整理：《番茄工作法图解》

《番茄工作法图解》 Staffan Noteberg（著）

介绍番茄工作法的操作：

一、开始之前：

1，在开始之前，坚决抛开各种杂念，让自己做到专注。

2，为活动限定时间段，在固定的时间段里活动单一，目标单一，但是效果却很惊人。

3，先分析真正的问题所在，即“我想达成什么效果”，让自己只做最重要的事，专注于能带来该结果的活动。在开工前，先扭启番茄钟，稍后番茄钟会响铃，提醒自己停下来，重新考虑刚才所专注的活动，是否仍然是重中之重。

4，明确“完成的番茄钟数”不是拿来衡量工作能力的，没有这个标准。它只是记录你所付出的25分钟连续的努力。

5，请尝试坚持使用常规方法，至少两周内不要做任何改动。你需要亲身经历，以便确切知道哪里适合你、哪里不适合。一段时间后，你可以根据个人情况进行一些优化。

6，休息：

a.休息时间的长短，由自己决定。但是长短应该保持一致。

b.休息的主要目标是让大脑充电，并且对之前吸收的知识进行后台处理。因此，不要做对下一个番茄钟会造成额外压力的任何事情。

（如果休息时间过长，就会让你失去节奏，就会让每个番茄钟跟从头开始新活动一样。

如果不肯休息，工作质量就会下降，注意力也会受到影响，这些都得自己在当天补偿。

长期休息和短息休息的随意搭配，会让你有点懒得扭启番茄钟。）

7，番茄钟：

a.番茄钟时间的长短，有自己决定。但是长短应该保持一致。在长短不一致的番茄钟下所收集的数据没有可比性。

b.周期越短，完成的次数越多。使用更短的周期，可以在过程中让你更容易集中注意力。如果经常遇到中断，就应该考虑缩短番茄钟的长度。

8，全力以赴不等于全面高产。每隔一段时间，从工作中跳出来，纵览全局。

9，番茄工作法不仅适用于个人，也适用于团队。

二、使用番茄工作法的原因：

1，面对复杂，望而却步。那些复杂、在一个25分钟内完不成的任务，往往会造成拖延。

2，无聊琐事，越拖越久。不要总想着完成整件事情还得费多少工夫，不完成则无回报。

3，小事忙活一天，大事一件没办。评估活动的优先级，确保自己一直在做最重要的事。

4，最后期限，步步紧逼。番茄工作法，以25分钟的短期为节奏，建立可持续发展步伐。

5，从休息回到工作，心智调整不过来。番茄工作法，以动作为导向，条件反射养成习惯。

6，一错再错，不长记性。番茄工作法，做到“记录、处理和可视化”，回顾工作改进流程。

7，没想到一件事要做这么久。将活动拆分为小项目，使其更加清晰。

8，没想到一件事越做越复杂。在活动进行中，会经常节外生枝冒出一些次要任务。

9，头脑被各种想法占据。其他想法不停地冒出来，让人难以集中于单项活动。

10，时间都用来学习适应复杂的工作方法。番茄工作法简单，具有可塑性，避免把它变成例行公事的表面文章。

11，只顾低头干活，忘了抬头看路。使用番茄工作法，每半小时休息一下，使大脑有机会吸收在上一个番茄钟的所见所闻。因为大脑需要一点时间来工具记忆，识别模式，做出结论。

12，把预估当作承诺。总把估计值当作承诺，无论是对自己或者对同事，都会造成不必要的焦虑。

13，流程管理，纸上谈兵。番茄工作法，做好“跟踪”，即收集全体工作流程的真实数据，用于每天回顾，以改进第二天流程。

14，牵着不走，打着倒退。量力而行地选择当天能完成的活动。

15，完美主义，碍手碍脚。完美是另一种形式的拖延。

16，害怕失败和批评。番茄工作法只属于自己。

三、背景，从人类的生理分析番茄工作法实施的可能性

1，大脑的结构分为四个层次：脑干、边缘系统、皮层、额叶。脑干为我们提供可靠的条件反射机制。边缘系统帮助我们进行长期记忆。大脑皮层使我们能够认知和思考。额叶让我们能异想天开，也能发明创新。

