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在办公室中，总有那么一群高手，他们平时大隐于市，关键时刻却能爆发惊人的实力，而我们则亲切地把他们称为——“扫地僧”。一般来说扫地僧们往往都有一两手绝活儿，比如说你要奋战很长时间的一份工作，他们分分钟就能破解。而他们的秘诀，或许就是一两个简单得不能再简单的“神(fu)键(li)”了！ 1. 快速复制表格 快速复制表格是OFFICE中经常会用到的一项操作，但很多职场新人的做法就是标准的鼠标、鼠标、鼠标……。其实一个超级简单的神技，就是按住Ctrl键，对表格整体进行拖拽。拖拽一次复制一个，速度可真是嗖嗖的！ 按住Ctrl键可以快速复制表格 2. 加速调整图片大小 多数人调整图片大小都是先按住一个角直接拖拽对吧，然而扫地僧们往往会多按一个键。简单来说按住Ctrl键，再去拖拽图片边缘，会让整个图片自动按一个比例在横纵双向进行缩放。而这个Ctrl键自然而言，也就是名副其实的“办公神键”啦！ 按住Ctrl键调整图片大小，工作效率提升一倍 3. 不连续单元格录入相同内容 连续单元格录入同一内容很容易，直接按住Ctrl键拖下来即可，但要是单元格不连续怎么办呢？答案依旧还是——Ctrl。不过和传统录入不同的是，非连续单元格录入时需要提前将所有单元格选好，然而在最后一个格子直接打上内容，按下Ctrl+Enter后所有单元格即会自动录入相同内容。 非连续单元格快速录入相同内容——Ctrl+Enter 4. 快速填充 有时我们录入的内容全部集中在了一个单元格，但实际工作中却要把它们分置到不同位置上，这时就需要单元格拆分了。传统方法是借助分隔符，告诉软件见到什么符号就拆一次，这是1.0时代的做法。一个更简单的方法，其实是利用Excel新增加的“快速填充”功能，由软件智能完成字段的识别与筛选。 具体方法是，首先在拆分字段的首个单元格内，输入一小段示例结果，然后拖动填充柄到目标位置，点击右下角下拉菜单中的“快速填充”。这时Excel便会根据之前规律，智能化给出要拆分的内容，甚至它所识别出来的效果会比手工拆分更出色。 快速填充效果 5. 微图表 很多时候我们都会利用图表增加工作表的可视性，但如果要展现的内容太多，就显得不太方便了。其实“扫地僧”们常常会选择另一项更取巧的办法，那就是——微图表。 “微图表”是Excel 2013以后版本新增加的功能，位置就在“插入”面板“迷你图”下。它的使用非常简单，首先选中要添加微图表的单元格，然后在“插入”→“迷你图”中选择一种“微图表”类型（如折线图、柱形图等），接下来挑选微图表的数据范围，回车后一组尺寸仅占一个单元格的微图表矩阵便诞生了。 微图表 6. 一秒制作打勾方框 有时我们会需要在图表中输入一些特殊符号，比如“打勾方框”就是经常会用到的一个项目。当然制作这个你可以通过“插入”→“符号”慢慢去选，但一个最简单的办法就是在单元格内输入大写字母“R”，然后将字体修改为“Wingdings 2”就行了！ 一秒制作打勾方框 注：“R”必须为大写 7. 快速跳转相同数值单元格 在一张大表中快速跳转到相同数值单元格并非一件容易事，常规的方法，都是通过查找完成，费时费力。其实Excel中还有一项非常省时省力的超级绝技，即利用“Ctrl+光标键”快速实现。按下后，光标会自动在数值相同的单元格群中来回跳转，这一特性尤其在大表中更显方便。 利用Ctrl+光标键可快速在表中相同数值单元格间移动 8. 数字一键转中文 有时我们会需要将表格中的数字快速转换成中文，传统方法大多有些麻烦。其实一个取巧的方式，就是借助右键→“单元格格式”中的“数字”→“特殊”→“中文大写数字/中文小写数字”，将数字快速搞定，而且这个方法不光可以生成中文大写数字（壹贰叁肆伍），还可以生成中文小写数字（一二三四五），非常实用。 一键转换大写数字 9. 双击自动填充数据 绝大多数用户建好公式后，都是手工拖动拖拽柄完成复制，这种方法对付小表还行，要是遇到一个成百上千行的大表，基本上死的心都有了。其实对付这类情况，扫地僧们往往会直接在公式单元格拖拽柄上双击。稍后你会惊喜地发现，所有带有数据的单元格已经填充好了对应数值，再不用傻呵呵地拖着跑了。 10. 快速删除表中空行 有些表格会夹杂很多空行，如何快速删除是令很多网友头疼的事。其实一个取巧的方法，是利用筛选功能首先将所有空行挑出来，然后统一地手工删除一下，这时得到的表格就完全没有空行了。 快速删除表中空行 写在最后 其实类似的技巧在Excel中并不鲜见，正确地使用它们，往往能得到很多意想不到的效果。好了，今天的技巧就和大家介绍这么多，下期我们再会。 |
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