工作效能 | 超好用的GTD工作法

GTD工作法简直是高效工作的神器，有了它宝宝再也不用加班了。GTD全称是“Get ThingsDone”，中文翻译是“搞定无压工作的艺术”。它是一种非常高效个人事务管理系统，可以帮助我们高效且轻松地处理工作和生活中的各项事宜，拜托繁忙的工作带来的压力和焦虑，保证工作能够顺利完成，生活变得更加轻松。

本文是纯干货分享，内容来自《搞定无压工作的艺术》一书。

GTD的行为要素相当简单：写下相关事项、决定下一个推动步骤、在提示清单上记录、检查清单。

令人惊讶的是，一个人想要坚持采取必要行动，从而始终排除分散自己注意力的任何无益现象，其实是很有挑战性的。想要很好地应用GTD，必须要遵从三大原则：

1. 养成收集的习惯

焦虑感和内疚感并不是因为承担太多的工作而造成的，而是由那些你承担了但是却忘记了，或者担心自己会忘记的事情造成的。如果你确保你记下了所有的事情，并且能够有效地推动，那么焦虑感和内疚感就会消失。

2. 确定下一步行动

不管多么困难和重大的问题，都可以有下一步的行动，也都是由一步一步具体的行动来完成的，无数个一小步的积累就完成了一个大的项目。

3. 学会关注结果

学会在脑海中对结果做出正面的明确的预期，并以此影响实践。含糊不清的或者消极的结果预期会增加行动的阻力。

4. 自下而上的原则

在很多实际问题要处理的时候，自下而上的原则更有效，可以快速搞定当前事务，从而可以抽身出来从更高的视角看问题。通俗地比喻是，当船快沉了的时候，采取立即的措施防止船沉没比搞清航行的方向更为切实有效。

现代社会，人们要处理的工作越来越多，而时间等资源都是有限的；同时工作和生活也没有了明显的界限，数字化时代尤其如此，加了一个公司的微信群，感觉随时随地都在工作。

工作生活变化太快，只有集中精力在某一件事情上，才能进入高效能的状态，当有其他事情占据着大脑的时候，就难以专心。因此我们需要有效处理内心的承诺，管理行动，技巧是将一切事务赶出大脑，使大脑保持专注。

GTD方法概述

1. 收集引起我们注意的事务和信息

百分之百地收集一切未尽之事，3个因素：

    a. 每一件悬而未决的事情都必须存储在收集系统中，而不是大脑里。

    b. 应该尽可能控制收集工具的数量，越少越好，够用即可

    c. 必须定期清空这些设备

2. 理清每个项目的意义和相关措施

    a. 分析和处理收集到的材料

    b. 组织整理材料处理的结果

直接收集到的材料，经过处理过后产生的下一步行动，才是组织整理的对象

材料分析处理过程：

    a.  判断它是什么

    b. 是否需要对它采取行动

        i. 不需要采取行动

            1) 无用的垃圾，立即丢掉

            2) 目前不需要但日后可能会处理，放入将来/也许清单

            3) 具有潜在的信息可以参考，放入参考资料系统

        ii. 需要采取行动，下一步行动是什么？

            1) 2分钟之内可以完成的，立即完成

            2) 无法立即完成并且交给他人完成更合适，委派他人，并计入等待清单

            3) 无法立即完成并且并且需要自己亲自来做的，计入下一步行动清单，在合适的时候来执行。

3. 组织整理结果，提出选项

组织和整理材料处理结果所需要的清单：

    a. 项目清单，执行步骤多于一步的事项就是一个项目，尽管它可能很小，例如清洁洗衣机

    b. 参考资料清单，可细分为

        i. 项目辅助资料，需要经常翻阅

        ii. 一般性参考资料，不常翻阅，包罗万象

        iii. 其他专门资料，例如联系人

    c. 行动清单，按照时间要求可细分为

        i. 日程表，有明确时间要求，必须在某个时间做的事情，例如参加某个会议

        ii. 下一步行动清单，不需要在某个特定时间去做的事情，可以按情景进一步细分，方便在合适的情景下快速选择相应的行动

    d. 等待清单，记录委派给他人的行动

    e. 将来/也许清单，记录当下不需要立刻行动，但在将来可能会关注的事项，根据时间要求可分为

        i. 将来/也许清单，将来可能会做的事情，例如：学习一种舞蹈，出国旅游等

        ii. 备忘录，在未来某个特定时间需要关注的事情。

4. 进行思考回顾

每隔一段时间，需要全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细地检查。日程表需要频繁回顾，以免漏掉必做事项。其他清单至少每周回顾一次

每周回顾应该完成以下工作：

    a. 收集和加工处理所有的“材料”

    b. 回顾整个系统

    c. 更新各类清单

    d. 做到彻底、清楚、实时和完善

5. 选择行动

优先执行日程表上的行动（行动应该被谨慎地加入日程表，只有具有特定时间要求的才能被加入日程表），然后执行下一步行动清单里的内容。如何从清单中选择下一步的具体行动：

    a. 情境，特定地点或者需要借助特定的工具

    b. 有多少时间

    c. 有多少精力，有些事需要头脑清醒，思路清晰，有些事情则不需要

    d. 重要性

通常直觉可以自动进行上面的筛选

每日可能从事的3种不同类型的工作：

    a. 执行事先安排好的工作

    b. 处理突发事件

    c. 安排自己的工作

总体检视的6个层次：

地面：当前行动

1楼视野：当前项目

2楼视野：关注点及责任范围

3楼视野：目标——1~2年的目标

4楼视野：愿景——长期展望

5楼视野：目的和原则——人生

依然是采用自下而上的处理方式，当你在“地面”和“1楼视野”层面上能够更快地处理问题时，你自然就会有时间去思考其他更高层面的问题了，因为这样你的头脑才能获得真正的清静。

GTD纵向事务管理的自然计划法

1. 定义目标和原则

思考为什么这个问题很重要，它可以：界定成功，建立决策标准，调配资源，激发动机，阐明重点，拓宽选择。

2. 展望结果

对结果的清晰描述有助于项目的顺利开展，有助于大脑自动捕获相关信息

3. 头脑风暴/集思广益

“谁有好主意”这是个好问题，但是，这是以你的思考程度达到80%为前提！而如果一开始就提出这个问题，很可能会扼杀所有人的创造力。头脑风暴的关键技巧：

    a. 不判断、不质疑、不评估、不批判

    b. 追求数量、不求质量

    c. 把分析组织工作置于次要的地位

4. 组织整理

组织整理的关键步骤：

    a. 明确事件的重要组成部分

    b. 整理分类（按构成因素，先后顺序，重要程度等）

    c. 足够详细的说明

5. 明确下一步的行动方案

此时需要思考的问题是：

    a. 需要更多的计划么？

    b. 下一步行动需要由别人完成么？

    c. 需要计划到什么程度？

    d. 需要让事务更加清楚么？

    e. 需要采取更多的行动么？

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【原文来源：程序猿的品质生活】