城建档案馆文件编制指南

城建档案馆文件编制指南

 

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一、文件的形成

1、基建文件的形成

1.1基建文件主要是过程中的收集。

1.2过程中按《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003的P182附录F收集。当然工程具体情况不一样有些手续也是不完全一样的，最终所收集的文件也不完全一样。

1.3竣工后的照片需正立面、侧立面各一张（去照相馆写6寸的彩照），粘在一张A4纸上即可。

2、监理文件的形成

监理移交档案馆文件严格按《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003的P183要求即可。

3、施工文件的形成

施工文件参照《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003的P183-188，并结合工程实际情况来收集。重点注意事项如下：

3.1各分部、子分部根据工程实际情况收集齐全，这是档案室检查之重点。虽然《建筑节能工程施工质量验收规范》2007年10月1日实施，但目前档案馆只需其分部文件，其它的节能文件目前还未要求单独组卷。所以将节能分部与其它分部一同收集。

3.2图纸会审、设计变更、工程洽商等商务性文件签字必须是原件（复印完了签字也可），不可签完字复印。其附件可以是复印件，但若附图得有图框，签字都得齐全。

3.3复试报告类只收集复试报告，相应的检测报告无需组入。

3.4隐蔽工程检查记录C5-1装饰装修部分无需组入。

3.5地基验槽检查记录C5-5盖章的各单位必须是盖其法人章，诸如“ⅹⅹⅹ分所”、“ ⅹⅹⅹ分公司”之类的都不行，因为其不具备法人资格。

3.6其它资料平时收集齐全即可。

3.7对于应单独组卷的如桩（地）基工程、钢结构工程、幕墙工程等，资料相对较少，相关的会审、洽商、变更收集时注意签字齐全，是原件。其次就是相关的复试报告，报告没有可补性，所以过程中就得控制好了。然后就是相关隐蔽资料做齐全了。

4、竣工图的绘制

竣工图是工程维修、管理、改建、扩建的依据，是建筑工程竣工档案的重要组成部分，是建筑物真实的写照，所以竣工图的绘制至关重要。竣工图也是城建档案馆抽检的重点。

4.1竣工目录的绘制：竣工图的图纸中有变动或增减的，即跟原图纸目录有不同的，如图纸新补“建施03补”，就用签字笔在图纸目录的“建施03”下面列上“建施03补”，若原图纸“建施04”改新图了，则应在图纸目录的“建施04” 后面加一“改”字，从图纸目录上就能反映出“建施03补”的下一页图纸为““建施04改”。修改完毕的图纸目录与最终归档的图纸一一对应。

4.2各类型竣工图的绘制：

4.2.1我们一般是利用施工蓝图改绘竣工图，这一种类型竣工图的绘制具体见《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003的P87-93，要严格按要求绘制，将洽商、变更如实的反映在竣工图上。

4..2.2另一种常用的是用CAD绘制的竣工图，这种竣工图的原设计、审核人员的签字必须在晒图前签。各分包单位的竣工图无需加盖竣工图章。

4.2.3竣工图章应加盖在图签附近的空白处，签字真实、齐全。

二、文件的组卷

1、基建文件的组卷 

    1.1对于一些文件若建设单位的有必要将原件保存，交档案馆的复印件必须加盖建设单位的公章。

1.2基建文件无需做分目录，其卷内目录用城建档案卷内目录。

1.3原编字号栏填写文件号，如规划许可证的原编字号为“2006规建字ⅹⅹⅹⅹ号”。

1.4编制单位就是文件的出处单位，如规划许可证的编制单位就是“北京市规划委员会”。

1.5对于“单位（子单位）工程质量控制资料核查记录”有两页资料，也无需做分项目录，若第10页是该文件，在总目录中的页次栏写上10，而不是10-11，只是在备注栏写上“共2页”。（对于此类的问题，档案馆不同的工作人员要求也不一样。只要按他的要求做就对了）

