他讨论,然后做出个最简化的版本,甚至是在纸上画出各个页面和他讨论,没有问题了,最后再动手做PPT。

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ps:引导上级通过邮件沟通,这样会留下记录,但并不是要翻旧账哦 :)

结语:

反过来,如果您是上级,您会怎样和下级进行沟通和协作,来降低团队内的互相干扰呢

邹鑫追求幸福的时间管理行动家,《小强升职记》的作者,专注于分享时间管理方法、时间管理案例、时间管理工具。

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