一、学院办公室主任的特点
1.服务性，学院办公室是一个综合性服务部门，是为部门服务、为领导服务、为教学服务和为师生服务，通过在具体的工作中，树立本部门对外的形象，因此，学院办公室的工作宗旨是做好服务，办公室管理工作人员必须树立良好的服务形象和服务意识，才能做好二级学院办公室的服务工作。作为办公室主任，更要强调树立服务意识。
2.多面性，学院办公室统筹承担着学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、国有资产管理、档案管理，会务安排等各项工作，办公室就是在办理各种琐碎、复杂、个体的事务过程中起到协调作用，办公室主任作为学院办公室的核心，要有较好的沟通和协调的能力，才能更好的开展办公室的工作。要为领导的决策提供帮助，具有当好学院领导的参谋助手的作用。做事情要全面性，周密性。做事到位不越位，同时，要及时反馈信息，做好上传下达工作，不拖拖沓沓，为领导服好务，当好领导的参谋助手。
二、做好办公室主任的三个意识
1.大局意识： 对于学院办公室工作来说，所谓大局，就是关系到学校、学院总任务和总目标的战略布局，关系到全校或全院上下、全体教职工整体利益和根本利益之所在。不能顾全大局，局部的发展也将受到影响和限制。作为学院办公室主任，在办公室日常纷繁复杂的事务中，也会遇到一些临时性、突发性的事件，无论从服务对象还是从工作范围上来看，都具有多元性和复杂性的特点。因此，必须要求办公室主任具备大局意识，能够从大局看问题，正确地认清形势，心系学校和学院的发展，想想是否对大局有利，并以此指导自己工作，绝对服从、服务于这个大局，善于处理全局和局部的关系，自觉在全校和全院总体要求和奋斗目标下开展工作，不偏离工作中心。培养大局意识，也要从日常抓起，平时注重学习党的方针政策，深入工作实际开展调查研究，不断提高政治理论素养以及对客观事物内部联系的洞察和把握能力。
2.责任意识：担任办公室主任就是要增强责任意识，它是我们立足现有岗位，开展一切工作的基础。在工作中，要不断强化自己想干事、肯干事、会干事的责任感，爱岗敬业，敢于担当，不辱使命。办公室主任的日常工作，几乎没有轰轰烈烈的大事，都是繁琐和复杂的小事，但每一个环节出现差错，都会影响到整体工作，影响本学院或者影响其他各职能部门工作的顺利开展。比如日常文件和会议精神的传达、通知的下发和送达等等，这些看起来都是微不足道的小事，但是每一件都会关系到学院的日常工作，教职工的切身利益，凡事不能出现马虎和纰漏，耽误了，就是大事。同时责任是履行职务的前提
3.服务意识：办公室的核心工作就是服务，服务是学院办公室主任工作的根本目的和宗旨。办公室主任主要服务四个对象：首先是为学院领导提供直接的参谋和助手的服务；其次是为学校各职能部门服务，传达并落实各部门布置的任务；再次是为本院广大教职工服务，为他们安排好教学和科研、聘任及考核、准备职称评审、工作量核定、奖金发放等；最后是为本院的学生服务，诸如写证明、办理证件、盖章等等，事无巨细，繁琐而单调。不断增强服务意识就是要树立愿意服务、甘于奉献的理念，做到态度诚恳，无论是领导、教职工还是学生，也无论是办事还是问询，都要热情周到，及时处理，圆满答复。对待学院领导要主动服务，或者超前服务，但也不能惟命是从，要大胆创新服务方式，敢于提出合理化意见和建议；对待老师，要热情真诚、细致入微，耐心周到；对待学生，要平易近人，肯于为学生着想。要坚持把服务作为工作的着力点，不断创新服务方法，提升服务水平，提高服务质量，以优质、高效的服务来赢得领导的信任、部门的理解、同事的支持和学生的欢迎。
三、办公室主任的三个提高
1.提高个人综合素质：政治素质，作为一名党员，要时刻紧密团结在党中央周围，对党忠诚，保守党的秘密，作为一名高校党员，无论何时何地，都与学校，学院党委保持高度一致，始终坚持全心全意为人民服务的宗旨。平时要注意学习党的先进理论知识，来武装自己，锻炼自己。其次要具备各种精熟的业务能力，要熟练掌握办公室主任的工作职责，认真履行各项职能，此外，还有熟练掌握计算机相关技能，熟悉各种办公软件，要注意培养良好的文字表达能力，和语言表达能力。
2.提高管理和沟通协调能力：办公室主任要树立全局意识，协调好各方的利益关系，调动所有的积极因素，统一思想、统一步调，凝聚人心、形成合力，实现办公室管理体系整体功能优化。办公室的事务繁多，关联八方，没有及时准确的管理，就无法保证工作的正常运转和有条不紊地开展。综合协调涉及面广，包括工作协调、信息协调和关系协调。工作协调包括日常管理协调、文件协调、会议协调、中心工作和其它工作协调。信息协调是指开辟多种信息渠道，通过信息的收集、处理、加工和传递，使办公室成为各种信息的交汇点。关系协调则包括领导关系协调、横向关系协调、内外关系协调，目的是调整和改善各种关系，避免或减少各种摩擦。（协调的基本要求即坚持原则、讲究方法。首先，必须正确把握公平公正、统一领导、诚心服务的协调原则。其次，运用灵活的协调方法：对上，充分尊重，听从指挥，揽事不争权，参谋不越位，协调好上级的各项公务活动；对下，平等对待，热心帮助，严格要求，以身作则，推功揽过，不越级指挥，不乱加干预。对内，摆正位置，唱好“将相和”，弹好协奏曲，营造良好的内部氛围对外，多方沟通，建立“互联网”，争取外部各方力量的支持，为学校的改革和持续发展创造良好的外界环境。
3.提高创新能力：办公室主任要主动适应新时期的需要，树立创新意识，不断开拓、探索，创造性地开展工作。创新是灵魂，没有创新不进则退。首先，思想观念创新，开拓工作思路。观念创新即观念的创造革新，要求办公室主任解放思想，克服墨守陈规、固步自封、不求有功、但求无过、习惯型和从众型的心理，勇于摆脱旧观念的束缚，通过实践结出创新之果。观念创新是各项创新工作的先导，是一个动态的、永无止境的过程。其次，组织结构创新，提高人员素质。新时期，学校作为办学实体，与社会的交流日益频繁，办公室的组织形式应由现在的直线型转变为扁平式的弹性组合，提倡任务型的组织团队。另外，需要将部门员工培养为一专多能的人才， 从而提高团队成员的整体素质。工作方法创新，提高工作业绩。无论政务还是事务管理工作，办公室主任都要力争高起点、高标准，搞出精品，同时不断总结新经验，吸收消化前人的成果，探索新方法，创造出灵活多样且可行的工作途径，争创一流的工作业绩。
四、做好学院办公室主任的重要意义
高等学校的二级学院是学校党政管理的基层单位。作为学院的综合部门，学院办公室是学院对外的一个窗口，是高校基层的综合性办事机构，承担着管理各项政务、协调关系和搞好服务的重要职责，发挥着承上启下、协调左右、沟通内外的纽带与中枢作用。一个善于管理和善于沟通的优秀的办公室主任，对院系的发展有着十分重要的意义。
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