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你不是没有时间,只是不懂得管理

2016-06-06  时光的印象

刚读完纪元的著作《哪有没时间这回事》,里面有很多干货,看完后想分享出来。

这个时代让我们分心的事情太多了,碎片化时间占据了我们一天中大部分时间,所以我们得知道怎么高效使用碎片化时间。

我们都有过这样的经历,放寒暑假前把假期规划的很充实,一天之中哪个时间段该做什么事都写的很清楚,可每一次假期结束后任务单上几乎没有一件事完成了。这是我们自制力太差导致的吗?曾有一个哈佛高材生做过这个实验,上课期间在学校里每天过的很充实,临近假期时给自己规划了一个完美的计划,可最终除了看了几部剧,其他什么也没有完成。这也是因为他自制力太差吗?其实,我们一开始就做错了!任何太完美的计划最终的结果都逃离不了失败。我们生活在一个随机的世界里,影响我们的随机事件太多了。我们也不是机器,我们的内心状态也是时刻在变化的。所以整理事情之前,先整理心情。

1、列出你的日常事务清单

把你经常重复性事务列出来,不需要写具体完成时间。列出来避免你焦虑,在执行任务时不是从大脑中提取,而是从清单中读取。我认为习惯性行为就没必要再列出来了。

2、将一天划分成若干个时间段

我们是基于时间段做任务而不是时间表,因为时间表很容易被一件随机发生的小事给摧毁。而且时间表上到了时间节点,但是前面的任务并没有完成,这很容易影响后面的时间里我们做事情的状态。

优化时间段的六大要素:

时间、地点、他人、物品、环境、身心状态。在制定任务时分析这六个因素,可以不断优化任务清单。

3、建立时间段任务清单

在做好了时间段划分后,我们就需要建立属于自己的时间段任务清单了。方法是按照一天的时间顺序来思考,不需要写具体的时间点,只列事情即可。在书中,作者举的例子中所列的事情我觉得太过琐碎,连起床刷牙这种事都要列出来,而我认为这种习惯性的行为并不需要写出来,只需把第二天的空闲时间想想该怎么安排,在哪一个时间段内该做什么事即可。我是一个学生,一天一中很多时候都被上课占用了,而这些时间则不用再把上课这种任务给写进去,因为这是很明显的事情,不管写不写都要去上课,写与不写并没有影响。我们要做的,就是规划好自己的空闲时间,不让这段时间过的浑浑噩噩。

4、早起,让一天的时间变得更多

相信很多人都喜欢睡懒觉,早上自然醒,睁开眼睛已经八九点钟了,起来这折腾那倒腾,好了,该去吃午饭了。什么,早餐还没吃呢,那就算在午饭里吧。吃完饭后刷刷微博朋友圈,该睡午觉了,下午三四点起床,背着书包上自习去,教室里玩玩手机,该去吃晚饭了;晚上了才真正开始学习!一天的时间不知不觉就这样浪费了,而且还没有意识,总感叹一天时间都去哪儿了?!

主要原因在于睡懒觉,这就像是一个多米诺骨牌一样,前面会对后面造成一连串的影响。也许有人说早起很难,这一点我没有较深的体会,因为我大学三年来上课期间基本都在七点前起床,早已成为习惯。早起也许比较难,不过可以借助一些小技巧来帮助你早起。

1)睡觉前确定明天几点起床

根据自己当天的身体状态来对第二天的起床时间进行微小调整。成为习惯后一天的起床时间应大致在一个范围内,但也应该有适当的变化。

2)设定双闹钟

据我的经验,两个闹钟最好。我一般设定两个闹钟的时间差是十分钟,第一个闹钟响后关了继续睡,第二个闹钟响后立马起床。这样满足了我睡十分钟回头觉的欲望,让我感到满足,所以在第二个闹钟响后我能立刻起床。

3)不要熬夜

熬夜的危害大家都知道,但仍旧对自己的身体健康不管不顾。这不是这里讨论的重点,重点是熬夜会严重影响我们第二天的早起计划。最重要的影响是思想上的,在熬夜后第二天该起床时我们会在心里对自己说:“再睡一会儿吧,这么早起来反正也很困,做不了什么事,还不如睡会儿觉呢。”于是,我们就心安理得的睡了懒觉。

