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文 | 谭一平 现代企业高管的工作千头万绪，从内部人事安排到营销、研发、生产等，几乎无所不包。为了抓住大事和重点，提高工作效率，助理必须为上司管理好时间，安排好上司的工作日程。 日程安排的内容 在上司的日程安排中，有很大一部分内容是安排各种会面。助理必须对上司的职责非常熟悉，这样才能确定是否给予安排。对于确实需要安排与上司面谈的客人，助理还要了解他们所关心的问题，判断其与上司工作之间的关系，这样，在安排会面的时间和顺序时才能做到心中有数，保证上司的日程安排科学合理。 工作日程通常按时间段来划分，比如下周工作安排，本月工作安排，第二季度工作安排等等。日程安排应以提高工作效率为原则，秘书要充分了解每一项工作的轻重缓急和各项工作之间的联系，做到统筹兼顾。 日程安排的原则 ●兼顾效率与健康 为上司安排工作日程必须讲究张弛有度、劳逸结合，不能只顾工作效率而影响上司的身体健康，否则工作效率无从谈起。 ●事先确认 在安排上司的日程时，无论是一般工作还是重要工作，都要事先征得上司的同意。上司在审核日程表的过程中，往往会根据自己的经验考虑应该采取什么处理方法，是否需要安排专门的时间，而这些也是助理所要掌握的。 ●适当保密 上司的工作日程安排一般都是做成简单明了的一览表。打印好的日程表要给上司一份，给助理部门高管或其他综合部门高管一份，还要给相关职能部门和司机。给职能部门和司机的日程表内容不能太详细，以免泄密。制订日程表时可使用一些表示特定工作内容的符号，这些符号所代表的内容在单位内部要统一，比如用“◎”表示会议，用“○”表示拜访客户。另外，日程表中要留出备注栏，以便随时增减内容或做特定标记。 （本文刊于《秘书》杂志2016年第9期。） 《秘书》杂志纸质版为月刊，每期定价5.8元，2017年全年定价69.60元，全国各地邮局均可订阅，邮发代号：4-422。 |
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