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销售与收款循环审计案例——基本情况 销售与收款循环审计案例——原因分析 一、销售与收款循环的业务流程及其主要风险 （一）开发客户并授予信用政策 积极开拓市场份额，加强现有客户维护，开发潜在目标客户，对有销售意向的客户进行资信评估，根据企业自身风险接受程度确定具体的信用等级。 主要风险： １．现有客户管理不足、潜在市场需求开发不够，可能导致客户丢失或市场拓展不利； ２．客户档案不健全，缺乏合理的资信评估，可能导致客户选择不当，销售款项不能收回或遭受欺诈，从而影响资金流转和正常经营。 （二）制定销售价格 销售定价是指商品价格的确定、调整及相应审批。 主要风险： １．定价或调价不符合价格政策，未能结合市场供需状况、盈利测算等进行适时调整，造成价格过高或过低、销售受损； ２．商品销售价格未经恰当审批，或存在舞弊，可能导致损害企业经济利益或者企业形象。 （三）订立与审批销售合同 与客户订立销售合同，明确双方权利和义务，以此作为开展销售活动的基本依据。 主要风险： １．合同内容存在重大疏漏和欺诈，未经授权对外订立销售合同，可能导致合法权益受到侵害； ２．销售价格、收款期限等违背销售政策，可能导致经济利益受损。 （四）发货 发货是根据销售合同的约定向客户提供商品的环节。 主要风险： 未经授权发货或发货不符合合同约定，可能导致货物损失或客户与企业的销售争议、销售款项不能收回。 （五）收款 收款指企业经授权发货后向客户收取货款的结算环节。 主要风险： １．信用管理不到位，结算方式选择不当，票据管理不善，账款回收不力，导致销售款项不能收回或遭受欺诈； ２．收款过程中存在舞弊，使企业经济利益受损。 二、销售与收款循环管理制度的主要内容 《投标报价管理办法》《市场信息管理办法》《顾客信用管理标准》 1．在进行充分市场调查的基础上，合理细分市场并确定目标市场，根据不同目标群体的具体需求，确定定价机制和信用方式，灵活运用销售折扣、销售折让、信用销售、代销和广告宣传等多种策略和营销方式，促进销售目标实现，不断提高市场占有率。 2．建立和不断更新维护客户信用动态档案，由与销售部门相对独立的信用管理部门对客户付款情况进行持续跟踪和监控，提出划分、调整客户信用等级的方案。 3．根据客户信用等级和企业信用政策，拟定客户赊销限额和时限，经销售、财会等部门具有相关权限的人员审批。 4．对于境外客户和新开发客户，应当建立严格的信用保证制度。 · 1.每年1月份，信用管理科对现有客户进行一次信用评估。 评估过程要求：按客户名单逐一综合分析每个客户过去一年的应收账款周转天数、逾期付款、销售订单解冻等情况，结合客户当期财务报表，对客户的信用等级进行打分。根据打分结果，确定客户的信用等级。 客户信用等级分类五类： AAAAA：信用良好的长期大客户 AAAA： 信用良好的长期普通客户 AAA： 信用一般的长期大客户 AA： 信用一般的长期普通客户 A： 其他客户。 2.信用管理科根据销售人员提供的客户预计今年合同销售金额和合同期间计算相应的信用额度： 信用额度=销售合同金额÷（销售合同期间×信用等级下付款期）÷30 3.经信用管理科长审核后,信用管理科将信用额度计算表提交给财务总监和销售总监审批。 4.取得正式批准后，信用科向客户发送信用额度确认函，并抄送负责该客户的销售人员。 5.信用管理科在销售系统中录入信用额度金额，作为未来销售订单控制和收款控制的一个条件。在这一过程中，只有信用管理科才有权进行信用额度修改的操作。 案例分析： 1．在机构设置上，设立单独的信用管理科，独立于销售部门。贯彻不相容岗位分离原则。 2．设立标准公式计算信用额度。避免人为因素。 3．经信用管理科长审核后,信用管理科将信用额度计算表提交给财务总监和销售总监审批。建立了授权审批制。 4．利用客户信用额度，控制销售订单的签订、发货和应收账款的回收等。真正用制度甚至是系统控制销售与收款循环。 （二）销售订价政策 《产品销售价格标准》 1．