  董事会秘书的重要性 董事会秘书作为公司的高级管理人员，其主要职责有三点：一是负责公司股东大会和董事会的会议筹备、会议记录、文件保管；二是负责公司股东资料的管理；三是负责办理信息披露事务，包括督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度，促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务，按照有关规定向有关机构定期报告和临时报告，以及使相关知情人员在信息披露前保守秘密，并在内幕信息泄露时及时采取补救措施。 众所周知，股东大会和董事会的主要职责是监督和控制经理层、对公司重大事项进行决策，是公司内部治理的主要和关键环节，而这一系列职责的行使离不开董事会秘书的有效组织和恰当安排；同时，董事会秘书通过提高公司治理水平，也会使得公司信息披露更加真实、准确、完整，提高信息披露的质量。  董事会秘书制度流于形式的表现及影响 通过上面的分析，我们可以看出，董事会秘书在提高公司治理水平方面确实起着至关重要的作用。正因为其关键性，我国于1994年初建董事会秘书制度开始，就不断对这一制度进行完善并推进其实施。然而，由于董事会秘书制度的法律渊源层级低，在实施过程中难以得到保障，造成公司治理各个环节难以有效实施，公司决策权、监督权和管理权之间相互制衡、相互协调的关系无法真正得到落实，造成公司治理水平的低下。 如今中国许多上市的知名大企业中，董事会秘书制度都流于形式，更不必说其他企业。举例来讲，董事会秘书应当在股东大会和董事会召开前将大会需要审议的决议等相关材料发送给各股东和董事长，以便他们仔细阅读后作出独立判断，然而如今都是当场发放相关资料，以致各位股东和董事长没有充足时间进行审议和判断，议题的表决也只是走个过场，没有真正起到对公司经理层的有效监督；再比如，董事会秘书应该在股东大会和董事会后形成完整的会议记录，并使各位股东和董事在会议记录上签名，表明其对会议决议承担责任，然而现实情况是在开会之前董事会秘书就让各位股东和董事签名，并且会后也没有完整的会议记录，若会后遇到有争议的地方时也没有详细准确的会议记录去佐证。类似的问题还有很多，本该推进公司治理的董事会秘书制度却没有发挥其重要作用，甚至起到反作用，公司治理水平自然无法提升。  如何真正使董事会秘书发挥作用 从公司内部治理的角度来说，要想真正使董事会秘书发挥其应有的重要作用，我们可以从以下几个方面来考虑： 一是在选聘董事会秘书时，应该选用具有专业资格的人士，董事会秘书不仅要掌握公司法、证券法、上市规则等有关法律法规，还要熟悉公司章程、信息披露规则，掌握财务及行政管理方面的有关知识。二是公司应建立针对董事会秘书工作的监督、考核以及奖惩机制，对其履行职责、完成任务等情况进行定期监督、检查和考核，并根据结果进行相应的奖惩，严重违反法规和公司章程的应追究其责任。三是董事会秘书自身应当明确其职责，严格根据股东大会和董事会会议的流程进行工作安排，督促各股东和董事认真履行其职责，使得其对公司经理层进行有效监督和控制、在全面思考的基础上做出重大决议，而非流于形式；同时还应做好信息保密和信息披露方面的工作，着力提升信息披露质量以及公司治理水平。 END |
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