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小企业在采购过程中造成原材料短缺的原因大致有以下3种情况。
原材料的自然损耗或合理损耗。采购过程中的原材料自然损耗或者合理损耗等情况，多发生于化工企业或者消费品的加工制造、屠宰、饮食等行业，比如牲畜、粮食、甘蔗、鲜果、酒精等。
这些原材料有的易虫蚀、有的易腐变质、有的易挥发，即使采取了防护措施也不可能完全杜绝短缺现象的发生。
原材料的损耗肯定会给企业带来一定的损失，至少会影响产品制造数量的减少。通常情况下，这些自然损耗或合理损耗在财务上通过提高外购原材料的单位成本加以解决。
供货单位造成的短缺。一般是由供货方供货不足，或者供货单位没有按照合同发货或者发错货而致。通常情况下，这种短缺应由供货方补发货物、调货直至退款加以解决。
运输机构造成短缺。在提货制的方式下，采购企业往往委托运输机构进行运输。
如果运输机构责任心不强，在搬运、装卸过程中可能造成原材料因碰撞或车祸或自然灾害而毁损，或者因运输结构未按照运输规程操作等原因致使毁损或丢失。通常情况下，这种短缺是由运输机构造成的，应由运输机构负责赔偿。
会计处理分两种不同情况
对外购原材料的短缺或损耗必须及时查明原因，分清责任，区别不同的情况进行会计核算，其中涉及到的税收问题亦应一并进行处理。
在实际成本计价法下，小企业对原材料的日常核算主要涉及“在途物资”和“原材料”两个主要账户。其中，关于外购原材料的短缺或损耗在《小企业会计准则》中的“在途材料”科目里这样规定的：向供应单位、运输机构等收回的原材料短缺或其他应冲减原材料采购成本的赔偿款项，应根据有关的索取凭证，借记“应付账款”或“其他应收款”科目，贷记“在途材料”科目。
因自然灾害等发生的损失和尚待查明原因的途中损耗，先记入“待处理财产损溢”科目，查明原因后再作处理。但在实际工作中也不尽然。
定额内的合理损耗。这种损耗是由于原材料自身的物理性能或化学性质而致使数量减少，应当记入原材料的采购成本。其处理方法为：按实际收到的原材料数量入账，但支出总额不变，增值税进项税额亦不变，但应提高入库原材料的单位实际成本，会计处理上则不进入“原材料”的总分类核算而只进行明细核算。也即按照实际收到的数量一方面登记原材料明细账，另一方面重新计算原材料的单位实际成本。具体方法是用采购原材料的实际总成本除以原材料实收数量。新的单位成本记入原材料明细账，借以满足先进先出法和个别计价法的需要。
非定额内的损耗。一般情况下，定额内损耗是指自然损耗，而非定额内损耗则是定额损耗之外的由多方面原因造成的损耗，因此非定额内的材料损耗在会计上应根据不同的原因进行处理。
原因一：供货单位造成的短缺。这要区分两种情况:一是货款尚未支付。在此情况下，应按短缺数量计算拒付金额，填制“拒绝付款理由书”并送交开户银行审查，经银行同意后，方可根据收料单、发票账单、“拒付理由书”、银行结算凭证，按照实际支付的金额进行账务处理。
二是货款已付并记入“在途物资”账户。这种情况下，一方面要及时与供货单位联系，要求供 货单位补发货物或者要求赔偿，另一方面通过“应付账款”账户进行核算。具体的账务处理步骤如下：按照实际收到的材料数量在验收入库时：借：原材料—— —××材料贷：在途物资—— —供货单位（或××材料）确认损失时：借：待处理财产损溢—— —待处理流动资产损溢贷：在途物资—— —供货单位（或××材料）应交税费—— —应交增值税（进项税额转出）进项税额转出数额的确定有两种方法。一是根据原材料短缺数量计算转出的增值税额，即单位原材料的增值税额乘以短缺数量。其中，单位原材料增值税额为增值税进项税总额除以原材料的采购数量。二是根据短缺的原材料价值计算转出的增值税，即材料短缺数量乘以单价再乘以适用的增值税税率。
另外，在确认供货方责任赔偿时，当购货方发现材料短缺、毁损，查明原因后出具原材料短缺申请，交主管税务机关签字后将审批的申请交予供货方，其据此开具增值税红字发票。这样，购货方取得红票即可做上述账务处理，即短缺部分原材料对应的进项税额可以用蓝字记入“应交税费—— —应交增值税（进项税额）”账户贷方，也可以用红字记入“应交税费—— —应交增值税（进项税额）”账户借方。无论哪种账务处理，在登账时一律用红字登在“应交税费—— —应交增值税（进项税额）”账户借方。制度规定，无论购货方是否收到红字发票，均从出具申请的当月起，该部分进项税额就不得抵扣。
确认债权时：借：应付账款—— —供货单位贷：待处理财产损溢—— —待处理流动资产损溢当然，为了简化会计核算，在实际工作中也可把后两步合二为一，即：借记“应付账款”科目，贷记“在途物资”、“应交税费”等科目。
