要事第一——制定你的日程安排！

有一位表演大师上场前，他的弟子告诉他鞋带松了。大师点头致谢，蹲下来仔细系好。等弟子转身后，大师又蹲下来将鞋带解松。

有个旁观者看到这一切，不解地问：“大师，您为什么又要将鞋带解松呢？”大师回答道：“因为我饰演的是一位劳累的旅者，长途跋涉让鞋带松开，可通过这个细节表现旅者的劳累憔悴 。”

“那您为什么不直接告诉您的弟子呢？”旁观者又问，大师说：“他能细心地发现我的鞋带松了，并且热心地告诉我，我一定要保护他这种热情的积极性，及时给他鼓励，至于为什么要将鞋带解开，将来会有更多的机会教他表演，可以下一次再说啊”。

工作中，常常有人抱怨自己工作繁重、每天都有干不完的事、一周有一半以上的时间在加班，根本没有时间顾及其它。

但是，安博教育认为，如同故事中的表演大师，若要集中精力于当务之急，就得排除次要事物的牵绊。把最重要的事情排到第一位，制定自己的日程安排，更能高效的完成工作任务。

一、安排日程的主要原则——要事第一

重要的东西只占一小部分，只要集中处理只占整体20%的事物，就可以解决80%的问题。

——帕累托

意大利经济学家和园艺师弗雷多·帕累托发现：自家院子里80%的豌豆来自20%的豌豆荚；意大利80%的土地为20%的人口所有，很多事物都存在80/20规律，于是提出了“二八法则”。

商业和生活中，这些例子不胜枚举：

80%的利润来自于20%的客户

20%的业务员创造了80%的销售额

20%的关系带来80%的个人幸福

……

以上这些规律和现象提示我们应该集中精力处理那些20%的重要工作。同时，看待每天完成任务的结果，并非是看做了多少件事，而是看完成了多少件对自己工作或生活重要的事。

二、什么时间安排日程

一年之计在于春，一天之计在于晨。

——中国民间谚语

通常，大家均是选择早上或晚上来安排日程。

早晨是一天中大脑比较清醒的时间段，不过多数时间管理专家和职场精英，均推荐晚上安排第二天的日程。因为晚上人体进入睡眠后，思维并没有因为睡眠而停止工作，相反还能为即将进行的工作想出不错的思路或方案，自己第二天到办公室也能立即进入工作状态。

三、如何安排日程

合理安排时间，就等于节约时间。

——培根

（一）为每个重要的目标设定完成期限

时间管理上著名的帕金森定律表明，如果你不加控制，工作就会自动膨胀并占满所有时间。

若是给某项工作的时间太多，所有的时间还是会被占满，如果太少，又会感觉“压力山大”，那如何设定实际可行的期限？

首先，将工作切分成若干个行动，然后考虑需要涉及的人和事、还需要完成的其它工作，以及用于各项任务的具体时间。如此，在到达目标的过程中，也能真切感受到工作进展。

（二）制定任务列表

制定任务列表能使精力集中在需要达到的目标上，也就提高了任务的成功率。一个真正有用的任务列表应符合ＡＩＭＳ标准。

（三）、利用优先级矩阵

事有轻重缓急，确定每个任务的重要性与紧急性，再进行优先排序，能确保事件紧急性和重要性之间价值的平衡。

在处理以上四类事件时，首先要集中精力处理好I类事件，但过犹不及，有人把大部分时间用在I类事件上，从而忽略了II类事件，于是II类事件演变成了I类事件，以致疲于奔命、应接不暇。

优秀的职场人员应多关注II事件，在危机形成之前介入，提前完成，并识别出自己的发展机会，当然，若能能授权别人处理的就让别人处理，这样每天就能抽出时间处理III类和IV类事件了。

（四）、利用黄金时间

1、内部黄金时间

即一个人精神最集中的时候，但每个人的内部黄金时间会有所差异。一般来说一个人一天中的精力变化规律是：

2、外部黄金时间

即外部资源最为齐备、能帮你作出决定、回答问题或提供信息的时候。例如，和上司交流的时间一般是刚到办公室或中午吃饭的时候。

（五）、预留时间

如果设定完成任务的时间太满，会觉得被时间控制，生活、工作缺乏活力。并且，一旦有意外的任务加进来，会让工作安排受到很大限制。

所以，每天至少安排一小时的预留时间，能避免处理问题时的手忙脚乱，也提供了一个思考的机会。特别是需要为以下四种类型活动预留相应时间。

计划

确定你留出了时间以提前进行计划，并在这段时间里确保资源在执行任务或参加会议时是可用的。

检查

经历是最好的老师，从成功或失败中吸取教训，并将所得运用于项目中。

重要但不紧急的任务

人们很容易把工作留到最后关头才开始做，但如果提前去思考这些工作、考虑用什么方法策略，其实更能长期受益。

缓冲

确保除小任务以外的所有任务都留出15分钟的间隔，这样总比从其它任务中“偷”时间理智得多。

所以，通过上述解说后，安博教育认为，无论学习还是工作，大家不妨开始制定自己实际可行的日程安排，抓住那少数的关键工作，即知即行，更能事半功倍。