都说重视学术活动了：科室会参会手册，拿走不谢

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科室会的作用

日常拜访、科室会、沙龙会、 赞助会共同构成了“产品推广促销”的三步曲。其中，日常拜访作为一种“一对一”的沟通方式，属于常规性工作，沙龙会因耗资耗时，召开次数和参加人数有限，而成功的举办科室会能弥补二者的不足。

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召开会议前确定内容

一、选定科室：

① 科室状况

●是否单一科室参加？

●多科室，科室间关系如何？     

●参加科室是否是推广的重点科室？

●该科室的用药能否带动其它科室？

●该科室接受新药的能力如何？

② 负责人

●参加会议科室负责人的学术地位、在专业领域以及医院内的影响力

●接受新药的能力

●能否按期参加会议

③ 科室用药现状

●目前科室用药水平   

●是否愿意接受新药

●科室内的人员状况、干群关系、医护关系等

④ 竞争品种

●是否有竞争品种在临床使用

●竞争品种在该科室主要的推广手段

●竞争品种在该科室的工作基础

⑤ 预测会议效果

●会后能否达到预期效果

●在一个月内临床量有多大变化等

二、召开条件

① 原则上以新开户医院的目标科室为主，新开户医院各目标科室分别召开一次。

② 对已开过科院会的应慎重对待，不可出现在同一科室三番两次的开会而不上量，仍机械地申请科会的现象。如需要开，每次不可雷同，只需阐述一个主题或观点就行。

③ 医院已开户进药，门诊、病区、药房已布货完成，已确定科室重要人员、目标医生按时到会，特殊情况下医院负责人同意。     

三、拜访沟通关键人物（沟通内容）

① 客情关系好的客户（已处方的）：在科会结束时交流用药体会。

② 科室主任：会议主持、突发事件处理及疑难问题解答。

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会前沟通话术

第一次拜访（15天前）

●主任、副主任：您好，老师，我们邀请公司市场部的专业人员过来给大家分享一下XX产品的最新进展，以及课题研究，想请您参加指导一下，不知道您是否有空？

●目标参会医生：老师您好，我们邀请公司市场部的专业人员过来给大家分享一下XX产品最新进展，X主任也会参会（科室主任）并做一些分享，看您是否有空给我们做做指导？

第二次拜访（10天前）

●主任、副主任：老师您好，上次和您约好的学术会议准备工作已经做了一部分，我向您汇报一下，您经验很丰富，参加过的专业会议也很多，您给我们提提意见。现在物料已经到位、地点定在XX酒店您看可以吗？。。。。

●目标参会医生：老师您好，上次和您约好的学术会议准备工作已经做了一部分，我向您汇报一下，您经验很丰富，参加过的专业会议也很多，您给我们提提意见。现在物料已经到位、地点和主任已经商量过，他说定在XX酒店，具体时间再向您汇报，您看有什么不足的地方，您给我们提提意见

第三次拜访（会前5天）

●主任、副主任：您好，老师，学术会议的酒店我们已经约好，公司的产品经理会提前一天到，到时候我带过来和您沟通一下，您看对我们的产品有什么意见或者我们工作不到位的地方，你们好好聊聊。会议时间定在X号下午X点。您看行不行？

●目标参会医生：老师您好，上次咱们约定的学术会议我们已经在XX酒店定好会场了，时间和主任商量了下定在X号下午X点。您看行不行？我们公司市场部产品经理会提前一天到，到时我们一起再来拜访您，您对我们公司或者产品有什么意见或者建议，到时候你们好好聊聊，您看行不行？