收到款项时：借：银行存款贷：应付账款—— —供货单位如果供货单位补发货物，应根据对该批原材料是否进行了 会计核算的具体情况，在验收原材料后，分别作如下处理：借：原材料—— —××材料贷：在途物资—— —供货单位（或××材料）或待处理财产损溢—— —待处理流动资产损溢或应付账款—— —供货单位需要注意“应付账款”科目的使用：一般而言，单位所获得的各种赔偿是通过“其他应收款”科目核算的，为什么供货方的赔偿却要通过“应付账款”科目进行核算？其原因在于，仅就货物购销合同而言，购入原材料的企业（付款方）与供货方（收款方）存在着实质性的债权债务关系。购货方是债务人，销货方是债权人。而购货方要求供货方负责赔偿产生的债权关系是基于购销双方原材料的买卖而导致的。
因此从购货方的角度来看，它应该是债务人的债权，所以这项债权应记入“应付账款”科目的借方而非记入“其他应收款”科目，以区别于由其他原因的造成原材料短缺的处理。
原因二：运输机构造成的短缺。运输机构既不是购货方也不是供货方，而是以收取运输费为目的的企业，因此由运输机构的原因导致的原材料短缺理应由其负债赔偿。具体账务处理如下：确认损失时：借：待处理财产损溢—— —待处理流动资产损溢贷：在途物资—— —运输机构（或××材料） 应交税费—— —应交增值税（进项税额转出）确认债权时：借：其他应收款—— —运输机构贷：待处理财产损溢—— —待处理流动资产损溢当然，为了简化会计核算，在实际工作中也可把这两步合二为一，即：借记“其他应收款”科目，贷记“在途物资”、“应交税费”等科目。
收到赔偿款时：借：银行存款贷：其他应收款—— —运输机构另外，如果小企业是增值税的小规模纳税人或者企业采购的原材料用于增值税的非应税项目，发生了原材料的短缺或损耗应直接调整原材料成本或者相关费用和成本科目，而不通过“应交税费”科目核算，其原因在于《增值税条例》相关规定。
原因三：非常损失或原因不明的短缺。因自然灾害等原因发生的损失和尚待查明原因的途中损耗，应先记入“待处理财产损溢”科目，待查明原因后再作处理。其中，对于短缺材料的增值税，其进项税额不得抵扣，应由“应交税费—— —应交增值税（进项税额转出）”科目的贷方，转入“待处理财产损溢”科目的借方，与损失的材料成本一并处理。经批准核销时，再将扣除残料价值和过失人、保险公司赔款后的净损失记入“营业外支出”科目。具体步骤如下：借：原材料—— —××材料其他应收款—— —过失人（或保险公司）营业外支出—— —非常损失贷：在途物资—— —供货单位（或××材料）应交税费—— —应交增值税（进项税额转出）或待处理财产损溢—— —待处理流动资产损溢案例：2013年12月1日，任城有限责任公司从甲企业购入A材料100千克，单价1000元，取得增值税专用发票，款项已通过银行结算。12月8日，A材料运达公司，验收入库时发现短缺20千克，原因不明，公司按实收数量办理入库手续。12月12日，经调查查明，短缺的20千克原材料中，10千克由运输机构赔偿，剩余的10千克由保险公司 赔偿其中的80%。12月18日,收到相应赔款并存入银行。相应账务处理如下：12月1日，支付款项时：借：在途物资—— —A材料
100000
应交税费—— —应交增值税（进项税额）17000贷：银行存款11700012月8日，收到材料时：借：原材料—— —A材料
80000
贷：在途物资—— —A材料
80000
同时：借：待处理财产损溢—— —待处理流动资产损溢23400贷：在途物资—— —甲企业（或A材料） 20000应交税费—— —应交增值税（进项税额转出）340012月12日，根据审批意见：借：其他应收款—— —运输机构 11700—— —保险公司 9360营业外支出—— —非常损失 2340贷：待处理财产损溢—— —待处理流动资产损溢2340012月18日，收到赔偿款时：借：银行存款21060贷：其他应收款—— —运输机构 11700—— —保险公司 9360假设20千克A材料属于供货单位少发造成的。经协商，除20千克A材料由供货单位补发外，供货单位再支付1000元的罚款。12月16日，A材料和款项均已收到，A材料验收入库。
收到A材料并验收入库时：借：原材料—— —A材料
20000
贷：在途物资—— —甲企业（或A材料） 20000收到的罚款存入银行时：借：银行存款1000贷：营业外收入—— —罚没收入 1000如果小企业采用计划成本计价法进行原材料核算，对于采购过程中发生原材料短缺或者损耗等情况，还应及时调整“材料成本差异”账户，把计划成本调整为实际成本。其会计处理方法与实际成本计价方式基本相同。 |
