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第一步
筹建前期物业管理架构
所谓“前期物业管理架构”是指物业项目在开发建设阶段，由开发商选定或由招投标选定的物业公司的组织架构。此时的物业公司“麻雀虽小，五脏俱全”，不需要太多的人员，但要求上岗人员都是能够独当一面甚至多面的骨干型人才。此期间物业公司的工作任务不是直接面向业主提供服务，而是要完成物业前期管理工作的全部任务。所以，此时的物业公司只是搭起了一个骨干架构，为以后扩充规模奠定基础。
项目开发建设阶段物业公司的机构和人员组成(仅为参考)。
1．经理1人。
2．文秘1人(兼管其他事物性工作)。
3．各工程专业技术人员，每个专业1人或兼职。
4．工程主管1人(同技术人员一起参与工程及设备系统的前期管理工作，尤其是验收工作，熟悉设备系统)。
5．水、电维修领班各1人(同技术人员一起参与工程及设备系统的前期管理工作，尤其是验收工作，熟悉设备系统)。
6．保安主管1人，保安员若干人(视开发商的需求而定，如售楼处及施工现场的保安。随着“样板楼”和竣工楼宇的移交，适时增补保安人员。物业公司应与保安公司签订合同，适时配备人员)。
7．保洁主管1人，保洁员若干人(视开发商的需求而定，如售楼处及施工现场的保洁。随着“样板楼”和竣工楼宇的移交，适时增补保洁人员。物业公司应与保洁公司签订合同，适时配备人员)。
8．绿化工程技术人员1人(负责绿化施工全过程的质量监督，物业公司自己配备或与相关公司签订合同配备)。
9．财务主管1人(视工作进程阶段需要配备)。
10．物业主管1人(视工作进程阶段需要配备)。
第二步
适时组建完整的物业管理处
在业主入住前2～3个月，物业公司应由前期的“架构”型，按工作进度逐步转化为“完整”型。此时应根据物业的规模、特点，将前期的“架构”进行充实。
首先定岗位、定人员，制定各岗位人员的招聘条件，配备各部门、各岗位人员。这些人员应根据工作进程分期分批到位。
在人员到岗，业主入住前，物业公司除了要做好入住准备工作外(将在“物业后期管理”章节中详细讨论)，首先要做好员工的培训考核工作，让员工以饱满的热情、娴熟的业务、优良的服务迎接业户人住。为此要拟订培训计划，对各岗位人员进行上岗培训和专业培训。
各类人员的培训课目，如下所示。
(一)对管理人员的培训、考核
1．物业经营管理知识。
2．物业法律、法规。
3．公司概况及各项规章制度。
4．礼仪、礼貌，文明服务。
5．机电设备知识(重点对象是主管工程的人员)。
6．安全生产知识(重点对象是主管工程的人员)。
7．物业管理目标及管理知识。
8．公文写作知识(重点对象是文秘、行政事务管理人员)。
9．公共关系知识(重点对象是物业服务主管、保安主管、行政事务主管、文秘)
10．与财会有关的知识。
11．本小区物业概况(主要包括物业的规模、建筑风貌、物业档次及业主概况、入住率、地理位置及周边环境、公共交通等)。
12．与服务有关的小区周围的社会单位，如学校、幼儿园、商业、餐饮业、银行、医院、社区中心、街道委员会、派出所等单位的所在地及联系电话。
(二)对工程维修人员的培训、考核
1．安全生产知识。
2．设备系统现状。
3．上门维修工作制度。
4．专业技术、技能。
5．公司概况及各项规章制度。
6．礼仪、礼貌，文明服务。
7．本小区物业概况。
(三)对物业服务人员的培训、考核
1．物业法律、法规。
2．公司概况及各项规章制度。
3．礼仪、礼貌，文明服务。
4．本小区物业概况。
5．岗位职责。
(四)对陪同业主收楼人员的培训、考核
业主收楼前，应对全体陪同收楼的人员进行培训并考核。
1．收楼资料、收楼流程。
2．如何陪同业主验房。
3．检查各种能源计量表并记录原始数据。
4．收楼的注意事项。
5．填写收楼登记表的要求。
(五)对外聘单位人员的培训、考核