应根据有关价格政策、综合考虑企业财务目标、营销目标、产品成本、市场状况及竞争对手情况等多方面因素，确定产品基准定价。 2．定期评价产品基准价格的合理性，定价或调价需经具有相应权限人员的审核批准。 3．在执行基准定价的基础上，针对某些商品可以授予销售部门一定限度的价格浮动权，销售部门可结合产品市场特点，将价格浮动权向下实行逐级递减分配，同时明确权限执行人。 4．价格浮动权限执行人必须严格遵守规定的价格浮动范围，不得擅自突破。 5．销售折扣、销售折让等政策的制定应由具有相应权限人员审核批准。 6．销售折扣、销售折让授予的实际金额、数量、原因及对象应予以记录，并归档备查。 案例二、某公司销售定价制度部分内容 1．每年１月份，销售部价格科结合公司财务目标、营销目标、产品成本、不同客户类型的基准定价、折扣、折让等事项，对产品价格予以复核，确定当年新的产品价格表，经总经理批准后，录入销售系统中，并由财务部在系统中确认。 ２．销售人员在与客户进行合同谈判时，需在销售系统中填写合同申请单，说明客户名称、代码、销售价格、折扣等主要条款信息。 系统自动根据客户代码检查客户所属类型，以及该类型下的基准价格和折扣，如果合同价格符合系统中的基准价格和折扣，系统自动确认该合同。 如果合同价格低于系统中的基准价格和折扣，系统会提示错误，同时将该合同申请单自动改为“冻结”状态。如果需要将冻结的合同申请单解冻，需由销售人员提出申请，按公司审批权限表交相关领导审批。 ３．每月月末，企业总经理要对当月的合同申请汇总报告进行审阅，结合相关产品销售及回款情况等，分析原因，研究对策。 案例分析 1．综合考虑自身情况和市场状况，确定并及时调整商品价格。目的是防止销售定价偏离实际，不符合市场供求状况或营销目标。 2．定价和调价需经过恰当审批，并嵌入销售系统。目的是确保商品价格得到统一有效执行，防范有关人员任意调价、与客户串通舞弊等情况发生，以免损害经济利益或者企业形象。 3．不符合销售价格、折扣等事项的合同申请单由销售系统自动冻结，而解冻，则需由销售人员提出申请，由具有相关权限的人员进行审批。目的是保证销售定价原则性与灵活性的统一，在某些情况下，经过恰当审批后允许突破既定的基准价格和折扣条件。 （三）销售合同规范 《销售合同规范》 2．重大的销售业务谈判还应当吸收财会、法律等专业人员参加，并形成完整的书面记录。 3．建立健全销售合同订立及审批管理制度，明确签订合同的范围，规范合同订立程序，确定具体的审核、审批程序和所涉及的部门人员及相应权责。审核、审批应当重点关注销售合同草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等。 4．销售合同草案经审批同意后，应授权有关人员与客户签订正式销售合同。 案例三、某企业销售合同订立与管理的有关规定 1．客户向业务员提出询价后，业务员与上级主管沟通并依据企业标准报价表确定销售价格并填写报价单，若报价金额低于标准报价表的价格，需经各权责领导审核批准。 2．业务员根据报价单，用公司标准合同模板编写合同草案，填写合同审批表，经销售部、生产部、法务部、财务部等相关部门人员审核。合同草案审核通过后，由公司总经理直接签订，或授权销售经理签订正式销售合同。 3．业务员收到客户签字盖章的销售合同后，按照不同的合同类型（框架合同、执行合同）在销售系统中进行相应录入，销售主管审核业务员在系统中录入的信息是否正确，并在系统中审核确认。 ４．销售系统记录每个销售合同对应的销售订单、发货情况、销售发票开具、应收账款收款、销售退回等情况。 ５．文员在收到新的合同、合同执行情况记录、变更请求等原始资料后，进行手工登记，形成手工销售台账，并于每月末与销售系统中的数据核对，针对差异情况，查找原因并进行汇报。 案例分析 1．既有标准价格表，又规定了与标准价格不同情况的审批权限，保证了销售价格的统一性与灵活性相结合。 ２．使用标准的合同文本签订销售合同，保证了销售合同的统一、规范，便于内部管理。 ３．相关人员和领导按照规定的权限审核批准销售合同，目的是明确责任防范合同风险。 ４．销售主管审核销售记录系统中的合同信息是否与销售合同一致，并在系统中审核确认，防范合同风险。 ５．既有销售系统，又有手工销售台账，确保合同数据的及时性和准确性。 （四）销售发票管理制度 《销售发票管理办法》《销售发票传递流程》 1．财会部门开具发票时，应当依据相关单据（计量单、出库单、货款结算单、销售通知单等）并经相关岗位审核。 2．销售发票应遵循有关发票管理规定，严禁开具虚假发票。 3．财会部门对销售报表等原始凭证审核销售价格、数量等，并根据国家统一的会计准则制度确认销售收入，登记入账。 4．财会部门与相关部门月末应核对当月销售数量，保证各部门销售数量的一致性。 （五）应收账款管理制度 《货款回收管理办法》《货款回收流程》 1．结合公司销售政策，选择恰当的结算方式，加快款项回收，提高资金的使用效率。对于商业票据，结合销售政策和信用政策，明确应收票据的受理范围和管理措施。 2．收取的现金、银行本票、汇票等应及时缴存银行并登记入账。防止由销售人员直接收取款项，如必须由销售人员收取的，应由财会部门加强监控。 3．建立票据管理制度，特别是加强商业汇票的管理 （1）对票据的取得、贴现、背书、保管等活动予以明确规定； （2）严格审查票据的真实性和合法性，防止票据欺诈； （3）由专人保管应收票据，对即将到期的应收票据，及时办理托收，定期核对盘点； （4）票据贴现、背书应经恰当审批。 4．加强赊销管理 （1）需要赊销的商品，应由信用管理部门按照客户信用等级审核，并经具有相应权限的人员审批； （2）赊销商品一般应取得客户的书面确认，必要时，要求客户办理资产抵押、担保等收款保证手续； （3）应完善应收款项管理制度，落实责任、严格考核、实行奖惩； （4）销售部门负责应收款项的催收，催收记录（包括往来函电）应妥善保存。 案例四、某公司货款回收有关规定 １．收到货款后一个工作日内，经办人填写《货款回收通知单》，与财务部门进行交接，将回款结算票据交与财务人员。 ２．回款管理人员逐笔在销售系统中进行数据维护，次月２日向财务部提交《＿＿月份应收账款明细表》。 ３．凡发生货款损失的，责任单位填写《货款损失申请表》，经销售副总、财务总兼批准后交予财务部，并按损失额的一定比例予以考核。 案例分析 １．确保货款及时回收，避免资金体外循环等损失。 ２．保证回款数据的准确性和时效性。 ３．避免应收账款损失，贯彻责任追究制。 应收账款管理制度——客户对账制度 《顾客对账办法》 1．建立应收账款清收核查制度，销售部门应定期与客户对账，并取得书面对账凭证，财会部门负责办理资金结算并监督款项回收。 2．及时收集应收账款相关凭证资料并妥善保管；及时要求客户提供担保；对未按时还款的客户，采取申请支付令、申请诉前保全和起诉等方式及时清收欠款。 3．对于可能成为坏账的应收账款，应当按照国家统一的会计准则规定计提坏账准备，并按照权限范围和审批程序进行审批。 4．对确定发生的各项坏账，应当查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。 5．核销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已核销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外资金。 （六）岗位责任制度及不相容岗位分离制度 《销售人员岗位规范》《销售岗位责任制度》《不相容岗位分离制度》 1．明确销售、发货、财务、信用等部门或岗位在销售与收款循环中的不同职责。 2．不相容岗位分离 （1）接受客户订单的人员不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作； （2）办理各项业务的人员不能同时负责该项业务的审核批准工作； （3）开具发票的人员不能同时负责发票的审核工作； （4）记录应收账款的人员不能同时负责货款的回收和退款工作； （5）填制销货通知单的人同不能同时负责发出商品的工作； （6）会计人员不能同时负责销售业务各环节工作。 |
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