2，左脑倾向于匹配，右脑倾向于直觉。

3，通过执行一套相同的动作和准备程序，可以使大脑自我调整，进行执行某类事物的最佳状态。

4，经过某种训练，能学会某种反射。

5，重复的手势和惯例能帮助大脑适应现场情况。

6，环境的频繁变化会降低生产力。

7，节律的变更会导致头脑混乱。

8，时间是持续和交替的，事态的不可预测行,会导致焦虑，焦虑会减低生产力。

9，变化是永恒的。对于导致重大影响的修改决定，我们需尽可能安排得晚一些，以延缓与之相关的成本产生，并为回到正轨争取最大的机会。

10，在快速眼动睡眠期间，大脑的一小部分会重放我们日常生活的影象，还会在所收集的各组记忆之间找出新的联系，即大脑在没有思考问题的时候（“脱机状态”）能为我们提供新思路和新见解。

11，“相关记忆”能够综合概括个人原有知识，脱机状态对它意义重大，包括快速眼动睡眠时间，以及暂时放下待解决问题的片刻小憩。

12，休息，以获得新的能量。不休息，后继乏力，注意力集中不起来，因为大脑要弥补多巴胺产量的不足，从而增加了肾上腺素的生产。大脑需要定期的休养，即包括工作时间的短暂休息，也包括每天工作完成以后的较长休息。

13，延迟回忆更容易记住不同含义的词语，大脑通过联想对记忆进行编码。可视化技术，如思维导图，是理清联想脉络、服务长期记忆的极佳工具。

14，正确的决策是意识和直觉之间的平衡。为了做出正确决定，需要简化问题，使其只包含重要事实和你有足够能力进行分析的领域。这些判断有效与否，完全取决于我们的经验、专业训练和知识，而非其他因素。面对调整的灵活性，是基于我们跟踪记录的事实数据，不仅要用这些指标调整进程本身，而且要改善我们自己。

15，调节器用来维护指定的参数指标处再期望的水平。专注工作的过程中，应当只对相关指标做持续记录，并且事后再分析过往数据的同时展望未来。定期的回忆或回顾，才是专门用来分析调整的场合。

16，心流是一种创造性的状态，它具有以下特点：明确的目标；集中、专注、自我意识消失、时间感扭曲；直接和即时反馈；能力水平与面对挑战的平衡；个人控制感；工作本身的内在奖励；行为与认知的合一。但是，心流状态下会缺乏全局观念，创造力与统筹力难以并存。因此要时常纵览全局进行战略决策，部署行动。

17，激励是一种生理活动加剧的状态。不需要巅峰，但不要低估，只要保持一个可持续的步伐。

18，拖延是一种焦虑应对机制，与启动或完成某项任务或决策有关。导致拖延的原因：a.其他人强迫你做一些事，违背你的意志。b.你给自己压力，想要有完美的表现。C.害怕犯错误或受批评。

