工地监理会议存在的主要问题和原因

2016-07-13 建设监理

提高工地监理会议的效率和质量方法的探讨

2014-10-28 山西省煤炭建设监理有限公司

　　工地监理会议是工程项目管理中的一项重要工作。在工程项目建设实施 过程中，为保证工程进度、质量和安全，合理调配资源、降低施工费用，监理受业主委托，需要经常召开各种工地会议。建设工程监理规范对工地监理会议的内容也作出了明确的规定。但实际上由于各种原因，工地监理会议的效果往往达不到预期目的，解决不了工程中的实际问题，使工地例会失去了意义。本人长期从事公路工程的监理工作，主持召开了许多次工地监理会议，针对其存在的问题、原因以及如何提高工地监理会议的效率和质量，与大家探讨。

　　一、工地监理会议召开过程中存在的几个问题

　　工地监理会议通常由总监主持，根据第一次工程例会的要求定期召开的工程会议。与会人员有总监理工程师和专业监理工程师、 项目经理和各专业技术负责人以及业主代表，必要时还可邀请分包商和材料供应商参加。工地监理会议的目的主要是总监在监理管理过程中，利用开会的方式来进行互通信息，安排工作，协调关系。根据建设工程监理规范的要求，工地监理会议包括以下主要工作内容：①检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因；②检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施；③检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施；④检查工程量核定及工程款支付情况；⑤解决需要协调的有关事项；⑥其他有关事项。但由于各种原因，工地会议往往难以达到上述目的。主要存在以下几个方面的问题：

　　1、没有良好的会风。部分应与会人员往往以种种理由缺席、迟到，开会过程接听手机、随意交谈，使工地会议的质量大打折扣，难以达到沟通的目的。

　　2、汇报材料流于形式，内容不具体、真实。施工单位在汇报时，往往对质量和进度中存在的问题避重就轻，会议未能正确而全面地反映施工实际情况，从而导致决策失误。

　　3、在需要决策的问题上优柔寡断，久拖不决。同样的问题多次会议上提出而得不到及时的解决。

　　二、影响工地监理会议效率和质量的原因主要归纳起来有以下几个方面：

　　1、对召开工地监理会议的目的意义认识不足。主要表现在施工单位的项目部管理人员头脑中缺乏全局观念，甚至有的认为只要业主满意就行，监理满意不满意无所谓，对监理的意见不理不睬。从另一方面，由于认识不足，使会议达不到预期目的，效率低，质量差。长此以往，对召开会议厌倦疲沓，认为参加不参加一个样，而时常缺席。其结果是造成了恶性循环。

　　2、没有确定的会议程序和明确的汇报内容。与会人员汇报无主题，汇报内容不全面，不具体，不系统，片面性及随意性很大，抓不住要领，重点不突出或只讲表面工作，而不谈下步打算等等。这些都导致会议沟通不畅，信息阻塞，致使会议主持者不能正确而全面掌握施工进展情况，不能果断地作出决策。

　　3、总监会前准备不足。 对前段施工情况无讲评，无检查，只是由与会人员在会上说说了事；同时，对下步工作无安排，无要求，即使提要求也只是泛泛而谈，不明确，不具体。没有解决问题的具体办法，致使同样的问题在多次会议上提出而得不到及时协调解决。

　　4、建设单位越俎代庖，监理被搁置一边。根据监理合同，业主将工程中的进度、质量、费用、安全等“三控三管一协调”的工作委托给监理。然而，有的业主单位却不注意发挥监理的作用，仍然习惯于原有的老套数、老办法，自己操办并主持会议，在工程的具体管理上，以自我为中心，把监理搁置于难以开展工作的地位。这样就失去了聘请监理的意义，发挥不了监理单位的专业工程管理的作用。

　　三、 提高工地监理会议效率和质量的方法

　　1、建立良好的会风。良好的会风是会议成功的保证，总监要坚持不开没有明确议题的会；不开多议题的会；可开可不开的会坚决不开；不要做离题的发言，要围绕议题的中心发言；不要做重复的发言，要做到语意准确简练。

　　2、提高对开好工地监理会议重要性的认识。为开好工地监理会议，总监应从召开第一次工地监理会议开始，应向与会人员讲明召开工地监理会议的目的、作用和意义，统一大家对召开好会议的思想认识，以共同确保提高会议效率，提高会议质量。在认识一致，目标一致的前提下，不仅能提高会议质量，而且工程的进度、质量、安全和费用等控制也能得到保证。

　　在召开工地监理会议中，施工单位项目经理起着至关重要的作用。监理工程师应加强与项目经理的沟通与协调，要求项目经理能做到毫无保留地、实事求是地反映施工情况，既讲成绩，也要谈问题，既谈已完工作情况，也要谈下步工作打算，针对具体问题提出整改意见和建议。