4)睡觉前安排好起床后要做的事情,不应该是困难且乏味的,而是我们想做的

在假期里导致我睡懒觉的一个重要原因就是起床后不知道该干嘛,所以醒了也不想起床。如果是这个原因导致你起不了床,那你就应该在前一天睡觉前想好起床后你应该做什么,做的事情应该是你喜欢做的并且容易做到的。当然,你应该在睡前决定第二天该穿什么衣服裤子,并且拿出来放在一边。

我想,只要做到了这四点,早起应该不是什么难事。当早起已成为你的习惯后,你会发现生活多美好。有时候周末我早起去打羽毛球,打了两个多小时后回到宿舍已九点多了,而我的室友们还在睡觉,那时心里一种我又比他们多活了两个小时的感觉油然而生,非常舒畅。

5、碎片化休息

中午睡不睡午觉,不睡的话下午是不是没有精神做事,不睡对身体有没有影响,这一系列的问题很多人应该都想过。有些人睡午觉睡了几个小时起来还是感觉很困,提不起精神;而有些人不睡午觉仍精力充沛。这要切合自身情况,合理做出安排。在书中作者告诉我们一种合理方法,那就是碎片化休息。当身体告诉我们该休息的时候,只要条件允许,立刻休息,不要过于在意地点,趴在桌子上,躺在沙发上都可以,一次十八分钟左右足够,就算这期间睡不着,也要闭着眼镜什么都不想;闹钟一响,立刻起来,就算没睡着精神仍然会比之前要好很多。一般中午一次、傍晚一次就足以让自己一天处于精神饱满的状态中。

6、建立碎片清单

碎片清单和碎片化任务清单的区别是前者只是把生活中的一些不会重复性发生的零碎事情记录下来避免忘记,而后者是对一天的各时间段进行任务规划。碎片清单是大脑的缓冲池,是你的随身大口袋。大脑应该用来记一些有意义的、重要的、值得记忆的事情,而不是被这些杂碎的事情给填满。

(1)往碎片清单上记录碎片的原则及要点:

1)what:记录一切未做的事情,包括要读的信息、要干的事情、要实践的想法。

2)when:念头产生后立刻忘记。

3)where:选择你用起来最方便的的工具,手机软件符合这点。

4)how:无须过多思考,用最简短的词语忠实记录原始信息。

5)why:腾出大脑空间,避免忘记。

(2)处理碎片清单时需问自己的六个问题:

1)可以不做吗?

如果可以就删掉,不用担心太多;如果以后又想做了,它会再次出现在你的清单中。如果不能删掉或犹豫不决,就留着。

2)可以以后做吗?

可以的话就暂时把它放在一边,不要去想它。

3)可以找人帮忙吗?

为自己省出时间。当然这里的找人帮忙不是总去麻烦别人,而是把任务委派给别人做(领导),或是求助于专业人士或专业服务机构,虽然这样做需要花钱,但这样会更高效,事情也会做的更好,而且也节约了自己的时间。

4)可以现在做吗?

对于那些相对简单轻松的事情,你可以在处理时顺手把它搞定。

5)有明确的时间点吗?

6)接下来我能做些什么?

(3)用碎片时间处理碎片清单

书中给出新的时间管理“四象限”:执行计划、随机之事、制定计划、发呆。我认为我们并不需要按部就班地按照作者的方法去做,在我的任务清单中,我借用todo这个软件来完成我的清单的建立,但我只是按照我的方法在使用,我在第一象限里列出第二天的时间段任务清单,第二象限里列出长期重复性任务清单,第三象限里列出近期任务清单,第四象限里列出碎片任务清单。

7、你为什么总完成不了任务

你做了时间段任务清单后,是不是发现经常完成不了任务?下面,让我们来找出阻碍我们完成任务的障碍:

1)眼大肚子小

在做任务清单时很兴奋,计划着自己一天要完成很多事,可一天结束后总结时,看到任务清单上有很多事情没有完成,又会很沮丧。很多人反思的不是下次少安排点事,而是自我抱怨:“唉,自己执行力太差了”,然后又在心里给自己打气:“下次要更努力”。却没有去思考在规划阶段就已经出问题了。

2)未尝尽酸甜苦辣

有些任务我们估量不到需要用多久时间去完成,很有可能会超出你心里预计的时间。只有在不断规划与执行后,经验丰富了才会做出更合理的任务清单。什么事情都是在不断积累与改变中逐步完善的。

