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赛尼尔法务管理是一个专业面向企业法务部的法务管理智库。为企业法务提供管理咨询及专业培训。 编者按：在9月末赛尼尔企业法律风险管理培训班上，原摩托罗拉首席商务律师、诺基亚西门子公司高级法律顾问兼合同部部长陶顾中先生就跨国公司法律风险管理体系进行了精彩授课，我们将分两期对其中的主要内容进行刊发，以飨读者。
一、跨国公司法律部的组织架构 通常跨国公司法律部门的负责人是公司的高级副总裁，仅次于CEO，在地位上与CFO、CTO并行。在机构设置上，法律与合规职能可能都放在一个部门，其中合规负责人是法律部的第二负责人，知识产权负责人、诉讼业务负责人、并购负责人和合同业务负责人分别位列其次，共同构成法律部门的五大业务核心。 某跨国公司法律部组织架构图
1.确保跨国公司（包括总部和分支机构）的经营和业务符合业务所在国的法律法规； 2.确保重要的商业交易的法律风险保持在可控的范围以内； 3.保管公司的设立批准文件、营业执照和其他公司文件（包括合资合同、章程）的复印件、处理企业年检、股权变更、更换董事、章程和合资合同修改等公司事项； 4.负责起草和更新合同范本以及使用指南，如与第三方签署的合同范本（如销售协议、采购协议、服务协议等）、劳动合同范本以及供公司内部使用的文件等； 5.处理未决的或潜在的诉讼、仲裁或政府调查； 6.协助聘用外部律师事务所； 7.参与并购（M&A）项目； 8.负责反垄断事宜（包括相关条款的起草和向相关政府部门的申报等）； 9.介入针对公司的政府调查和其他外部审计及类似事件； 10.定期向上级法律部门和相关业务管理层及时报告重大法律风险； 11.协助运营公司召开董事会会议，必要时起草并保管董事会会议纪要
三、道德与合规委员会 道德与合规委员会设计并且负责监管全球的道德项目，和业务部门和职能部门的负责人一起，为公司设立恰当的道德监管的结构，执行并且修订商业行为守则和合规政策及设计各种IT系统确保公司合规政策的执行。 道德与合规委员会通常会设置管理道德热线，接受所有雇员对有可能违反公司政策、法律法规和道德问题的投诉和举报。以外还要负责与员工道德相关的培训与沟通，调查员工可能的违反商业行为守则的行为，应对外部主管机关、媒体等各种机构对公司进行的与道德相关的调查与报道，向公司内部管理层定期提交报告，汇报各种调查事件的进展。
（一）授权运作机制 1.项目风险审批权限制度 项目风险审批权限制度从以下三个方面进行评估：一是项目分类，即通过财务条件、合同条款、技术复杂性等将项目划分为若干等级；二是反腐败风险评估，即从合规的角度将项目的反腐败风险划分为若干等级；三是商业风险分类，即从商务、技术、法律等角度将项目的商业风险划分为若干等级。 上述三项评估完成以后，每一项目均会有确定的风险级别，从而能够确定相应风险应由哪一级别的管理人员审批。法律部在风险审批权限制度的执行中有着十分重要的作用。对于达到一定风险级别的项目来说，法律部的具体职责包括但不限于：审阅所有相关法律文件，包括授权书、合同及承诺函等等；确认法律及内部政策是否得到了遵循；确认项目经理是否已正确辨别相关风险并对该等风险作出评估和识别法律风险并提出降低风险的建议或提供替代方案。 2.法律风险报告制度 法律风险报告制度的主要内容有： （1）重要的并购项目； （2）重大业务交易，如合同价格高于某一金额并有特殊法律风险的项目； （3）金额达到一定标准的争议解决事项，即公司作为争议一方的未决或潜在诉讼或仲裁案件； （4）针对公司（包括其分支机构）、或任何公司雇员的刑事调查和行政调查； （5）向国家反垄断当局进行的反垄断申报； （6）其他具有重大影响的事件（如涉及公司集团整体、涉及公司董事会成员、监事会成员、其他高管或受到公众的广泛关注的事件）。 