19，太多的选择，太多的取舍，太多的决策，会带来焦虑，无法专心致志，而且做真正重要事情的时间反而太少。

四、执行番茄工作法需要的工具

1，任何类型的计时器，如沙漏、手机的振动闹铃、电脑软件、电子手表等等。

2，钢笔、铅笔、荧光笔或彩色笔各一支

3，三张白纸或横格纸，用途如下：

a 1.“活动清单”表格：

列出最近要进行的活动，随想随填，不用排序，不必写出具体做法，只写活动完成后的状态，简言意赅，自己能看懂就行。

如果某件事必须在某个时间上完成，也可以标上最后期限。

方法：活动主题（名词词语）+想要实现什么（动宾词语）+时间。如：居家，客厅整洁，7:00pm。

同一张“活动清单”表格可以用很多天，增加新的活动，划掉已完成的。

“活动清单”表格的内容不要拉得太长，要时时更新，使它能够符合实际。

这张表填满后，应检查每个末完成的事项，如果活动仍然有效，则将它们抄到一张新的“活动清单”表格中，替换掉旧的表格。

a 2“进度表格”，“活动清单”表格的另一种形式：

表格前端填写：姓名、年月份、活动项目、日期。

每个活动占一行。

当这项活动列为“今日待办”活动时，相应在“进度表格”相应方格中画“○”，位置在当天日期那一列，所选择的活动那一行。

当天工作结束做每日回顾时，如果某项活动完成了，就在“○”里画一个“☆”。

一段时间后，如果看到很多“○”，表示自己总是高估自己所能兑现的承诺；如果某个活动有很多“○”，则可能需要分解它。

b.“今日待办”表格：

填上今天日期，列出打算在今天进行的活动（在“活动清单”表格上选择重要活动），按优先级排列。

考虑全部做完的承诺是否合理，即确信这段时间内可以实现这些目标。

每天早上这张表要换新的。

c.“记录”表格：

记录所采样的流程指标，以便对流程进行改进。

同一张“记录”表格可以用很多天，以便比较每天的跟踪记录。

4，若干卡片——“索引卡片”

a.每项活动使用单独的索引卡片。一张卡片描述一项活动。

b.每次有新的活动要加入“活动清单”，就取出一张新卡片，然后用笔在卡片顶端写上活动主题，下一行写活动标题。在标题以下，可以添加简图、电话号码、网址，或任何与完成该活动有关的信息。最后，预估它所需要花费的番茄钟数，画上相应数量的“□”。

c.每天早晨的计划阶段，挑出几张卡片，形成“今日待办”卡片叠，并按照优先次序排列它们，最重要的活动在最上面。

五、番茄工作者得一天具有以下5个阶段

番茄工作法是一套典型的PDCA流程，即计划、执行、评估、应用。

1，计划：

（1）列出活动：在一天的开始，从积压的工作“活动清单”表格中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。

（2）预估：

a.原则：“今日待办”表格是每天的承诺，所选出的活动应当具有可行性。工作的总量应当是你通常在一天之内能完成的，即所选出的活动的预估番茄钟总数不要超过你的番茄钟日流量。

b.番茄工作法：

在“活动清单”表格每个条目的右边写上“预估番茄钟数”，在“今日待办”表格每个条目的右边写上“实际番茄钟数”。

因为番茄钟的原子性，不能使用小数，因此，如果一项活动预估不够1个番茄钟，则可以在“活动清单”上，这项活动旁边标个“0”，表示时间花费小于1个番茄钟。

稍后在选择活动填入“今日待办”表格时，可以将几项这样小于1个番茄钟的活动合并到一起，将他们写在同一行，当作一个活动来对待。

如果一项活动预估超过7个番茄钟，说明它太复杂了，需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行，各自有预估值。

如果本来预估这项活动需要的若干个番茄钟用完了，活动还没完成，就要做二次评估，猜测要完成这项活动还需要多少个番茄钟。以此类推。第一次预估画“□”，二次预估画“○”，三次预估画“△”

c.实际可能出现的情况：

预估的“□”已经填满，但是活动还没完成；

预估的“□”刚好填满，活动也刚好完成；

预估的“□”还没完全填满，但是活动已经完成；

d.出现事前预估与时间所花工夫之间不一致的可能原因：

做预估的方法或能力有待改进；

工作开始后，又出现新情况、新问题，使得环境发生变化。（但是可以通过训练和监控，积累做预估的经验和技巧。）

e.优点：认知来自于统计推断。如果每天的成果可以进行量化，它就大致相当与未来的处理能力。通过测量每天的番茄钟数，你甚至可以不断对番茄钟数进行微调，来保持一个平均速度。