主要是对电梯维修保养、保安、保洁、绿化等外聘单位的管理人员进行培训，让他们了解物业及物业公司的概况、规章制度、服务及管理要求，并充分理解双方既是合作共赢的关系，又必须服从物业公司的管理，共同为业主提供优质服务。具体的培训内容如下所述。
1．相关的合同内容。
2．本小区概况。
3．外聘单位人员应遵守的管理制度。
4．礼仪、礼貌，文明服务。
第三步
前期测算及办理前期手续
(一)物业开办费和物业费
物业开办费用由开发商按照政府规定的标准承担，一般是小区建筑安装工程造价的2%。物业收费标准根据小区物业的基本情况，按照地方政府的政策规定进行测算。目前大多数物业公司实行的是市场调节价的物业服务收费方式。
(二)商品房物业费测算
根据地方政府的规定，实行市场调节价的物业服务费可以采取包干制或酬金制方式。由于在物业前期阶段不可能成立业主大会，所以由开发商、物业公司与业主在购房合同或前期物业服务合同中约定。
物业公司最了解物业服务的规模和具体内容，因此物业服务费用的测算主要由物业公司承担。这就要求物业公司对小区物业进行全面、详细的了解，在此基础上，依据当地政府的有关法规进行测算。测算内容一般包括以下几方面。
1．管理服务人员的工资、社会保险和按规定提取的福利费等。
2．物业共用部位、共用设施设备的日常管理运行、维护费用。
3．物业管理区域清洁卫生费用。
4．物业管理区域绿化养护费用。
5．物业管理区域治安、秩序维护费用。
6．办公费用。
7．物业公司固定资产折旧费。
8．物业共用部位、共用设施设备及公众责任保险费用。
9．经业主同意的其他费用。
(三)经济适用房、危改回迁小区的物业服务费
经济适用房、危改回迁小区，在未成立业主大会前，物业服务收费实行政府指导价，执行经济适用住房小区物业服务收费政府指导价标准。
第四步
协助开发商的前期工作
(一)办理楼／门牌号
在入住前6个月开始进行小区楼门牌号手续的办理工作，在此过程中须加盖公章的一律加盖开发商的公章。
办理步骤及所需资料如下。
1．到当地辖区派出所领取《楼门牌办理登记表》，并附加办理申请一份。
2．具体提报材料(以下全部资料只需复印件)如下：
(1)地名使用批复证；
(2)用地许可证、国有土地使用证；
(3)小区规划许可证、规划平面图和规划意见书；
(4)所有楼宇的规划许可证；
(5)所有楼宇开工证、施工证、竣工证；
(6)小区平面图(A3、A4幅面各一份)；
(7)拟设置楼宇编号图的要求与原工程编号(规划)的楼宇编号一一对应，按从北至南、从东向西的顺序排列。
3．所有资料准备齐全后到派出所进行审报，经派出所审核批准、盖章后到所属区公安分局办理审批手续。
4．到区公安分局办理手续时需提交办理申请一份及原派出所申报材料一份。
5．区公安分局现场勘验完毕后出具《楼门牌号证明信》一份。
6．取得《楼门牌号证明信》后，到当地邮政投递局办理小区通邮手续。
7．《楼门牌号证明信》是作为办理小区通邮手续的重要证明，应履行严格的交接手续交接给开发商，物业公司留存复印件，且此原件属开发商所有，在办理任何手续时均不应交予第三方。
8．楼门牌号办理的各项手续，应从办理初始阶段起，物业公司要注意留存相关整套复印件以备将来查询时用，同时此全套手续应交开发商一份存档。
(二)代为开发商准备物品
需准备的物品包括以下儿大类。
l．开发商与物业公司共同起草或开发商委托物业公司起草的文件。
2．开发商委托物业代为采购的物品。
3．开发商为提高小区档次而特殊要求的附属物品等，一般又分为以下几类。
(1)文件、资料等印刷类，包括《业主手册》、《业主临时公约》、《前期物业服务合同》、《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》等文件。
(2)保洁开荒类。
(3)交通、安全、消防类。
(4)标识类，包括：室外告示、室外指示牌；室内告示、室内指示牌；交通指示牌。
(5)环境及卫生类，包括垃圾桶、地面座椅、娱乐健身设施等。
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