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根据《中华人民共和国招标投标法》第三十七条规定:“评标由招标人依法组建的评标委员会负责。”评标专家采取从专家库随机抽取。一般评标委员会由五至七名评标专家组成(包括投标人),评标委员会设负责人一名,可由评标委员会成员推举产生或者由招标人确定,评标委员会负责人和其他成员有同等的表决权。
评标委员会的主要工作任务是根据招标文件的要求,对投标人所提交的投标文件进行认真评审,并推荐预中标人。评标委员会对投标人的投标文件进行评审,一般分二步进行:首先对投标文件的入围资格进行审查,不合格的投标文件将直接淘汰,不再进入实质评审。其次再对合格投标文件进行价格、技术规格、商务等方面进行实质评审。
投标文件在入围资格评审中存在的问题与对策
对投标文件的入围资格评审是投标人能否进入实质评审的关健,无论投标人的数量有多少,这一步都必须进行。通常在这一环节中一般都会淘汰部分投标人,甚至出现合格投标人不足三家而导致废标的情况。
投标人在购买招标文件后,应认真理解和研究招标文件的相关条款,在明确招标要求的基础上,全面、认真应答招标文件中的各项条款,精心制作投标文件,才能通过入围资格评审。“良好的开端是成功的一半”,只有投标入围才能进入实质性评标,因此投标人首先要重视投标文件的制作,严格把关,注重细节,才能为入围铺平道路。
(1)“细节决定成败”。
投标文件的制作尤其要注重细节,许多投标企业各方面基本条件都不错:如企业资信良好,实力强,业绩多,投标价格适中,也认真应答了招标的各项条款,但由于注重细节不够,忙中出错,在提供投标文件的相关资格证明中漏盖一个红章,少签一个人名,而导致废标的事例屡见不鲜。因此投标文件的制作过程中要设专人把关,投标文件前期制作人员和后期审核人员要分开,这如同文稿的审核,不同人员审核才能找出错误所在。
(2)资格证明文件。
在投标文件中资格证明文件是重要组成部份,提交合格的资格证明文件也是投标入围的基本条件。评标专家委员会在评标工作中的第一项工作就是对所有投标人的投标资格进行审核,重点审核投标文件中按规定递交的资格证明文件和其他必要、合适的相关资格证明文件,对投标人的资质,财务,技术、生产和服务能力进行审核。
投标所需的资格证明文件一般包括如下几方面:①法人营业执照(复印件);②税务登记证书(复印件);③法人代表授权书;④制造厂家的资格声明;⑤经销商的资格声明;⑥制造厂家的授权书;⑦投标人的资信证明:银行出具的资信证明或会计事务所出具的上一年度财务审计报告;⑧社会保障登记证和近三个月社会保障资金缴纳记录(复印件);⑨投标人无违法记录的声明;⑩招标文件要求和法律法规要求必须符合的其它资格证明文件(复印件)。
在提供资格证明文件时要认真领会招标文件的基本要求,所有的复印件均要加盖投标人及相关企业的红章,需要签字的地方必须有专人签字,保证所提供的资格证明文件的有效性。提供合格的资格证明文件是投标入围的基本条件,否则仍会导致无效投标。常见的不合格资格证明文件,主要表现在以下几个方面:
①法人代表授权书不合格。授权书要求法人代表人和被授权人签字,公司盖章,还须附法定代表人和被授权人的身份证明文件(身份证复印件)。经常有投标人在该签字的地方未签字或用人名章代替,该盖红章的地方只有复印件的黑章。未附身份证复印件的事也时有发生。
②投标人的资信证明不合格。应提供银行出具的资信证明或会计事务所出具的上一年度财务审计报告。投标人的资信证明可以在上述两种形式中任选一种。 如采用银行出具的资信证明,必须提供针对本投标项目需要的资信证明,不能使用别的项目或己过期失效的资信证明。合格的资信证明应该是针对本次投标项目所开具(必须针对本项目的招标代理机构),且在有效期内。银行的存款证明不能替代银行资信证明。 如采用会计事务所出具的上一年度财务审计报告,还需附上会计事务所的企业法人营业执照复印件(副本、加盖红章)和注册会计师执照(复印件)。无审计报告而仅提供资产负债表,也属无效投标。企业的资产负债表只有附在会计事务所出具的上一年度财务审计报告中才有效。
③社保登记证和近三个月社保资金缴纳记录不全﹙复印件﹚。在投标文件中有些投标人只提供社保登记证,而无社保资金缴纳记录的情况也时有发生,这种情况发生在外省市投标人中较为普遍。
北京市的社保资金缴纳记录共五项内容:医保、养老、失业、工伤、生育。缴纳上述五项社保资金,每月开具二张收款凭证,其中医保开一张,养老、失业、工伤、生育等四项开一张。某些投标人在投标文件中只提供某一项社保资金缴纳记录,不提供全部五项社保资金缴纳记录,由于社保资金缴纳记录不全而被认定为无效投标也不是个别现象。另外提供的社保资金缴纳记录应是最近三个月的,不能只提供一个月,更不能提供过期的社保资金缴纳记录。所提供的复印件均需加盖投标人红章,否则也属无效投标。
④制造厂商的授权书出错。尤其在针对多包投标授权中,经常出现授权书对不上包号而导致无效投标。
⑤未提供国家有关部门对投标产品有强制性规定或要求的相关证明文件或材料,或需提供制造厂商授权的产品,而未获授权的投标文件也属无效投标。
⑥对带“﹡”号的核心技术规格和要求没有实质性响应也属无效投标。
⑦未提供投标人无违法记录声明,也可认定为无效投标。