第四次拜访（会前1天）

●主任、副主任：您好，老师，您看您什么今天什么时候有时间，我带我们产品经理过来，想和您聊聊，明天的会议您这边没问题吧？感谢您的支持

●目标参会医生：老师您好，您看您今天什么时候有时间，我带我们产品经理过来，想和您聊聊，明天的会议您这边没有问题吧？感谢您的支持

四、确定会议时间

① 时间充分：要保证充足的讲课时间，不宜在查房前和交班时间，可选择科室业务学习时间、上午或下午比较清闲的时间。会议一般在25分钟左右。

② 时间安排：在同一时间内无其它院内活动，避开医院大查房。

五、确定会议场地

① 根据参加会议的人员数量，尽可能选用宽敞的会议室或医生办公室，使医生能在安静、舒适的环境中与我们共同学习探讨。

② 留意电源位置，投影位置。

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会议筹备细节

一、会前物料的准备

① 公司最新资料，产品样宣、X展架等准备

② 可以单独复印本省、市、院、科的临床用药经验的文章。

二、讲课准备

讲课人会前必须充分准备。讲课必须详细查询科院状况、用药情况以及会议目的，根据实际情况调整讲课内容。

科会幻灯的使用（例）

方法一：重点介绍XX产品的临床疗效。

方法二：重点介绍XX产品的作用机理。

方法三：重点介绍XX产品和其他竞品的不同之处。

三、纪念品准备（可根据实际情况选择）

四、开会用的设备准备

笔记本电脑、产品彩页、投影仪、电源插座、激光笔、胶带、签到表、投影布、签字笔、照相机、企业宣传片等。

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会中部分

一、基本要求

⑴ 着装整齐、仪态大方。

⑵ 提前半小时到会作好准备。

⑶ 讲课时关闭手机，语速适中。

二、人员安排

主持人--------科室主任或负责人

授课人--------学术助理或责任代表

签到、放幻灯、拍照、发资料等由同事协助完成。

三、会议进行

⑴ 签到：先找主任或客情关系好的客户签到，个人资料尽量填写完整。

  

