 60秒get一个HR实用小技巧 在制作EXCEL表格时，由于我们后期常常需要对数据进行处理和分析，所以对于数据的内容一般都有固定的要求，这时我们就可以使用数据有效性，对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。 今天 ，就跟着小薪一起学一下数据有效性的几种做法吧～ 一 防止数据录入错误 在日常工作中我们需要录入的数据往往有固定的数值范围，而在使用EXCEL时，我们又难免会出现“手抖”的情况。所以，在需要录入数据时，我们可以提前利用“数据有效性”设定好需要录入的数据的数值范围。 设置方法 二 在录入一系列内容相同的数据时，不同的人也可能会输入不同的格式。这时，为了使表格内容统一（便于日后统一操作），就可以直接为预备的内容设置出下拉菜单，在录入数据时就选择菜单中的内容，避免直接输入内容。 设置方法 三 输入完一行再输下一行 在录入一个庞大的数据表如商品库存表时，如果因为疏忽漏掉了某个单元格的数据，那么日后难免会由此造成不少麻烦。因此，我们可以利用“数据有效性”将工作表设置成“必须输入完一行才能输入下一行”。 设置方法 选中需要处理的数据范围（不要选中表头），选择“数据”--允许“自定义”，输入公式=COUNTA($A1:$D1)=4 。 counta函数计算非空值，表中共四列，所以非空值为4；“$”表示绝对引用 四 固定数字长度 在录入一系列数字时，稍一疏忽，容易多一个或少一个数字，而当数字长度较长时，这种错误也难以检查出来。所以这时，我们可以利用“数据有效性”来设置好单元格内的数字长度，在出现错误时第一时间提醒我们。 设置方法 以上四个技巧，是“数据有效性”中最常用的。掌握了这四个技巧之后，我们也可以自己开发出需要的设置。聪明灵活地使用好”数据有效性“，让你的EXCEL表格既方便录入数据，又能及时检查出数据错误。 -END- |
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