我第一次听说《Getting Things Done》这本书的时候误以为它和世面上的那些成功学书籍没什么区别,后来在不少书中看到了这个名字,也看见了很多人的推荐,由此产生了很大的兴趣。上个月正好有不少空闲,就抽时间把这本书读完了。
本书的核心思想我觉得大多数核心思想已经在书的第一章写明了,即
其中心如止水是本书的理论起点和最终目标,而放空大脑是达到目标的手段。本书的所有方法都是为了放空大脑而设计的。这里的放空大脑是指在工作时,除了目前的工作,不要在大脑中存放任何其它的想法,如果有想法就将其记录到外界的物理记录系统上,由此来最大化提高工作效率和降低压力。 此外,本书将对任务的管理分为两个部分,即横向管理和纵向管理。其中横向管理针对不同任务的收集和切换,而纵向管理针对同一个工作(work)的不同层次。 其实这部分还提到了一个原则,即行动之前先想好预期结果,这个原则之后还会提到。其实这个原则也是我现在做得不那么好的部分,这会导致时间分配不平均,或者导致完美主义心理妨碍任务推进,从而产生逃避心理。 横向管理横向管理分为五个阶段,分别是:
大概可以归纳为(1)收集一切引起我们注意力的事情;(2)加工处理后,确定它们的实质以及解决方案;(3)组织整理得出的结论,并且为每一项工作列出下一步行动(action);(4)行动;(5)定期回顾 这是作者给出的流程图,基本上概括了大致的流程: 一、收集收集是指将你需要完成的事、心中的某个想法和某些辅助性的参考资料等任何会占据宝贵的大脑“内存”的事情都存储到大脑之外的某个地方。一定要把一切这类事务收集起来。 收集工具收集工具即是收集和存储事务的工具,它的种类并不重要,也不要为了收集工具花费太多精力,这个原则在任何部分都适用,不要被工具迷失了自己的目的。 收集的原则
第一条和最后一条是最重要的,最后一条是指将收集的信息加工处理,即进入下一个环节。一定要有固定的时间对每天或每个周期内收集的信息进行加工处理,这是整个系统的基石。 注意,在集中收集信息的过程中,要提防想要清初或者进行加工处理的欲望。不要在收集信息时对信息进行处理,除非这件事非常紧急。另外,在集中收集信息(在这里我更愿意称之为想法)时,只需要注重质量,宁有过之而无不及,不能漏掉任何事。 二、加工处理加工处理并不意味着落实你所收集到的全部工作和行动,它仅仅时指确定每一项工作的内容和实质,并判断出你下一步的具体措施。 加工管理的基本原则
这几个原则的含义总结起来就是:
加工处理的流程这一部分基本和之前的流程图一样,首先判断是否可以付诸行动,有几种情况不用采取行动,即:
若需要采取行动,则明确下一步的行动(action),这里的下一步行动一定是可以实行的具体行动。一般来说,下一步行动分为几类:
在这里需要明确工作和行动的定义。工作是指任何你承诺达到的目标,并且需要一步以上的行动才能完成。行动是指是指一些可以实施的具体行动。 无需行动垃圾就是字面意思,无用的东西。 现在不需要做,而将来可能做这一项也是字面意思,需要过一段时间后再评估是否需要行动,这个需要放在组织管理中的两个清单中。没有想好是否要做的放入“将来/也许”清单,要做但时间未到的事情放入日程表中,并且加上时间提醒。 参考资料是指有助于工作的一些辅助资料或者是大脑中灵光一现想到的一些思路、灵感、体悟、想法等不用具体实施但需要整理或进一步思考的东西。 需要行动针对每个工作,必须明确它的下一步行动,每一个行动都必须清晰明了,易于操作。 在这里,需要提到一个之前已经提到的原则,即:为了对下一步行动做决策,你必须首先明确你希望达到的目标。 如果下一步行动能够很快解决(例如两分钟),那么请立刻完成,这叫两分钟原则。 如果一件事需要交给别人来做,请把他们加入“等待”清单,即等待这项工作的完成,并在记录具体的时间,然后再例行的回顾中检查进度。 剩下的请留到下一步的组织管理进行进一步的处理。 三、组织管理组织管理将事情分为7大类:
我把以上的几个清单做一个区分。
其它并没有什么可以区分的了。 工作和行动清单”工作“清单的真实价值在于,它可以为你提供一个完整全面的回顾机会(至少每周一次),使你确保所有的计划都已经制定出了行动方案,不会存在任何遗漏。 关于行动清单,在ToDoist中,我使用不同的标签对行动进行分类,主要分为:
使用标签对行动进行分类后,使用过滤器为不同的场合和情况筛选出合适的任务列表,这样可以减少各类任务列表的个数和大量的重叠。同时,如所属工作这样的属性不使用标签进行管理更方便。而重要性属性直接使用优先级来标识。 将来/也许清单你打算将来在某个时间安排一次特殊的旅行,也可以是你希望阅读的书籍,以及你渴望培养的技能和才干,为了能够全面地实施这种管理模式,你需要给这些搁置再议地事务留出一些空间。 如果你觉得某个工作在今后的相当长时间里,没有抓住你的注意力的可能性,那你干脆把它转入到这个”将来/也许“清单里。 核查清单把偶然想到的一些处理方案记录到工作的辅助资料里。 四、行动书中对选择行动的决策过程给出了3个方面的评估标准:
选择当前行动的4个标准这部分在组织管理部分已经阐述过了。 评估每日工作的3个标准
将三者平衡 回顾检查的6个层次
工作中的6个层次可以分为:
书中关于这几个层次有一个较为具体的例子。
同时,我们关注这几个层次的目的是。
其实作者在这里还提到了一个自下而上的准则,这一点之前也提到了只是我没有记录下来。他说了一句:
他的意思是,这是就应该把自己该采取的下一步行动理清,形成一种控制感以后,再由下而上地把大局观建立起来。 跑道跑道指的是目前的行动,即之前的下一步行动清单。 1万英尺1万英尺是指工作,即你想要达到的具体目标或者说多步行动的最终结果。
2万英尺2万英尺是指责任范围,我认为就是指对你目前应当做的工作的一个概括和统领。可以分为个人和职业两个部分。 3~5万英尺我认为3~5万英尺的部分是一个人的发展,3万英尺是指未来一年期内的方向,4万英尺是指个人未来的长期发展,而5万英尺是指人生目标。 这一整个系统的核心目标就是让人对自己从长期到短期的发展行为方向都很清楚,从而达到一个心如止水的境界。同时为了保证这套系统持续运行,一个必要的回顾机制是必不可少的。 在这里你可以向自己提出一些问题:
我在看这一段内容时产生了一个想法,我感觉他说的这一套层次体系和《如何阅读一本书》中提到的阅读时对书和内容的层次划分有异曲同工之妙。使用了目标分析的方法,从目标着手,分析作者的意图和它的结构。这个问题我还想进行进一步的思考。 五、回顾
作者是这样定义每周回顾的:
同时,作者在这里建议对不同的清单进行不同周期和不同角度的检查回顾。 我还针对之前工作的选择发展了一种新的回顾内容,即回顾今天在不同场景下完成不同工作的效率,为对不同场景和工作设定标签提供一些参考,使过滤器能够在特定的环境下给出合适的事务清单。
上面这段话有一点道理,但也有一点偏激。 纵向管理纵向管理主要是在谈如何针对一项工作制定出具体的下一步行动,书中给出了两种计划模式,即自然式计划模式和反应式计划模式(也叫非自然计划模式)。 自然式计划模式自然式计划模式来源于人脑计划和完成一件事的模式,在这里将它分为五个模块:
目标和原则
提前明确目标的好处有以下几条,下面只列出了我认为比较有意义的。
前景/成果其实这里所谓的成果和之前的目标有一定的重合,但是有不同的侧重点。我认为作者在这里是想强调去想象一个具体的结果和场景,然后推动行动。 在这里我想补充一点东西,在《控制焦虑》中也提到了通过提前想象完成或成果时的场景可以缓解焦虑,同时这也体现一个乐观的思考方式。适当地想象成功的场景对完成工作有一定的促进作用。 集思广益其实本书在集思广益部分提出的方法和头脑风暴很类似,大概意思就是在先不考虑可行性的情况下把脑子里的所有想法都记录下来。记录的方法可以有很多种,比如画图,比如列清单等等,突出一个顺手。这里其实还强调了一个原则,就是想到的东西要及时记录下来,这么做的好处有很多,之前我看过的一本书《暗时间》用了很大篇幅来谈论这件事的重要性和好处,有兴趣的朋友可以看一看。 这部分也有几个原则:
其实前几个原则说的是一个意思。 组织管理这部分其实和横向的组织管理部分有一定的重叠,我就不赘述了。 反应式计划模式反应式计划模式不过多描述,书中基本是批判态度,大家可以自己评估。 杂谈作者在本书的末尾用了三章来谈一些技巧,我觉得这些内容算是技巧和杂谈兼有之,因此本部分命名为杂谈。 这部分大概有三个主题:
其实所谓的把工作看作与自己的协议是一种看待方式,但是我觉得这个问题并不是这么简单,它涉及到人对过去行为的反思和过去行为对现在心态的影响,针对不同的情况有不同的处理,大家如果有兴趣可以看一看《拖延心理学》和《自控力》,如果想进一步可以看看《社会心理学》的行为与态度部分。 关于如何和下一步行动战斗,书中说了一大堆,其实就是一个意思,即把行动列得越简单越容易行动越好。 最后一个点其实和前面说的东西区别不大。 |
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