　　3、加强与业主的沟通，在监理主持召开工地会议时，业主的支持十分重要。应使业主明白监理向建设单位提供的是服务，支持监理亦是支持建设单位自己。有的业主代表在召开工地监理会议时对工程中产生的进度和质量问题一味地把责任推给监理，使监理在会上处于被动。这就要求平时与业主多沟通，使其对监理工作性质、应履行的义务和应负的责任有一定了解。

　　当然，建设单位具有对监理工作的检查监督责任。当发现监理在实施工程监理过程中存在问题，如工程建设协调不到位，进度、质量、施工费用严重偏离目标而不能及时纠正，或者与有关单位串通，损害业主方利益，降低工程质量等，业主有权提出整改意见，或向监理单位提出要求，甚至更换监理人员。

　　4、做好会前准备，监理人员会前应了解掌握情况，做到心中有数。为开好工地工程会议，总监理工程师和各专业监理工程师应当十分熟悉工程建设施工要求，全面掌握工地各方面工作情况。为此，必须做到以下几点：①熟悉工程合同条款，了解施工进度要求、质量要求、技术规范和技术要求、安全要求以及施工技术方案和各项工作接口；明确业主、承包商和监理三方各自的责任和义务。这是开展监理工作，召开工地工程会议，进行施工组织协调、解决施工问题的依据；②了解工程施工现场情况，包括工程进度、质量、安全以及施工设备、材料供应、劳动力，以及上次现场会议决定执行情况和近阶段监理整改通知书发出后的整改情况等；③做好与各方的会前沟通。要明确与会各方必须向会议汇报的内容，包括资料准备、工程进展情况、存在问题、需要监理协调的事项及下步将采取的具体措施等；要掌握各方面的信息，了解业主、施工单位对工程施工进度、质量、和安全等方面的要求或打算。经与会各方一起讨论同意后，形成文件，共同予以实施；④理清和确定召开每次工地会议的总体思路。因为随着工程建设的深入，时间、空间、环境和工作内容都发生了变化，施工现场每天都有新的进展，涉及的工作内容、出现的实际问题也不同于以往，所以每次工地会议都会有新的内容和议题。为开好每次工地会议，会议之前应在总监理工程师的主持下召开现场监理内部会议，各专业监理工程师应详细交流自己了解和掌握的信息，由总监归纳汇总，明确提出召开工地会议的总体思路和将要解决的实际问题，以及解决问题的措施。如果准备充分，监理可以在召开工地会议时就可以占据主动地位，发挥主导作用，工地监理会议就可能达到预期的目的。

　　5、会议要按程序逐项进行，避免漏项，防止内容前后颠倒，混淆不清。会议的重点是：①对上次会议纪明确要办的事项予以确认并进行讲解，好的给予肯定，差的提出批评；②检查监理已发整改通知书的实施是否到位，和资料提供是否齐全；③按照汇报内容的要求，认真听取与会各方的工作汇报及信息交流，并对自上次会议以来的工作进行检查，肯定成功的做法和已取得的成绩，对给施工单位存在的差距和不足应开诚布公地予以指出，涉及业主方面的问题也不能回避；④针对现场存在的实际问题，协商确定解决办法和具体措施，做到任务清楚，工作具体，责任明确，措施切合实际，按照“5W1h”法，把任务和措施落到实处；⑤指定专人认真做好会议记录。会后，监理人员应根据会议记录，将与会人员形成的共识及在重大问题上各方的不同意见进行整理，并形成会议纪要，记录应内容真实、简明扼要。经总监理工程师审阅并签字后送与会各方会签，并应有签收手续。

　　6、监理工程师除了具有较强的专业技术水平外，同时还应具有丰富的项目管理知识。工地监理在现场的工作都离不开管理，离不开和参与项目的各方打交道。这就要求监理工程师，特别是总监必须具有较好的协调能力，丰富的管理经验，懂得如何进行沟通，如何进行协调，与合作者保持融洽的工作关系。因此，监理单位在注重培养监理工程师技术水平的同时，还应创造条件，组织监理人员开展必要的管理知识培训，学点项目管理知识，提高他们驾驭现场工作的能力。管理协调能力的提高必然会提高他们主持召开经常性工地会议的水平。

　　四、结束语

　　提高工地监理会议效率和质量的方法较多。本人认为上述六个方面是提高工地监理会议效率和质量的方法。开好每一次工地监理会议不仅可以激发与会人员的积极性，而且可以使工程的各参见单位之间关系融洽，各项工作的进展协调有序，保证施工顺利进行，使监理工作走向良性循环，从而实现对工程施工进度、质量、费用和安全实施有效的控制。

 

