1. 宗旨
为了加强总公司及下属公司的合同管理，依据中华人民共和国合同法等有关法律法规规定，结合本公司实际，特制定本制度。
2. 适用范围
本制度适用于总公司、全资(控股)子公司和分公司对外签订的各类合同，包括：销售合同、采购合同、服务合同、租赁合同、投融资（担保）合同、公司收购、商标专利 (转让或使用许可)合同等，公司劳动合同除外。
3. 分类管理
3.1 本公司合同分为重大合同和一般合同。
3.2 重大合同，指本公司支付预付款的合同、对方分期付款 (赊账)达人民币2万元及以上的销售合同、投融资合同、商标专利合同 (转让或使用许可)。
3.3 重大合同以外的其他合同，属于一般合同。
4. 管理部门
4.1 承办部门：公司业务部门、子(分)公司为合同承办部门，负责合同立项、一般合同对方主体资格和签约人合法身份查证、重大合同对方信用及履约能力查证、合同谈判和起草、履约跟踪和对方异常变动事项报告职责。
4.2总经办：为合同审核部门，负责合规审核、合同编号、参与重大合同谈判及客户信用调查、签字盖章、合同及附件档案保管、履约监督、年度合同检查、争议谈判和诉讼解决职责。
4.3财务部：为资金监督部门，负责重大合同价格确认（审核）、合同资金调拨职责。
4.4总经理：为合同批准人，负责合同批准、签署（或指定委托人签字）。
5. 合同及附件
5.1 除即时结清(钱货两清)交易外，其他合同必须采取书面形式(包括往来函件) ，禁止口头合同，禁止签订合同主体、期限、价款、数量、质量规格、商品交付方式、价款支付方式和诉讼（仲裁）管辖地任何一项主要条款不明的合同。
5.2 应当使用本公司标准合同或草拟合同，或政府部门推广的格式合同，严格控制使用对方格式合同。
5.3 本公司合同及附件原件至少留存两份，交总经办存档（档案管理和法务）。
5.4 存档的合同文件，应当包括：
5.4.1 合同正本及授权委托书原件；
5.4.2 对方工商营业执照及经办人身份证复印件(须与原件核对无误）；重大合同对方近年财务报表、信用及履约能力报告原件；
5.4.3 变更或解除协议原件；
5.4.4 送（收）货单原件（须经对方公司盖章或指定收货人签字）；
5.4.5 付款凭证复印件；
5.4.6 合同履约异常和风险报告原件；
5.4.7 双方往来函件、电子邮件、传真件原件；
5.4.8 合同审批表原件（电子或书面审批）。
6. 客户信用
6.1 合同承办人，需要提交对方单位营业执照(含其它必要的证照)及经办人身份证复印件(与原件核对无误)，政府部门除外。
6.2 重大合同，合同承办人同时提交对方单位过往信用及履约能力查证报告（如必要，应当提交税务证、企业代码证和近年真实财务报表），并对合同的商业可行性作出评估。
7. 合同谈判
7.1 一般合同谈判，由业务承办部门进行；
7.2 重大合同，由业务承办部门组织，公司总经办（法务）派人参加，财务部视情况决定是否派人参加。
8. 审核和签署
8.1 禁止公司内设业务部门、全资或控股分(子)公司擅自对外签署合同，或其他具有法律权利义务的文件，包括电子邮件、传真件等。
8.2 合同审核程序包括部门领导复核意见、总经办审核意见、签字盖章和合同资料存档；
8.3 业务部门（含全资或控股分、子公司）应当确定合同承办人，业务部门负责人负责督促本部门合同承办人履行职责，并在合同审批表上签署复核意见；
8.4总经办负责审核合同的合法性，一般合同两个工作日，重大合同五个工作日审核完毕。对方营业执照复印件，经办人身份证复印件，重大合同对方信用文件和履约能力报告必须完备。
8.5 总经理审查批准，并指定合同签署人(法定代表人签署的除外)，出具授权委托书，在法定代表人批准后，加盖单位公章(或合同专用章)和骑缝章，合同至少三份，本公司留存两份。
8.6 合同承办人应当当场见证对方代表签字和加盖公章，并即时收回签署的合同正本（至少两份），并送总经办归档。
8.7合同的审核应通过公司OA系统合同审批流程进行，也可采用纸质《合同审批表》（附件一）流转审核。
8.8 禁止未经总经理授权，擅自或越权对外签订合同，或具有法律后果（权利义务）的文件，包括电子邮件和传真件。
9. 合同履行
9.1 合同承办人应当跟踪合同履行全过程，并及时了解对方公司可能或已经出现的经营风险，包括财务、市场或法律风险(诉讼或政府部门行政处罚)，并通过审批系统或电子邮件通报总经办（法务）。
9.2 合同承办人至少每六个月，与对方经办人或负责人会面，了解对方经营状况，督促对方履行合同和支付合同款，遇有情况变动，立即通报公司总经办。
9.3总经办于每年年末，对全公司合同履行情况作出检查，对于检查出的问题，会同业务部门和公司相关部门制定整改措施。
9.4 对于违约单位(如拖欠货款)，公司于每年年末，向对方单位发出履约函(或催款函)，一式两份，一份由合同承办人送达对方经办人或负责人，一份经由对方盖章签收后收回，交回总经办存档。
10. 合同变更
10.1 合同履行过程中需要签订补充协议或者进行合同变更、解除的，应与对方达成书面意见，在达成新的书面协议以前，原合同仍然有效。
10.2合同的变更、解除按照本制度合同审核程序办理。
11. 违约处理
11.1 合同承办人发现对方公司出现下述情况的,应当立即报告公司部门领导和总经办：
11.1.1 经营状况严重恶化；
11.1.2 转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
11.1.3 丧失商业信誉；
11.1.4 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。
11.2 业务承办部门和总经办应该对违约单位作出评估，提出处理意见（限定还款期限或提起诉讼），报公司总经理批准后实施。
12. 合同存档
12.1 合同及附件一式两份，交公司总经办(档案员和法务)存档，合同及变更和终止协议必须提交原件。
12.2 档案保管部门，应该确定专人负责，并建立归档和人员变动书面交接手续。
13. 合同保密
各部门及人员应当遵守公司相关的保密制度。任何人不得以任何形式泄露合同在订立和履行过程中涉及的商业和技术秘密。
14. 合同考核
14.1 公司每年年末，总经办牵头，总经办、人事部、财务部、各业务部门参加，进行公司合同管理考核评比，对于管理尽职、合同履行顺利的合同承办人，由公司人事部予以表彰。
14.2 具有下列行为之一的，属于合同管理失职和严重违反公司规章制度的行为，由公司人事部根据具体情况，给于直接责任人和直接领导者相应处罚，直至赔偿公司损失和解除劳动合同。
14.2.1 合同签订中，与客户串通，故意隐瞒或夸大客户或市场信息，误导和损害公司利益；
14.2.2 工作不负责任，丢失或损毁合同及附件材料；
14.2.3 违反职业道德，故意或过失泄露合同条款、商业和技术秘密；
14.2.4合同履行期间，对方经营状况恶化，获知后不及时向公司相关部门汇报。
14.2.5未经总经理授权，擅自（或越权）对外签订合同，或具有法律后果（权利义务）的文件，包括电子邮件和传真件。
15. 附则
15.1 本制度经公司办公会议讨论审议，公司总经理批准后生效。
15.2 本制度向公司全体管理人员和业务部门合同管理员公布，并在阅读后签名确认，成为公司规章制度的组成部分。
二0一二年十二月六日
