 图片来自网络 星期三 | 方法论 | 第05篇 上周的浓缩书栏目中和大家分享了《为什么精英都是清单控》一书，挺受小伙伴们欢迎。的确，清单思维和清单工具可以帮助我们更有效地管理目标和提高执行力。我自己就从清单思维和实践中获益良多，不仅感觉对生活和工作更有掌控，实际上各方面的目标达成率和效率也大大提高。 我自己的清单体系中有十几个清单，涵盖了生活工作的方方面面。既然小伙伴们对清单这个话题很感兴趣，我就好好整理一下自己的清单系统，找个机会再和小伙伴们分享，这里先做个预告。 今天我们要谈的这个“三分钟原则“，也和清单有关，本质上是有效使用清单系统的一个前提。让我们先来看一个案例。 大家可能都知道目标制定的S.M.A.R.T.原则，即一个有效的目标一定要是具体的（Specific），可测量的（Measureable），可实现的（Attainable），有现实意义的（Realistic），以及有明确期限的（Time-based）。 S.M.A.R.T.原则最早是在1981年11月刊的《管理评论》杂志（Management Review）上一篇名为《There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives》的文章中，由三位作者George Doran, Arthur Miller, and James Cunningham提出的。S.M.A.R.T.原则不仅可以应用于目标制定，也可以应用到大多数清单系统的制定上。 GE的杰克.韦尔奇十分推崇S.M.A.R.T.原则，二十世纪八十年代将其在GE内部大举推广实行，要求员工每季度以S.M.A.R.T.原则为自己制定目标清单，并于季度末检查完成情况。S.M.A.R.T.确实给GE带来了不少收益，杰克.韦尔奇甚至将GE股价的大幅上升归功于S.M.A.R.T.在全公司的实施。 但一段时间后，杰克.韦尔奇发现S.M.A.R.T.的效果开始大不如前，是不是基层的落实不到位？他派出了调查员与各层级的员工调研访谈，发现大家不但认真贯彻了S.M.A.R.T.，而且都非常喜欢这个系统，因为这个系统不仅让工作更有条理，而且给员工带来了很大的成就感。 那问题出在哪里？问题就出在“成就感”三个字上！ 员工在使用S.M.A.R.T.时过分追求完成率和成就感，结果将一些容易完成的目标写入目标清单中，完成之后给自己一个大大的点赞，貌似成功达成了目标，但其实只不过是自欺欺人的假象罢了！ 这就是使用清单系统的一个大陷阱：为了追求一张满是被划去的已完成任务的漂亮清单，用一些无关紧要、简单容易的项目来滥竽充数，造成完成了大量任务的假象。 大学时我曾经也陷入过这样的陷阱，事无巨细，全部写在待办事项清单上，一天下来看到自己完成了十几二十个任务，那所谓的“成就感”真是太棒了。可是仔细看看待办清单上的项目，什么手机充电，买笔记本，倒垃圾等随手立马就能完成的事情居然都大摇大摆地躺在清单上。 虽然那时我也有意识到这个问题，但总是“舍不得”让我的待办清单变成一个事项寥寥，且每个事项都不是那么容易完成的难啃的硬骨头。 直到有一天，我在学校图书馆杂志上看到一篇文章，作者说自己有个习惯，如果在三分钟内可以完成的突发事件，就马上着手完成，一定不拖延，也不会列入自己的待办事项清单，因为那是“低效且虚荣的”。 低效、虚荣这两个词给了我很大触动，我以为自己在践行自我管理的好方法，实际上我只不过是为了自己的“虚荣”在做一些低效的活动。 我决定改变，上午看到这篇文章，下午我就决定践行作者提出的“三分钟”原则。不到一个星期，我就感受到了“三分钟”原则给我学习和生活带来的巨大改变： 虽然待办事项清单上所谓的“成就感”少了，但整个人从大量繁杂的事务中解放出来，压力极速下降，学习和生活好像一下变得轻松简单了许多，我只需要集中精力关注几件最重要的事情。 以前遇到任何事，无论大小，我的第一反应就是写下来，稍后再安排时间完成。每一个任务，从记录到完成，都要经历下面这个流程： 1）记录下任务； 2）在一堆任务中思考衡量这项任务的重要性和紧迫性； 3）决定何时开始完成任务； 4）下定决心着手开始做； 5）完成这个任务。 这一系列五个动作，将原本只需三分钟完成的事情，扩展到十分钟甚至更长时间才能完成，更糟糕的是，不断累积的琐碎任务，会分散我们的注意力，造成心理压力，让我们感受到：我只想静静地看会儿书，怎么还有这么多破事儿要处理！ 而使用“三分钟原则“，遇到任务首先花10秒钟判断一下这个任务是否可以在三分钟内完成，如果可以，立即跳到上述第5）步，完成这个任务。然后把这件事彻彻底底抛到脑后，腾空大脑和心灵空间去接受更重要的挑战。如果判断三分钟内无法完成，再将其添加到待办事项清单中。 “三分钟原则“的好处，不仅是可以提高我们的办事效率，从点滴开始改善拖延的坏习惯，更重要的是，这些”做完即弃“的小任务将我们的大脑和心灵从繁杂的事物中解放出来，让我们时刻都处于一种清爽的无压状态，可以花更多的精力和时间去思考、完成对我们更加重要的事情。 经过一段时间的实践，我发现五分钟是更适合自己的一个节奏。因为我总是保守地倾向于预留多一点时间给每一个任务。有时我判断这件事需要五分钟完成，但其实三分钟不到我就做好了。所以后来我把“三分钟原则“改为更适合自己的”五分钟原则“，待办清单上的事项又少了一些，工作和生活也更加简单清爽。 小伙伴们也可以根据自己的实际情况对“三分钟原则“的具体时长进行调整，原则上3-5分钟为宜，时间太短无法有效发挥此原则的效用，时间太长又容易对正在进行的其它任务造成中断影响。 任务清单不是不经筛选的杂物单，事无巨细全部记录在任务清单上，虽然会产生更多的“成就感“，但却会给我们的工作和生活造成额外的压力，让我们难以专注于最重要的事情。而”三分钟原则“，则能帮助我们清除不必要的压力，腾空大脑和心灵去思考和完成更重要的事情，同时也让经过筛选后的清单系统更加高效实用。 体验无压人生，从“三分钟原则“开始。
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