 60秒get一个HR实用小技巧 在使用Excel过程中，不知道大家有没有做过这种事情：连续敲击几个空格，使文字居中或者右对齐；为了与三个字的名字对齐，会在两个字的名字中间加一个空格...... 从数据规范操作的角度来讲，Excel是很少出现空格输入的。举个栗子：  在名字输入过程中，“杨过”和“杨 过”在我们看来是一个人，但是在Excel看来却是两个人。当用前者检索该员工的信息时，会返回一个错误的值。因为它是根据程序来判断信息的。所以我们今天讲一讲：  播放GIF解决方法其实很简单，就是对其设定数据有效性。下面小薪教你一下具体怎么操作： 1 第一步 假定我们要对下面表格中的员工姓名进行限制，选中：B2:B8单元格，点击「数据选项卡」-「数据验证」（2010及之前的版本叫做数据有效性）。  2 第二步 在「设置」—「允许」下拉列表中选「自定义」，并在「公式」文本框中输入“=SUBSTITURE(B2,' ','')=B2”。  3 第三步  4 第四步 单击「确定」按钮，当在指定区域B2:B8中输入空格，就会出现如下提示。  知识点讲解： Q1：上面提到的这个函数有什么含义？ 该函数对指定字符串进行替换：SUBSTITURE(text，old_text，new_text，[instance_num]） 翻译过来就是：SUBSTITURE(需要进行替换的数据，被替换掉的旧文本，用来替换的新文本，第几次出现的被替换的字符） 需要补充说一下的是：[instance_num]为可选项目，如果指定其第三次替换，则只有第三次出现的被替换；若不指定，则全部替换。 Q2：我们刚刚是怎么用这个函数，对是否输入了空格进行判断的呢？ SUBSTITURE函数将B2单元格中的空格替换为空值，并判断替换后的单元格内容是否与原来相等。 如果不等代表姓名中含有空格，那么数据有效性（数据验证）就会弹出「??出错警告」。 如果在B9单元格输入空格，就不会收到提示，因为其超出了我们前面设定的数据有效性（数据验证）的区域B2:B8。 Q3：说了这么多，数据有效性（数据验证）到底是什么呢？ 是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。这样就可以依靠系统检查数据的正确有效性，避免错误的数据录入。说的简单点，就是通过程序帮我们检查有没有输错内容。  小薪总结 经常看到其他同事，运用Excel玩的得心应手，而自己用时却发现错误百出。其实很多问题不是自己不熟练，而是操作不规范。好啦，今天就讲这么多，你都理解了吗？ —END— 互动话题 |
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