2、监理文件的组卷

 监理文件按《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003的P183即可。

3、施工文件的组卷

3.1分项目录的编写：

3.1.1只有单页的文件不用单编分项目录。

3.1.2没有附页的文件的分项目录：按项（文件形成时就是按项编号）分别做分项目录，该目录的序号和页次是一致的。

3.1.3有附页的文件的分项目录：如洽商、变更等，序号与页次与文件上的编号一致（文件上的编号与页次不一致的用签字笔在该文件的右上角编上相对应的号），然后在备注栏加上“附ⅹ页”。目录详见附件1。

3.2卷内目录的编写：

3.2.1使用“城建档案卷内目录”表格。

3.2.2其它项的填写举个“地基与基础隐蔽工程检查记录”的例子。文件材料名称填写“地基与基础钢筋绑扎隐蔽工程检查记录”；原编字号就填写“C5-1”，编制单位填写“中建一局集团第二建筑有限公司’(哪家单位编制填哪家单位，如试验报告的编制单位就得填写该试验室的单位)，不得填写单位简称如“中建一局二公司” 。编制日期即该项资料的首至末日期。页次的编写从该项的分项目录开始至该项资料的最末一页，有附图的在备注栏注明“附图ⅹ页”。详见附件2

3.3试验报告的编号：预拌混凝土出厂合格证C4-8，在右上角的“编号”栏用签字笔依次编上C4-001、C4-002～。报告类文件的右上角的“编号”栏用签字笔依次编上001、002～。

3.4封面的格式：封面的具体格式见附件3。要注意的是案卷题名和编制单位，案卷题名的格式“施工文件---ⅹⅹ工程”，或“ⅹⅹ工程施工文件”。编制单位：填写该册文件的编制单位。编制日期中填写该卷的最早形成日期及最末日期。

3.4页码编写：每装订成本的文件是一册，每一册文件都应有页码。页码的编写从总目录后的第一张开始编写，是分目录即从分目录开始，没有分目录从该文件开始，大流水号编至文件的备考表。

4、竣工图的组卷 

4.1竣工图封面的案卷题名：为“ⅹⅹ竣工图”，工程名称跟文件内的统一；

4.2编制单位：是那家单位编制的就填写该家单位的单位全称；竣工图的目录也用“城建档案卷内目录”，然后按图纸目录顺序将折叠好的图纸依次放入；

4.3图纸的编号：右下角用签字笔编上流水号。

4.4对于分包单位出的如钢结构、幕墙竣工图等，图签栏的签字要在出图前完成，出完图后再签字是不符合城建档案要求的。

4.5一般房屋建筑竣工图的移交项有“建筑竣工图”、“结构竣工图”、“建筑给水、排水及采暖竣工图”、“建筑电气竣工图”，“通风空调竣工图”智能建筑的图就不用单交了，因为水电图里已都包含进去了。

三、文件的预验收及移交 

文件的预验收看似简单其实马乎不得，第一次给档案预验收人员的印象尤为重要。所以在工程文件预验收之前就要做好充分的准备。做到文件收集齐全、组卷清晰、整齐。从案卷封面、卷内目录、分项目录、备考表及硬纸板，该有的都得有了，然后先用铅笔编上页码。

文件的移交也不是那么难的事情，只要文件齐全、竣工图绘制等没有什么问题，其它的问题应该不算什么大问题了，按档案接收人员的要求去做就是了，不管他说的对与不对（我们曾经预验收是一个人，真正移交时又是另一个人，两人在一些页码的编写上就不一致），首先尊重他的意见，毫无疑问按要求改就很顺利的交了。

做好城建档案移交书，城建档案移交目录可参考《建筑工程资料表格填写范例》P697和P700，城市建设档案移交书的移交单位甲方需要盖上单位公章，负责人及移交人签好字。接收单位填写的一律空着，由城建档案馆填写。