2，跟踪：

（1）确定当天活动后，扭动25分钟的番茄钟，当当天活动的第一项开始进行。在每一个番茄钟内，你要收集一些过程指标。

（2）番茄工作法：

a.前瞻记忆：在番茄钟开始之前，为避免一头扎进不太重要的活动，要记得定期评估活动的重要程度。回溯记忆关注的是过去的事情，前瞻记忆帮我们记住未来要做的事情。

b.执行：“当下清单”是一个虚拟表格，在“今日待办”表格上用荧光笔标注当前活动，即当前此刻关注的事情。然后扭动番茄钟开始进行此项活动。

在番茄钟内，你就应当只关心这25分钟，关键不在当前活动是否能在当前番茄钟内完成，关键是在这一刻你尽了全力。

c.放下：不要为了完成活动，在响铃之后又多花5分钟时间继续工作。番茄钟一响，就该放下工作，顶多再写一个速记纸条，来标记当时的思路。

d.直接和即时反馈：每当完成一个番茄钟后，放下工作，为刚才25分钟的工作做评价，然后休息。

e.常规休息：每完成了一个番茄钟，就在相应活动旁白画个“x”，然后休息5分钟。在休息期间，不可以思考上一个番茄钟或下一个番茄钟的工作，而是让大脑充分吸收过去25分钟的脑力激荡。

f.阶段性休息：将4个番茄钟为一组，4个番茄钟后一个阶段性休息，通常以15~30分钟的消遣。

g.休息之后，要决定继续进行同一项活动，还是切换到另一项。切换是因为重要程度有所改变，或者上一项活动已完成。如果要修改计划行程表，要闹应当处于全局观状态。

h.不要在番茄钟进行中切换到另一项活动，也不要再一个番茄钟中间停下休息，这会让你失去节奏，它所跟踪的数据也无法与其他番茄钟匹配比较。

如果番茄钟进行一半，你当前的工作已经完成，就用剩下的时间进行“过度学习”，可以再回顾一下所做的或重复一下所学的，看看刚才的工作是否可以改进，或者透过字里行间发现新结论……直到番茄钟响铃。

3，记录：在一天结束事，将当天收集的数据归档，写入“记录”表格，显示工作方式。

a.记录每天完成的番茄钟数、活动项目内容及其数目。

b.记录每个番茄钟执行前、后与期间的地点、时间段、状态及其类型、原因、次数和效果，如中断、拖延、专注度等。

c.记录“计划外紧急”活动项数，观察这些指标，可以评价自己的计划能力。

d.记录“计划外”活动项数，如果多的话，说明在早晨计划阶段漏了很多事情，考虑不全面。

e.记录适合自己的番茄工作法，如精神奖励类型、计时器类型、在工作中休息一次的时长、对工作习惯进行反思的时刻等等。

4，处理：从所记录的原始数据中提取有用信息。

a.计算平均每项活动花费的番茄钟数。如果数字很大，就要试着拆分活动，使之成为更小、更易于管理的部分。

b.计算一项活动在“活动清单”表格停留的平均时间，即从记下该活动到它得到处理的时间。

c.改进番茄工作法，创造一个属于自己的番茄工作法。

5，可视化：即写思维导图日记。最终你要将信息以某种方式（如，思维导图）组织起来，从中找出改进流程的思路，并在自我调整的过程中每天回顾。

六、中断

1，我们需要将专注、排序和休息时间段交错安排，以获得一个可持续的步伐。

2，中断后果：

a.每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失。

b.如果你总是在追赶已知的需求，最终所有长期活动都要排再末期。

c.由于不断地被迫花精力接收和评估新的信息，导致活动无法正常进行。

3，中断类型及其策略：

（1）自己造成的“内部中断”

a.含义：即直觉向心智发出信号，告诉自己去做当前专注活动以外的事情。

b.可能原因：

觉得当前的活动过于复杂，或不够重要。

担心成果的质量，以及接下来要面对的指责。

在彻底弄清楚整件事如何完成之前，不想开始。

c.策略：首先接受它，然后记录它，然后立即继续你手头的工作，避免真的被打扰。

（2）别人造成的“外部中断”

a.含义：即有人找你询问或请你帮忙，并且等你答复的事情。

b.提醒：别把番茄工作法当成拒绝帮助他人的理由。在对方接受的范围内。建议他尽量往后安排。用稍后的番茄钟重新计划中断事件，而不要在当前直接处理。

c.策略：

告知：“我手头有事，正忙。”

