总账、日记账和多数明细账应每年更换一次，即新的年度开始时都需要重新建账。
有些明细账也可以继续使用，如财产物资明细账和债权、债务明细账等，由于材料等财产物资的品种、规格繁多，债权债务单位也较多，如果更换新账，重抄一遍的工作量相当大，因此，可以跨年度使用，不必每年更换一次;固定资产卡片等卡片式账簿及各种备查账簿，也都可以跨年度连续使用。
(1)根据所需购买总账、两本日记账，设置明细账;
(2)填制账簿内容
①封皮
②扉页，或使用登记表，明细账中称经管人员一览表
③总分类账的账户目录
④账页
以上与企业刚成立一致，只是多一步登记期初余额。不必填制记账凭证，为了衔接，直接将上年该账户的余额，抄入新账户所开第一页的首行，也就是直接“过账”。
A)现金日记账和银行存款日记账
“日期”栏内，写上“1月1日”或空着;
“摘要”栏内写上“上年结转”或“期初余额”或“年初余额”字样;
将现金实有数或上年末银行存款账面数填在“余额”栏内。
B)非损益类总账和明细账
只是比日记账多一项余额方向的列示。即在余额列前要表明“借”或“贷”字。
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