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应当细心地观察，为的是理解；应当努力地理解，为的是行动。——罗曼·罗兰 一、谋定后动，举必有功。 （一）准备好会议讲话稿。对于领导的讲话稿这一块的话准备的话要注意三方面内容。首先，领导的讲话稿一定要根据领导的真实意图和想法，以及领导最近的动态和讲话，要突出领导的思想和主题。其次，要了解讲话内容中所出现的最新动态，掌握最前沿的信息，与时俱进，紧贴主题；第三就是要虚实结合，巧妙融和实践工作，不能只讲空话、套话、大话。再加上合理的结构与布局、精准的文字和精美的标题，一篇好的讲话稿就新鲜出炉了。同时领导对于会上的发言会有自己新的思考，采用讲话稿的地方不多，所以需要在会后对领导的讲话进行总结、提炼和升华，并及时在网站或微信公众号上进行宣传报道。每次会议均有主持人，需准备好主持词。尽量将主持词提前给主持人。让主持人对整个工作流程能提前了解和熟悉，避免仓促而影响其现场的主持和发挥。 （二）准备好会议座次表。座位表的排位非常讲究，要根据级别、资历、单位等按顺序排放肯定不能随心所欲。座位牌和座位签均需提前准备好，最好是根据座位表来打印座位签，然后每排的座位签用橡皮筋打好包，在背后做好第几排的标识，这样布置起来会非常方便、省事，“磨刀不误砍材功”就是这个道理。然后会前准备时，门口要用a3或者更大的纸将座位表打出来，并张贴会议门口最显眼的地方。a4大小的座位表要不少于参会人员的数量，在签到的同时发一张，便于参会人员准确快速找到自己的座位。 （三）准备好会议通知。会前通知人员的时候切记，对参会人员的通知要求和一个电影的名称一样“一个也不能少”，特别是重要嘉宾，他的缺席可能会影响整个会议的进行。每一次大型会议的召开、每次开会人员的召集均属不易。所以必须及时准确通知到每一个参会人员、不能出任何差错。需发放的资料发放到每一个人手中，切忌落下任何一个。一般主席台上的座位牌和下面参会人员座位牌不一样，这就需提前准备好两种尺寸的座位牌，其中最为重要的是千万别把名字打错或弄乱，否则会闹出笑话甚至产生误会。 （四）准备好会议资料。再讲讲关于资料的打印，资料的打印一定要及时但又不能过早。如领导的讲话稿，多次修改后，一般在最后的时候才能定稿下来，且会议的时间因特殊情况可能出现更改。过早准备可能会做无用功，到时需重新印刷，一来浪费资源，二来耽误时间，三来有可能会影响后续工作。资料打印时一定要先打印样稿，核对无误后再开始呈批量引发，特别着重关注落款时间和名字。印刷时最好在现场盯着避免出现疏漏。 二、欲要看究竟，处处细留心。 （一）彩排是最好的检验。开会前一晚一定要去会场。布置好会场、开展会前准备工作，先检查横幅是否有多字少字或错字的情况，然后检查电子显示屏能否正常运转，主席台话筒是否能能用。每个座位签是否摆放好、资料是否准备到位。入会口的指示牌、签到台是否准备好。然后有一些实用小物件切忌别忘记，比如剪刀、胶布、笔，包括多带几份资料以备不时之需，如果有聘书或证书发放的话最好事先预演一下，同时需配备好音乐和组织好秩序。 （二）尊重是最大的诚意。发通知的一点小技巧，要通知所有参会的人员不是一件容易的事情。先要进行分类，如果是有具体的单位且该单位参会人员较多，可通知该单位办公室或联络人。如果单位很分散且人员只有一到两个，可通过电话或短信直接与其本人联系。并根据时间节点有不同的联系方式，若是午休或晚上，通知又较急的话，可通过发短信的形式告知其会议主题、时间、地点及参加会议的最高领导，并表明自家身份，最后再加上一句参会或请假期待您的回复，这样较为妥帖。若有时间可点对点发送，加上参会人姓氏及职务的称呼，这样让参会人看短信时的尊重感爆棚，有一年春晚的歌唱到群发的我不回就是这个理。若未受到回复，则需在较为合适的时间电话进行确认。接着需及时统计请假人员等相关数据，并及时反馈给领导。重要人员的请假需领导间相互沟通，努力达到人人能参会的良好效果。 （三）细节是最高的要求。会议开始前，工作人员一定要提前半个小时以上在入场门口的签到台等待，因有的参会嘉宾来得很早，需提早进行接待和引导。然后签到表最好是多打几张，签到台放几张，会场每排的右手边可以放一张，这样能有效避免因时间紧签到需排队的窘境。签到表一般需要姓名、单位、职位以及电话等相关信息。这既能统计参会人员，又能帮助会务费用的报销，还能方便下次会议的联系，正可谓一举多得。会标的确非常重要，一定要经过自己分管领导的认可，用最终敲定的版本。制作横幅时要和制作人反复的核对和确定，确保会标准确无误地显示在会场。如果有电子显示屏的话，显示屏上一定打上较为庄严肃穆的背景和文字。参会人员的饮用水不可缺少，主席台准备瓷杯和热茶最为妥帖。 （四）用心是最美的能力。会上如果有发放聘书或颁发荣誉证书流程，整个环节需要很用心，最好能及时彩排。聘书或荣誉证书的选定需去文具店进行挑选，尽力挑选高端大气又实惠的那款。聘书或证书拿回来后要及时去打印店排好版，但打印的时间需留空白，等待会议时间的最终确定。正式开印时要及时盖好你自家单位的章子，红灿灿的印章将见证这一荣耀高光时刻。 一屋不扫，何以扫天下。从小事做起，从当下做起，不因事大而难为，不因事小而不为，不因事多而忘为，不因事杂而错为。若能持之以恒、久久为功，定会有长足的进步。笔者相信，只要追永远就不会落下，与大家共勉。 |
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