3.授权书的签发及签字授权规则 在授权书的签发中要遵循四眼原则，即文件应至少由两名被授权人签署，通常应分别为技术人员和商务人员； 授权书一般应有最长期限限制。如果需要超过最长期限，业务部门需要咨询法律部，而法律部可要求业务部门提供书面解释及相关支持文件以便评估；授权的范围应限于所涉及的项目（例如投标）的范围；如被授权人在授权期间离开工作岗位，则应收回或更新授权书。 法律部应制备授权书的标准文本，任何对标准文件的偏离都须经法律部审核。此外，通常授权人（例如公司法定代表人）在签署授权书之前，法律部应先签署该授权书。公司的公章亦由法律部统一保管，授权书只有被法律部和授权人签署后，才能加盖公章。 4.指令链（Chain of Command）制度 密切监控内部规定的发布，并保证公司的董事和员工知晓此等内部规定；在内部规定发布之前，及时征得当地法律部的意见，核查该等内部规定是否与适用的法律法规相冲突。 如果内部规定与当地的法律没有冲突，公司的相关负责人应采取一切必要的行动以确保内部规定立即在公司内实施，同时应通知内部规定的发布者。 如果出于法律原因某项内部规定不能在公司内部实施或仅能在修改后实施，公司的相关负责人应立即通知内部规定的发布者。 如果已付诸实施的内部规定出于法律原因不能再继续实施，公司的相关负责人亦应通知内部规定的发布者。法律部在该流程中发挥着重要的作用，负责审查内部规定是否与现行法律法规相冲突。当有冲突发生时，可提出变通意见。
（二）管理运作机制 1.法律部对系统、程序的管理 协调与公司的现行大目标和各个商务部门、技术部门、各个地域的管理部门的小目标，建立起一个可复制的操作规范并强化各种模式的适用性；建立起一整套有效的、顺畅的和可适用的法律模版，形成规范化操作的模式；以现有的内部审批模式为基础，建立起最好的法律审批程序，这种程序应以技术为先导，网络为平台；成立了一系列横向协作委员会和跨地区的管理委员会，包括服务提供商商业委员会、联系商业运作委员会以及新型商业模式跨地区委员会等；建立起一套世界领先的网络系统，使法律的服务和合规的遵守能够在透明、整合的基础上进一步支持公司的可持续性的发展和增长。 2.法律部对政策的管理 对一个美国公司而言，最重要的涉及公共法律政策和程序的方面主要有： 1、电子邮件的管理和保留政策； 2、海外反腐败法； 3、内部交易政策； 4、全球反腐败和公共领域合规政策和商业行为准则； 5、隐私和数据保护政策； 6、美国公共领域道德规范。 对公司内部的法律部而言，所涉及的直接或间接的内部政策主要有： 1、并购政策，如在反垄断审查阶段并购目标和客户的互动政策； 2、律师和客户之间的特权政策，如律师和客户之间的作为和不作为，律师和客户之间的特殊政策； 3、保密信息和协议，公司保密信息的分级和标识、信息分类政策、保密信息审阅指南以及非法律部人员使用法律部内部网的政策； 4、联合体和标准组织，如成为联合体成员的政策、公司IP在标准组织或论坛活动中的贡献以及标准和专利； 5、公司事务，如董事和管理人员的职责、义务和责任，董事和管理人员的补偿政策； 6、公司结构，如公司组织和并购程序； 7、域名，如域名的整合和域名的维护； 8、对电子邮件管理和保留政策的细则； 9、海外反腐败法，如在公司商务行为准则中对“海外反腐败法”部分的实施细则，在对公共领域服务的官员赠送礼品和为其支付费用的政策； 10、全球性的政策，如公司产品的质量政策、各部门对商务交易批准人的政策、费用使用政策、内部会议和活动的政策、在家使用宽带的政策和出差政策等； 11、人事管理政策； 12、内部技术服务的订购指南； 13、销售方面的法律政策，如生成销售合同的程序、对销售文件的网上审批政策、对新并购公司的销售合同批准和签字程序、美国文件和评价项目指南以及网上审批程序等。 