协商：“周五再帮你做，行吗？”

计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。

答复：按照承诺办事，不然得话，下次别人就没法信任你了。

（3）番茄工作法：

1，遇到“中断事件A”，在“今日待办”表格下方的“计划外紧急”表格里填上一行“事件A”，即纳入计划或删除。

2，然后，在“今日待办”表格当前活动的右边，画上一个撇号（’），表示内部中断，做跟踪。

3，如果“事件A”一开始就没打算今天办，就把它写到“活动清单”表格上，在它的右边画上一个“U”号，表示这是“计划外事件”，并且标一个最后期限。

4，如果当前进行的活动被放下，无论是暂时的还是长期的，当前番茄钟都必须作废。它就不能算数，也不应该画“x”。若是将几小段加起来算成一个番茄钟，就会失去了达到节奏的目的，也就太容易屈服于中断的诱惑。

5，如果想要减少中断，首先要实事求是，弄清所遇到中断的类型和数量。

七、收件箱清零

1，原则：

a.从顶部开始

b.一次处理一件事

c.不允许将事情放回收件箱

2，处理：

a.如果做出的答复所需的时间不超过一分钟，立即答复。

b.如果可以稍后委托他人做，立刻进行委托。

c.如果某封邮件需要亲自处理，但所需的时间较长，不该立即开始，而是将它记入“活动清单”表格，将邮件移到存档文件夹，把这件事从脑子里放下。

d.如果某项活动不能马上进行，是因为要找其他人获得更多信息，处理方式与委托类似，将问题发给那个人，然后将该邮件移到存档文件夹。

e. 每次问自己，这封邮件今后能否对自己有所帮助，如果没有，立即删掉它。

八、问自己

（1）一次只做一件事

1，什么让你半途而费？

2，在哪些地方读书，更容易让你集中精力？

3，你是怎样逃避做无聊琐事的？

4，通常哪些类型活动会让你花费的时间超过预期？

5，你的时间是否经常被事务型活动填满，即使有更重要的事要办？

（2）背景

6，在一份耗费脑力的活动上你能专注多久？

7，你的私人生活和职业生活的节奏是怎样的？

8，对于考验记忆的游戏，你能玩得好吗？

9，你上一次拖延是什么时候？为什么？

10，你做决定的时候是凭直觉还是凭意识？如何平衡？

（3）方法

11，你是否有过一个长长的工作清单并深受其害？

12，你的静神奖励是什么？

13，哪种计时器适合你？

14，你在工作当中多久休息一次？

15，你在什么时间对工作习惯进行反思？

（4）中断

16，你在工作中经常被哪类中断困扰？

17，当有人拿毫不相干的问题烦你的时候，你会怎么做？

18，你在什么时间没法专心做事？

19，你总是能够记得按照承诺答复对方吗？

（5）预估

20，你通常能按照每天的计划完成工作吗？

21，你是否经常修改自己的预期？

22，要将你承诺过的事情全部完成，你知道需要多久吗？

23，你所预估的活动时间，最长要花多久？以天、小时还是分钟计？

24，你所预估的活动时间，最短要花多久？以天、小时还是分钟计？

（6）应变

25，你在哪些事务型工作中使用笔和纸？

26，你上班时在哪个时间段打电话和发电子邮件？

27，你通常多久休息一次？

28，你什么时候会长时间连续专注工作，而不是休息？

29，你如何在工作中使用索引卡片？

（7）团队

30，你们开会用多长时间？

31，在两人搭配工作期间，你们多久休息一次？

32，在团队协同工作期间，你们多久休息一次？

33，哪些类型的工作不适合两人搭配完成？

34，即使有人没准备好，你们的会议仍然会开始吗？