3)荤素搭配不合理

计划里的任务类型不能太过单一,老做困难的任务我们会头大,意志会被消耗殆尽;老做小任务又会繁杂忙碌,疲于应对。所以,在任务清单里要搭配好难易程度不同的任务。

4)意外的干扰

随机发生的事情我们无法控制,所以我们需要改变能改变的,接受不能改变的。出现了意外干扰,心态要平和看待,适当调整一下任务就好了。

5)变化多端

计划总赶不上变化。这个世界每时每刻都在变化。理性做计划,执行时充满感性。

任务清单必须包含有效思考,任务要想被切实执行,需要在列任务时思考细化,需要你的大脑提前预演。有效的计划一定是包含了对于任务执行过程的思考。

8、如何建立自己的各种清单

虽然前面讲了日常任务清单、碎片任务清单、每日任务清单,但我们并不需要每一个清单都单独列一遍,这样太不方便了,占用的时间也过多。任何麻烦、占用自己过多时间的事情都难以一直坚持下去!只有将事情简单化才更容易坚持。三张任务清单只需融合到一张清单上,但必须有明确区分。我在前面说过我的任务清单建立方法,就是借助四象限但完全按照自己方法来记的那一段,忘了可以再去看看,但仅供参考。

书中介绍了一种方法,叫“A、B、C”法。下面是这个方法的说明:

A:这些任务是你今天要完成的,优先级最高。

B:这些也要很好地完成,但如果你今天没完成可以改天完成。

C:这些任务往往没有紧迫感,优先级最低,但有时间也得完成。

当然你也可以自己摸索出符合自己的方法,这才是最重要的。

9、碎片化专注、碎片化日志

自控能力不强,总刷微信怎么办?你可能会采取极端的方法,去自习把手机放在宿舍,直接把手机关机等等。其实当我们越抵触一件事情时,它对我们的影响反而很大。面对这种情况,你需要做的就是找到一件事情来代替它。具体什么事就得结合你自己的情况自己摸索,但必须是你感兴趣的。还有个简单的方法就是学习时将手机调成静音,并且翻过来放,实践发现这样效果不错。

总是注意力不集中怎么办?很多时候,我们往往难以全身心投入到做一件事中去,思想经常会出差,而且还是不定期的。思维阻力是一个让我们注意力涣散的因素。因为人本能上都是倾向于逃避困难的。碎片化专注可以应对这种思维阻力造成的注意力涣散。我之前采取的一种方法就是每走一次神就记录一次,看一段时间后自己走了几次神。次数较多的话也不要气馁,提醒一次少走点神就好了。当走神的次数少后,就在心里给自己奖励,自我肯定。几天下来,分心的频率较之前低了。

记下那些值得你记忆和纪念的事情,记录下你的想法和感受,记录下你的思考,记录下你的进步和得到的教训,记录一切值得记录之事!

如何记碎片化日志呢?

1)对事件的记录:补充你的大脑记忆。

2)对于思考与感受的记录:对于这件事,你的感受是什么?你想到了哪些?今后碰到这类问题怎么处理?你的下一步行动是什么?你如何进行改变?

3)基于特定领域的记录

4)成长与成就:可以记录自己的进步,值得自己骄傲的事情,增加自己的积极体验。

5)对于日程安排的记录

记录方法举例:

你可以按照“愿望、人际、锻炼身体、创意、当天、快乐的事、情报、工作、今日惊喜”九个方面来记录,每方面只需要把当天的所作所为所思所想用一两句话记录即可。只需要记那些真正对你有价值的事情即可。将日志结构化,你就不会不知道该怎么记录,也不会记成流水账。

10、行为改变的阶段性理论

1)无意识状态期:并没有意识到自己存在什么问题,并不打算培养某项习惯。

2)探索尝试期:这个阶段需要多尝试,努力地发现自己想要的是什么。

3)行为固化期:你的习惯行为已经持续了一段时间,你的任务是要让它更加稳固,把它对你个人的意义放大。

4)习惯稳定期

碎片化时代的情绪管理:

经常做出微笑表情;经常用愉悦的语调说话;经常舒展自己的身体;经常关注自己的呼吸,加深、放慢。

最后总结一点:任何习惯都必须把它定义成可操作的行为,这样才能开始,才能观察,才能打卡,才能坚持。而且整个习惯培养的过程不是简单地线性重复,而是在有机地变化,需要你不断地自我调整,环境改变了你不变,肯定会被淘汰。


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