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企业制度体系如何瘦身——企业管理如何标准而简单化

 秦人老十三 2017-06-27

企业因为利润可持续而存在,没有利润的企业迟早会难以维持下去,最终是破产告终。

企业利润可持续来源于有可持续的客户订单!没有可持续客户订单的企业迟早会利润趋近零。

所以,企业的管理核心主题是两个:一是持续获得客户订单,二是持续获得利润。围绕这两个核心管理主题,企业管理如何做到管理标准而简单化,最大限度降低企业内部运行管理成本。笔者于以下几个思考。

 

企业管理为了什么

首先是为了客户。企业管理必须站在客户的角度进行管理响应。这种响应有三层涵义,一是企业高管必须以重视与客户有关系的所有信息,针对企业的业务特征,列出企业与客户关系的事项清单,密切关注清单上每一客户关系事项的异动情况和其背后的客户诉求偏好变化,及时研究对策和及时满足客户新的诉求动向,从而牵动公司对应管理体系的变化和适应。二是中间管理层要做好桥梁纽带,及时把高管的满足客户新的诉求动向对策转化为具体的管理制度,并推动制度的贯彻执行,同时把执行层的反馈客户新的诉求内容及时收集、整理、初步分析和报告高管层。三是执行层要做好市场冷暖的探针。以优先为客户服务为第一要务,积极参与满足客户新的诉求动向的管理制度建设,并且积极而认真的执行,同时仔细聆听客户的抱怨和诉求,进行有序整理,快速报告中间管理层。

其次是为了目标实现。不能够实现目标的管理是没有价值的!在企业里,每一个业务活动都有具体的业务目标,比如企业采购业务,它的目标是控制好采购产品/服务的质量和价格,实现企业采购品质和采购成本目标,又比如销售,它的目标是赢得客户对产品/服务的满意度和销售价格,实现企业销售口碑和销售收入目标,等等。企业的管理正是为实现业务目标而设计,不能够实现目标,所有的管理设计都是无效的和可以删减的,管理设计应该重新进行。

第三是为了企业运行简单化。企业管理设计不是为了管理而进行管理设计,企业管理设计本意是如何更加巧妙的去完成工作任务,实现业务目标,为客户服务,企业管理的本质是巧干精神!任何一项工作任务,去完成它有三种以上方法,我们要去比较,选出最合适的那个方法来完成工作任务,这就是巧干的管理思想。巧干里面必然包含简单和快捷,突破常规思维。于是,我们通常需要在企业管理实践中去总结提炼,需要在企业标杆企业中得到启发,需要在专业外脑中获得管理智慧支持,不断进行持续改进的管理设计。管理设计的表现载体是企业制度。企业没有制度,管理活动就将具有随意性,企业管理活动就无法有遵循依据。既然制度是用来遵循的,那么制度必须标准而简单化,才能够提高制度可操作执行性。其实,制度标准而简单化是企业管理标准而简单化的具体表现,也是企业运行简单化的具体保证!

 

制度简单化实现途径

制度是什么?制度不是约束,制度要立足于如何抓住机会为出发点,制度建立的目的不是为了去防止风险发生,而是以引导企业员工如何最佳实现业务目标的路径指引,从这个角度出发,制度的定义应该是:企业组织内外最先进的管理经验和管理技术不断吸收、固化的结果。知道制度的本意后,制度如何来表现,才能够发挥其最大效能?最关键的地方是要搞明白制度为谁使用?

在企业里,不是每一个制度都是企业每一位员工都要使用的,不同内容的制度,其使用的员工范围是不同的。

有的制度,需要企业每一员工知道,因为每一员工都需要遵守它,如《企业战略管理手册》、《企业文化品牌管理手册》、《企业员工合规行为准则》、《企业员工手册》等。

有的制度,只需要某一纵向业务系统的人知道,因为只需要这一纵向业务系统的员工协同和配合,并且遵循它,如《企业采购招标管理流程制度》。

有的制度,只需要某一部门内部人员知道,因为只需要这个部门的员工遵守它,如《某某部门例会管理指引》。

有的制度,只需要某一个人知道,因为只需要这一个人去遵循它,如《企业物资需用计划编制指引》,它只需要负责编制物资需用计划的这个岗位员工去遵循它。

所以,企业制度应该分企业层面、业务系统层面、部门层面、岗位层面等四个层面的制度分类,这样一来,企业层面的制度,即需要企业全部员工共同遵循的制度,并不多,企业应该单独列出,以章节体文本形式的企业管理规定或者办法表现,单独管理。业务系统层面的制度一般以流程体图表形式表现。部门层面、岗位层面制度以章节体文本形式的工作指引形式表现。于是,企业制度体系是一个正立的金字塔形式。

如下图1企业金字塔制度体系


按照企业层面、业务系统层面、部门层面、岗位层面等四个层面进行企业制度分类,企业制度才可以做到简单和减少制度数量。

 

制度如何做到标准化

在遵循制度简单化原则前提下,企业制度有一个基本结构,即1+6结构。

 

由于任何一项业务工作或者管理工作都可以分解成“1+6”。“1”代表特定目标(KPI),“6”分别代表实现“1”考核目标需要实施的工作步骤、工作主体、工作任务、工作标准、工作方法和工作记录。也就是说,对准特定目标,要完成任何一项业务工作或者管理工作,其基本的标准流程都是由这六部分组成,即完成这项工作要经历几个实施步骤?每个步骤的责任主体是谁?每个步骤的具体工作任务是什么?要达到的标准(如时间标准、质量标准和审核标准等)是什么?以及使用什么样的工作方法(如工作依据、工作组织形式、工作技巧注意事项禁止行为等)和需要留下的工作记录痕迹。

如下图2  章节体文本形式制度规定或者办法、指引示范

如下图3  流程体图表形式流程制度示范

 




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