3.法律部对工具的管理 法律部对工具的管理是公司法律管理的一大特色。最重要的法律工具有专利数据库、外国官员要求公司支付其费用的申请表、制造商授权书、保密协议生成工具、法律文件网上审批工具等。所有这些工具还可以细分为很多类型，其内容涉及合同文本的生成和文件的管理、全球出口贸易、知识产权、许可和技术、法规的合规、外部律师的费用管理等。这些工具的使用在公司法律部日常工作中已经常态化。一个公司的法律顾问不掌握这些工具将无法正常地工作。 （三）法律冲突协调机制 1.参与法律政策制定过程 公司的内部法律顾问要悉政府关系、参与政府政策的政策型法律顾问，专门负责跟踪各国立法立法，积极参与并影响涉及公司重大利益的国内立法; 还有负责了解国际法律与政策发展态势的资深法律顾问，领导在公司有业务运营的各大洲的法律政策分析研究工作。在公司的重要业务集团，也设立有跟踪重要立法政策变化的岗位，如能源集团有专门人员关注风能政策、电动车发展政策，医疗集团则有相关队伍研究各国医保改革等。对于各国涉及公司重要业务的产业政策和主要国家有关经济和社会管理的法律，公司法律政策部门能够事先向业务部门发出法律风险预警，与业务部门组织参与有关法律与政策的制定过程，积极反映公司的诉求，提供其他国家处理类似问题的法律解决方案及政策考量因素。 2.变革公司运营架构 通过决定权下沉、组建专业精英队伍、双向轮岗，公司力求公司运营架构的国际化。公司近年来大力推动国际化运营的结构变革。在总部与国别公司的法律部，还专门设有熟悉重要功能性法律专业知识的精英顾问方面。目前，法律部在总部设有专责劳动与就业法、知识产权法、隐私权法、税法、并购法律、竞争法、诉讼法、环境法、外国投资安全审查、规制政策等的律师。与各个业务部门的律师更多地熟悉一般商业合同及单项业务运营法律不同的是，这些专项法律顾问研究、关注全球范围内相关领域的重大法律政策，并向公司运营部门提供政策咨询与交易审核，帮助公司积极参与有关国家在该领域的立法与政策改革。这些专项法律顾问每年参加各大地区及主要国家的相关会议，通过法律简报、月度电话会议、立法研讨会、法律草案评论等了解重要立法态势，参与法律改革；与些同时，公司也选拔一些在发展中国家与新兴国家的专项法律顾问到总部交流、换岗，以发展其专业技能，并帮助总部的法律顾问们更好地了解东道国的法律发展。 这一法律部门系统内部的集中功能结构避免了企业中法律专业人员的不必要重复，同时实现了信息的多向流动。 3.修补公司运营程序 面对复杂多变的法律环境，公司在运营程序方面有以下对策： 内部网站设有中央服务台（support center）。把公司了解的各国法律最新态势、公司专业法律顾问的法律分析以及守法指引等置于局域网，便于业务集团法律部的交易型法律顾问即时了解有关新的法律资讯, 在有关商业合同起草以及商事谈判中考虑有关法律与规制政策的可能变化； 内部专家的把关（expert’s sign-off）。在公司内部，涉及企业并购需要反垄断申报的，负责谈判的商务律师都要竞争法律师对反垄断问题的指导、提供意见并签署放行，以确保公司与所有竞争法执法机关打交道时合法合规、前后一致。与之类似的，有关劳动法、环境法、知识产权法等各项有专项法律顾问的法律领域，各业务部门的法律顾问一般听取其意见后才会批准业务部门的计划、合同以及其他商业处理方案； 定期公布黑名单与高风险国家的重点监控名单。针对各国法律政策的变化，对于一国执法机构处理的法律事项，即时公布在网，并要求其他国家举一反三，查找是否有法律风险并即时修补。 |
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