无论是事业单位还是企业，举办工作会、动员会、现场会等大型会议是年度工作中必不可少的内容。作为办公室的工作人员，如何筹办好一次大型会议，也是对部门和个人工作水平的检验。 那么如何筹办好大型会议呢？这里介绍一个“三段廿步清单法”，只需按照这三个阶段20个步骤一项项落实，就能高效率、高质量的筹办大型会议。 阶段一：会前准备明确会议方案：与召集会议的领导和相关部门共同确定会议的目的、时间、地点、参会人、议程、食宿、交通等工作的方案，并在方案中明确各项工作的负责人。 下发会议通知：方案确定后，就要起草和下发会议通知。会议通知的写法请参考《怎样写通知》。一般在会议通知的附件中，要有会议回执，接到通知的参会人员填好后要传回来。 落实与会人员：对于没有填报回执的人员，要逐一电话落实，确保每个人通知到位。 落实会议场所。按照会议的规模和规格，确定会议场所。如果需要酒店或会议中心，需提前预定，并告知所需的投影、大屏、电脑等会议设备要求。 制作会议材料。包括参会指南、相关要发放的发言或经验材料、会议证件、文件袋等。 确定坐席。包括主席台的坐席顺序和参会者的坐席顺序，请参考《位置的讲究》 制作会标。根据会议内容制作会标横幅或在电子显示屏上编辑会标。 检查会议设备。包括：灯光、话筒、音响、投影、大屏、电视等。如果需要现场布线，还有对线材进行固定，防止绊倒。 打印和摆放坐席牌。注意打印的字体、格式、颜色、摆放的位置要保持一致。 安排调度会议用车。特别注意两点：一是如果需要租车，要安排专人进行衔接，防止司机走错路或找不到位置；二是车辆较多时，要分组编号，并告知参会人员乘车的编号，做到有序乘车。
协调媒体。对于需要新闻报道的会议，还要协调媒体，并安排好媒体的采访时点、位置，并提前沟通好采访和报道提纲。 安排好会场安保和电力保障。
阶段二：会场服务会议签到。 在会场入口位置进行签到并领取会议资料袋。对于有条件的单位，可以开展电子签到和电子资料推送。 检查主席台会议资料。在主席台参会的领导，一般是将会议材料提前放置在对应的位置。开会前要仔细核对检查。对于主持人要检查主持词是否放置到位。 安排专人与会场技术人员衔接，确保音乐或视频播放顺序、灯光亮度、话筒音量等事项。 确保会场服务人员的服务质量，包括茶水、空调、引导入座等。 退场时，要注意引导退场顺序，安排乘坐电梯的顺序，确保有序、快速。 就餐和住宿。安排专门的服务组，制作就餐时间表、座位牌，安排菜品、安排房间。特别是要提前摸清参会人的民族习惯等特殊情况。
阶段三：会后整理做好会议资料归档
做好会议情况报道、领导讲话印发。如果需要下级单位报送贯彻落实情况的，还要下发通知。 以上就是筹办大型会议的“三段廿步清单法”。 |