工地监理会议是由监理工程师主持，按照监理与业主、承包商项目经理协商一致、定期召开的工地例会。与会人员有总监理工程师（或总监代表）和监理工程师、承包商项目经理（或副经理）和各专业技术负责人，邀请业主代表参加，必要时还可邀请其他人员出席。分包商代表是否参加由承包商决定。工地监理会议的目的有二，一是协调：协调施工组织，解决施工问题，发布施工指令；二是沟通：通过建设各方的相互沟通，达到相互理解、配合和相互支持。会议的任务是：对建设项目实施“三控三管一协调”(质量、进度、费用三控制,安全、合同、信息三管理，协调组织、解决问题)，确保工程目标的实现。其主要工作内容包括： 

1  审核工程进度、质量情况，分析影响进度、质量的主要问题及所要采取的具体措施； 

2  对工程进度进行预测，讨论确定下期工程进度、质量计划及主要措施； 

3  审核承包商资源（包括人力资源和机械设备等）投入情况； 

4  审核施工用材到场情况，讨论现场材料的质量及其适用性； 

5  讨论相关技术问题； 

6  讨论有关计量与支付方面的问题； 

7  讨论未决定的工程变更问题； 

8  研究有关工作协调与接口方面的问题； 

9  其它与工程有关需要讨论和解决的问题等等。 

由上可知，工地监理会议是影响工程施工进度、质量和费用投入是否偏离目标，以及参建各方能否协调一致，实现有效合作的十分重要的会议。但由于多种原因，工地会议往往难以达到上述之目的。主要存在以下几个方面的问题： 

1  随意缺席，沟通不畅。承包商的部分应与会人员往往以种种理由缺席，或者委托其他人员代为参加，甚至有时到会人仅项目经理(或副经理)一人，使工地会议的质量大打折扣，难以达到沟通的目的。 

2  信息失真，决策失误。会议未能正确而全面地反映和分析施工进展情况，从而导致决策失误。 

3  优柔寡断，久拖不决，同样的问题在多次会议上提出而得不到及时解决，甚至使工程偏离目标。 

4  观念陈旧，定位不准，削弱了监理在现场工作的权威。 

影响工地监理会议效率和质量的原因很多，主要原因归纳起来有以下几个方面： 

1 对召开工地监理会议的目的意义认识不足。主要表现在承包商方面的专业技术负责人头脑中缺乏全局观念，认为“打铁买糖，各干一行，我把我分内的事做好就行了，何必那么多麻烦”。甚至有的认为“只要业主满意就行，监理满意不满意无所谓，钱又不是你监理给的”，对监理的意见不理不睬。从另一方面，由于认识不足，使会议达不到预期目的，效率低，质量差。长此以往，有的专业负责人对召开会议厌倦疲沓，认为“参加不参加一个样”，而时常缺席。其结果，造成了恶性循环。 

2 利益驱动，不顾全局。出于自身利益的考虑，施工单位或其他参建方常常会不真实地反映施工中的某些问题，致使信息失真，决策失误。 

3  没有确定的会议程序和明确的汇报内容。与会人员汇报无主题，汇报内容不全面，不具体，不系统，片面性、随意性很大，或只讲其个人关心的事项，而忽视其它；或只报流水帐，而抓不住要领，重点不突出；或只讲表面工作，而不讲隐含的问题；或只谈已做的事情，而不谈下步打算等等。这些都导致会议沟通不畅，信息阻塞，致使会议主持者不能正确而全面掌握施工进展情况，不能果断地作出决策。 

4  会前准备不足，会中无检查，无讲评，无安排，无要求。会前准备不足，主持人心中无数，会议漫无边际；有的监理工程师不仅缺乏管理经验，而且工作艺术性较差。由于上述原因，主持人对前段施工进展情况无讲评，无检查，只是由与会人员在会上说说了事；同时，对下步工作无安排，无要求，即使提要求也只是泛泛而谈，不明确，不具体。会议主持者犹豫不决，致使同样的问题在多次会议上提出而得不到及时协调解决。 

 5  建设单位，即业主越俎代庖，监理被搁置一边。通常情况下，明智的业主一般都会将工程中的进度、质量、费用、安全等“三控三管一协调”的工作委托给监理，这不仅有利于业主把精力集中于本单位的主要工作，而且也有利于业主无须建立庞大的建设机构，解决并处理好工程完工后人员无法安排的问题和困难。然而，有的业主单位花钱请了监理，却不注意发挥监理的作用，仍然习惯于原有的老套数、老办法，自己操办并主持会议，在工程的具体管理上，仍然习惯于搞“大业主、小监理”，把监理置于难以开展工作的地位。这样就失去了聘请监理的意义，发挥不了监理单位的专业工程管理的作用。