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电子文件（档案）管理环境下的号序体系组织及实施 电子档案管理与传统档案管理相比，在管理形式、内容和载体上都有较大的变化。面对新形势新要求，必须科学分析电子档案的特点，找到科学管理电子档案的有效规则和途径。号序作为一种规则，它是通过标准化、语义化、关联化的阿拉伯数字及字母组合来表述某一特定含义。号序体系体现了一种规则组合，即在电子文件（档案）管理的全过程中，对各管理环节和要素进行规则划定及对应。这种管理方法十分简洁和有效，是一种不可忽视的、具有高度拓展性的管理方法。 一、电子文件管理号序及其特点 号序是通过字符规则来表述某一特定含义的管理行为。在传统档案管理环节中，号序也是重要的一环，档号、存址号的编制就是其中的一个显著标志。电子文件的管理与纸质文件管理不同，从管理方式看，电子文件进行逻辑、介质的双重管理；从管理对象看，电子文件内容不可直读，且内容与载体可分离，有多种信息表现形态；从联接关系看，电子文件往往与一定的纸质文件或其他载体文件的关系较为密切；从管理数量看，电子文件更易形成、复制，数量更加庞大。这些特点决定了电子文件的管理号序比纸质文件更为复杂，层次更多，管理难度也更大。 （一）号序体系较复杂 电子文件管理与纸质文件管理不同，纸质文件更多的是对实体秩序状态和存取位置的管理，而电子文件管理既有对虚拟逻辑秩序的管理，也有对存储介质、介质存取和联接关系的管理。面对复杂和数量庞大的电子文件，必须形成科学合理的号序体系，对电子文件进行全方位管理，其中涉及的号序结构比纸质档案复杂得多。 （二）号序针对性较强 电子文件管理所涉及的号序主要瞄准电子文件的管理特点及方法，针对性较强。在其组织与实施过程中，关键要抓好以下内容：在管理形式上，能适应原生性和再生性电子文件的管理；在逻辑状态上，可以保证电子文件的信息安全、真实可靠及长期保存；在实体状态上，能对其离线脱机存储介质进行科学管理；在物理空间上，能标注档案介质实体存址，充分体现管理精细化水平。 （三）号序关联较复杂 与纸质文件相比，电子文件相对分散，要发挥电子档案实效，便于查找和利用，就必须建立相对完整的关联，打破物理和逻辑存址上的阻隔，维持文件与文件、文件与资料、档案与载体等的相互联系，这些联系有些是在归档过程中形成的，有些则是在管理过程中新增加的。这些号序关系包括成套、支撑、对照、指向、说明、备份等，它们都是重要的管理因素，不可孤立对待。 二、号序的组织及实施 电子文件（档案）管理号序的组织要坚持科学、实用、便捷、规范的要求，要符合档案及档案工作的一般规律，体现电子文件管理的特点。在这个号序体系中，档号仍是指代电子档案的唯一代码，是整个管理工作的核心，其他号序的组织都以档号为中心向四周辐射。综合而言，电子文件号序的管理功能主要集中在以下几个方面：指代具体的电子文件，进行离线备份介质管理，提示其与其他档案的关系，固定介质实体位置，提示电子档案门类及稿本状态。为了实现全方位管理目标，我们综合设定了以下几类号序，详见图1。 （一）档号 档号是指代档案的唯一号码，既可以指代电子文件在整个档案资源体系中的逻辑位置，也可以反映该类档案的整理体系，同时也可以作为档案查借和归还的一个参考。档号的结构可以依据《档号编制规则》DA/T 标准执行。值得注意的是，2001年以后的文书类电子档案应遵从《归档文件整理规则》，以件为单位进行管理；声像类电子文件的管理一般以卷为单位进行管理，通常以某事件或某活动组织案卷。这样既可以保障内容的连贯与联系，也可以提升管理的精细程度。档案门类及档案稿本号可以在档号中以集成方式体现，亦可独立。 （二）电子档案号 电子档案号是计算机存储器中唯一标识电子档案的字符串，即文件命名。该号一般以档号命名，同时标识文件扩展名，以保证其可读。在必要时，电子文件号亦可体现稿本等因素。无论是原生性电子文件或是数字化的电子副本都应以档号命名，更具识读性和标准性。在设计业务系统、进行电子文件管理时，应制定好文件命名的策略，以更好地衔接电子文件存储、备份、挂接、封包等工作。档号与电子档案号一般是一对一关系。 （三）存址号 存址号是电子文件物理载体的存放位置代码，是对库房和装具物理空间合理划分结果的标识。该代码可以改变过去依靠经验而进行的存取，更适用于馆藏文件较多的单位。电子文件的内容与载体可分离，决定了其载体形态是多样的（光盘、磁盘、磁带），当它脱离业务管理系统进行物理存档时，或需要对介质进行转换和内容迁移时，存址号的意义就显得十分突出了。当电子文件有多套备份或异质备份时，存址号也就存在一对多的关系，即一个档号可能对应多个存址。这对于保障电子文件的安全性、有效性意义重大。 （四）脱机载体号 脱机载体号是离线存储电子文件的介质编号，一般在备份完成后由档案管理部门为光盘、磁盘、磁带等载体赋予编号。该编号的编制应以载体类型结合电子文件门类基础进行，在编号中应适当地表述全宗号、载体类型、备份年度、文件类型等，通过介质编号，可以大致阐述载体中所存储内容、成份及时间。电子文件脱机备份可以选择多种载体类型，包括光盘、磁盘、磁带等，在套制上一般都会备份两套甚至是三套，因而一份电子文件可能对应多个脱机载体号。 （五）互见号 由于电子文件真实性较难确认，这就导致了在今后较长一段时间内，双套制管理形式仍是电子文件管理的有效手段。不论是形成于业务系统的电子文件，抑或是数字化的电子副本、电子文件的纸质副本，电子文件无法割裂其与其他档案的紧密联系。互见号就是联接文件与文件、文件与案卷、文件与资料等之间有机联系的重要方式。互见号具有一定的指向性，内容可以直接填入案卷级档号、文件级档号，甚至是专题号、资料号等，所诠释的文件关系有成套关系、佐证关系、说明关系、补充关系、包含关系、对应关系、承接关系等。 （六）档案门类号及档案稿本号 档案门类号是表述档案所属门类的专门代码。以高等学校为例，实践中形成的电子文件类型很多，如文本、图像、图形、音频、视频、程序、数据等；从类别上划分，有反映党政、教学、科研、外事、基建、出版等内容的。当存有大量电子文件时，应对电子文件门类进行划分，主要有四大类，每大类下亦可再分小类，如文书（党群、行政、外事）、声像（照片、录音、录像）、科技（基建、设备、产品）、专门（学籍、人事、财务）。进行门类管理的益处在于，一方面可避免档号重复，增强可识别度；另一方面可延续档案的分类成果，易于管理。档案稿本号是针对电子文件易复制、多头管理、稿本众多等实际情况而设立的，一般有正式电子文件、非正式电子文件、草稿性电子文件几类，可根据实际情况嵌入档号中以标识每份电子文件的具体身份。 各单位在具体组织电子文件（档案）管理号序时，应考虑本单位电子文件及电子档案管理的实际情况，因地因时制宜，并在档案管理环节中，作出合理的区域、功能划分，以防止出现管理不到位的情况。
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