教训是沉痛而深刻的,投标人要认真总结经验和教训,俗话说“小心无大错”,投标工作是件细致的工作,需要严肃、认真的工作态度,只有平安通过入围资格评审,才能进入实质评审和竞争。
(3)其他资格证明文件。
包括国家法律法规要求必须符合的其他资格证明文件。如国家有关部门对投标人有强制性规定或要求的,则投标人的投标产品必须符合相应规定和要求,并提供相关证明材料,即:生产许可证、销售许可证、医疗器械注册证、安全生产许可证、安全质量许可证、3C认证、“环境标志产品政府采购清单”、“节能产品政府采购清单”中规定强制采购的节能产品等。
在提供上述必须符合要求的其他资格证明文件同时,投标人还可以提供证明自身实力和能力的其他资格证明文件,如:计算机信息系统集成资质证书、自主知识产权产品认证证书、高新技术企业认定证书、各类国际标准认证证书等。
投标文件进入实质评审中存在的问题与对策
通过入围资格评审后的投标人,在实质评审中才真正开始进入生死拼搏,能否中标取决于多方面因素,谁也无绝对的把握,虽然胜利取决于实力,但是成败有时还有一定的偶然性。因此投标人也要放正心态,所谓“胜败乃兵家常事”,世界上从来没有常胜将军。
(1)投标价格评审。
由于现行政府采购中项目预算资金均己公开,且绝大多数招标项目都采用国库直接支付,即招标后结余资金均归国库。因此作为项目采购人希望发挥项目预算的最大作用,即在预算范围内尽可能提高所需货物或产品的配置和品质,不希望因配置低或档次差而节余过量预算资金。
由于市场竟争需要,某些投标人采用低价投标策略,这种策略可以理解,但是需要撑握“度”。评标委员会和采购人对于极低价的投标人并不认可。
投标人如采用低价投标策略,将会直接影响利润空间。无论投标产品或售后服务都需要投入成本,如压缩成本必然会导致所投产品和货物的品质下降,也会影响售后服务的质量,最终使采购人利益受损。因此低价投标是把双刃剑,最终会使投标人和采购人的利益都受到伤害,从长远角度看投标人受到的影响会更大。
当前在评标工作中基本都采用“综合评分法”,价格分一般只占总分的30%。在实际评审中,最低价投标不一定中标,“标王”也不太可能中标。如标王中标容易被其他投标人投诉,这也是评标委员会难以承受的压力。因此在实际评标中,投标报价中等偏下的投标人往往容易中标。给投标人保留合理的利润空间,也成为评标委员会和采购人的共识。因此投标人采用适当的报价有利于企业长远、稳定的发展。
(2)技术规格评审。
一般对招标文件中技术规格要求的响应程度,所投产品的整体性能和质量,实施方案的实用性及合理化建议等方面进行评审。
投标文件中对技术规格的响应程度往往成为能否中标的关健点。技术评分一般占总分的40～60%,在价格评分中评分较低的投标人,如在重要技术规格中不但能满足招标要求,而且高于招标要求,技术评分可获高分。即出现正偏离的有适当加分,反之出现负偏离的会适当减分。正偏离项越多加分越多﹙至规定分值﹚,最终可以抵消价格评分的落后,而成为中标商。这在实际操作中经常发生,即最低价不一定中标。因为评标委员会和招标人都意识到,技木规格中正偏离项越多,即所投产品性能和品质越好,好产品自然价格就高,只要在项目预算之内都可以接受。因此,采用这种策略的投标人,成为中标人的几率非常大。
投标文件在技术规格应答中,尤其在技术规格偏离表中不能简单回答“符合”或“满足”,而要针对招标文件中的技术规格要求逐条应答,尤其高于招标文件要求部分,可以用黑体字特殊表记,同时注明正偏离,以引起评标专家的注意。在某些招标文件中曾明确要求:对技术规格要求的实现,应作出具体、详细的说明和提供所要求的证明材料。如果只注明“符合”、“满足”,将视为该投标没有实质性响应。
(3)商务条款评审。
主要评审投标人的实力、业绩及对投标货物交货时间、质量保证期、项目实施周期和进度表、安装、调试、验收、培训方案、售后服务等方面作出的承诺,一般占总分的10～20%。
其中实力和业绩的反映需要提供中标通知书或中标后签订的合同﹙复印件﹚,最好提供同类项目的业绩。如只提供中标单位清单,评标委员会一般不会认同。严格意义上来说,投标人提供中标合同的数量越多,或提供用户反映证明多,说明投标人实力强,业绩好,相应的评分也会高。如果能明确表示提前完成项目,提前供货,提供优质服务,也是投标人提高商务评分的因素。总之投标人对商务条款的响应程度越好,商务评分会越高,投标人中标的机会就增大。
(4)优先采购评审标准。
对环境标志产品,节能产品,自主创新产品均有特殊加分,一般控制在3～5分。投标人必须提供“环境标志产品政府采购清单”、“节能产品政府采购清单”、“北京市自主创新产品目录”和认证证书,且上述认证证书均在有效截止日期内。
在上述四方面实质评审中,由于开标时各投标人的报价己公开唱标,因此价格评分实际上己无悬念,评标委员会只对商务、技术、优先采购评审标准进行评分。每位评标专家依据招标文件的要求和规定,对入围的合格投标人进行评审。在评标委员会集体讨论的基础上,每位评标专家各自独立评分,然后将每位评标专家的评分加合,获分最高的投标人被推荐为预中标人。公示七天后,经政府采购主管部门批准即为正式中标人,然后投标人与中标人签订供货合同,至此招标和投标工作顺利完成。
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