⑵ 播放宣传片：与签到同时进行

⑶ 主任或负责人介绍会议内容

⑷ 开场白：是演讲者与听众之间的第一座桥梁。可以是欢迎词或每个专题之前的独白。

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常见开场白的类型

 A 开门见山、说明要领

 B 设问祈使、引起悬念

 C 幽默趣味、笑中开场

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注意事项

避免医生感觉你的开场白是背诵出来的

⑸ 照相：按照公司要求，完成各场景的照片

⑹ 公司介绍：

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其内容包括

----公司的发展史                    

----公司业务分布

----公司产品的类型                  

----企业理念

----公司大事记

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以上内容可根据会议的大小、时间的长短可以增减。

⑺ 产品的推广介绍：

是推广会的核心内容和重头戏。

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在推广产品时请注意以下几个方面

--根据听众的不同程度、选择推广内容。

--每次推广会要有侧重点，对于同一听众群的推广要有梯度变化。

根据医生的背景及期望、事先认真调查、精心准备并记录产品的推广内容，是节约彼此宝贵时间的最好做法。

⑻ 引导讨论：

演讲者往往认为把自己准备的内容滔滔不绝地讲出来就已经足够了。然而，你并不知道你的听众真正能接受多少。此刻，别忘了通过引导讨论来验证听众对演讲内容的接受程度。

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使用时应注意

--巧妙地运用提问技巧

--明白自己想要的答案

--解释听众的回答（高度概括与你的答案相吻合的内容）

--总结意见

--适当加上自己的观点

⑼ 记录：

目的是可以随时分析参加人员的类型，更重要的是增添回访的机会和内容，记录内容通常包括姓名、性别、职称、职务、科室及听讲时的表现及反应。

⑽ 结束语：

发生于每个专题结束后或做答谢时。

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意义

将演讲推向顶峰的最后一步，其中它的好坏直接影响到听众对演讲者的最后印象。

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方式

-收拢全篇、深化主题

-引申重点、强化记忆

-答谢辞

⑾ 主任或负责人做总结和点评

⑿ 礼品的发送

⒀ 再次拜访主任：礼节性告别

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会后跟进

一、跟进拜访

第一次跟进拜访

安排在当天下午或次日的上午。了解会议对医生影响的初步效果。

第二次跟进拜访

安排在会后的第七天。及时解答医生在初步使用中的问题、了解用药情况。

第三次跟进拜访

安排在会后第十五天。争取实现科内用药医生数量的扩大和用量增加，会后一个月内增加拜访频率，以每周两次有效拜访为基础，促销上量，逐步常规化。

二、科会后的跟进包括

●打电话、发短信感谢医生对你的支持

●准备下次拜访时所需要的样品

●准备医生所需要的文献

●邀请医生参加社交活动

●家访、夜访

三、成功的组织科院会的意义

●提升公司的品牌

●提升个人的专业形象

●增进科室的客情关系

●增加销量

●有效的传达信息

四、面对面跟进话术

第一次跟进（会后第2天）：

老师您好，这次学术会议感谢您的参与指导，您看我们有哪些做的不到位的地方，您给我们提提意见，这是我们的评估表，您有时间帮我们填一下，让我们改进改进

第二次跟进(会后第7天）：

主任您好，我们公司这边现在有一个课题，想邀请您牵头研究，不知道您有没有时间？费用、药品我们来出，主要想继续研究一下XX产品的有效性及安全性，看您是否有时间？

第三次跟进（会后第15天）：

主任您好，我们想组织一次高端沙龙会，想邀请您作为嘉宾参加，看您有没有时间，您给大家讲一下这些年您的经验或者某方面的新进展，不知道您是否有时间？

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会后评估(具体填写评估表)

① 会议是否达到预期的效果

② 准备工作是否完善

③ 听众的反应

④ 会后三个月销量对比(绘制每一个医生销量曲线图)

⑤ 制定会后跟进的方法和针对每一个目标医生的详尽措施，尽可能的培养A和B.

⑥ 签到表、科会总结及照片发回公司。优点需保持，缺点需改进

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常见问题

举办科会之前应当做好充足准备，但是一旦出现措手不及的紧急情况，应当妥善处理。

处置原则：冷静处理、真诚致歉，可能的话不妨幽默开脱或者见机变通。

例一：人员到场后才发现资料礼品准备数量不足。怎么办？

直接致歉式：实在对不起大家，今天准备的资料和礼品数量不足，请大家原谅。没有收到资料的老师我们会在签到本上注明，改日专程请罪。

例二：产品讲解时出现错误时，怎么办？

如果是一时口误，有时可不必专门纠正。

如果属于重大或常识性错误，原则上应当在当时或事后立即纠正。

直接致歉式：对不起，刚才有一个地方说错了，不是###，而是***，非常抱歉，让大家见笑了。

例三：会议中途遇到突然停电、设备坏了，怎么办？

首先向到会医生致歉，最好用比较幽默、自我解嘲的方式表达。然后可采取应对措施有：

① 手拿产品宣传单页和论文集解说产品。

② 脱口秀：出现此情况时，脱稿解说产品的作用机理、疗效等内容，在重点处，用简单的几个字强调突出重点，以便于医生对产品的深入了解掌握。

例四：播放中途投影仪突然坏了，怎么办？

首先致歉，并在检查完设备无法排除故障时，将笔记本电脑的显示屏转向医生，继续解说产品。

例五：开会期间，医生不注意听讲，大声喧哗如何处理？

这需分两种情况对待；

A、与医生关系不是很熟悉或一般时，可用这些办法应对：

●采用面带微笑，停顿讲解几秒钟，与喧哗的医生目光交流。

●用提高声调，或转换语气等方式，引起讲话人的注意。

●制造点小意外，通过让人感受到幽默、善意巧妙的行动、转移听众注意力。

●采用总结、提问方式，吸引医生们的注意力。

●一同前往开会的同事协助维持会场秩序。

B、当和所有的医生都非常熟悉时，可直接提示医生别说话。

例六： 会议讨论时，医生无人发言，出现冷场局面怎么办？

A、讲解人主动用开放式、请教式的提问，引出医生对一些问题的看法，带动医生参与讨论。须注意：一般问题应较易回答。

B、请用过产品的专家谈体会。

C、如仍无改变此冷场局面，应宣布会议结束。如有请用餐；可边吃边谈产品体会。

例七：医生提的问题太专业，不知如何回答时，怎么办？

A、请关系好的医生专家帮助回答。

B、一同前往的同事协助解答。

C、判断提问题的医生专家是否有意明知问题的答案，故意提问以达到显示学术水平高的目的。出现此情况时，可请此医生自问自答。

D、若是实在回答不了，可称回去查资料、咨询公司市场部，再给提问医生答复。

E、或可说公司目前仍在某地就此问题在做观察研究，待总结报告出来时，再来告知。

F、同时，要再次强调产品的疗效优势、作用机理等。

注：

本文转自“老翟观点”

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