Word有什么用？ 输文字！写文件！做报告…… 你可能一度很轻视Word——一个排版工具而已。 如果你真的轻视它了， 先看看下面的这些内容。 因为这些内容即使有些号称Word老鸟的人也不一定知道。 即使他知道， 也不一定会用。 走入正题，什么知识这么牛？ 样式！多级编号！目录！导航窗格！ 这4项知识是页数多，有复杂编号，需要制作目录的文档的排版制作克星。联合使用可以达到意想不到的效果。保证分分钟提高工作效率。 下面加油菌就把压箱底的技术拿出来，将多年来与Word打交道，排版书稿的经验传授于你。 一篇长文档往往在不同的地方会要求设置不同的格式，比如不同的标题有不同的格式、正文有一种格式、图片的引用文字又是一个格式。 每个地方都设置不同的格式，这时新手一般是这样做的： 所以他们认为长文档的排版里，格式刷是最大功臣。 那是因为他们不知道样式的存在。 “样式”就是为文档中的每一处内容设置一个字体和段落等格式，以后需要在其他地方使用时，直接应用这个样式。 比如一个合同文档，有很多地方都有标题，下面就为标题设置一个样式。 （1）将鼠标光标定位到需要设置样式的段落处，在“样式”组中选择“标题2”样式，这时该段文本自动应用了这个样式。 （2）这时选择的样式效果不一定符合自己的需要，在“样式”组的“标题2”样式上单击鼠标右键，选择“修改”命令。 （3）打开“修改样式”对话框，在“格式”栏设置一般的字体、段落格式，如果这些格式不足够自己使用，单击下方的“格式”按钮。 （4）在弹出的菜单中选择一种格式设置命令，比如选择“段落”命令。 （5）打开“段落”对话框，此时可以像设置普通段落一样设置该样式的格式。 （6）在“格式”菜单中选择“快捷键”命令，打开“自定义键盘”对话框，将鼠标光标定位到“请按新快捷键”文本框中，然后按键盘上希望定义的快捷键，单击“指定”按钮。 （7）将鼠标光标定位到文档的其他位置，按指定的快捷键，可以将这个段落应用该样式。 （8）如果“样式”列表框中没有需要的样式，可以选择“开始/样式”组，单击其右下角的 （9）打开一个新建样式的设置对话框，该对话框和修改样式对话框的设置完成相同。 在拥有大量章节条款的长文档里，将样式与多级编号结合使用，可以实现为章节条款自动排版和编号；并且在调整章节顺序或添加章节时，可实现自动更新编号。 选择“开始/段落”组，在第一排中有三个按钮，其中第一个是利用符号编号，第二个是单级编号，第三个为多级编号。 一般第一个按钮和第二个按钮我们使用较多，第三个按钮相对使用较少。但是用好了这个按钮，可以简化很多繁琐的操作。比如设置文章的各级标题样式，为一级标题设置样式名为“第1章，标题1”，二级标题为1.1，对应的三级标题为1.1.1……。 （1）在一篇文章中，将鼠标光标定位到一个二级标题（该段落已经设置并应用了二级标题样式），单击“多级编号”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“定义新的多级列表”命令。 （2）打开对话框，此时“编码格式”栏中已经自动设置了当前二级标题的编号样式，可以在这里设置其字体、编号与文本的间距、编号格式等。 （3）在对话框右侧的“将级别连接到样式”下拉列表框中选择相关联的样式名（标题2），（单击对话框左下角的“更多”按钮，可以显示出对话框的右侧）。 （4）单击“确定”按钮，返回文章，可以看到标题自动应用了设置的编号。 （5）按相同的方法，可以设置3级标题编号，并与3级标题的样式链接起来。
解读“定义新的多级列表”对话框 “定义新的多级列表”对话框是达到标题多级编号与样式链接的关键部分，下面再来看一下这个对话框。 “单击要修改的级别”：在这里选择要设置的标题级别，然后在对话框下方具体设置编号的格式等参数。我们可以设置为1级标题后，再设置2级标题……最后关闭对话框。 “输入编号格式”：在这个文本框输入编号内容，默认为1.1、1.1.1等。为了让编号自动编号，该文本框中以灰色显示的编号是自动变化的内容，不能手动修改。右端的“字体”按钮用于设置编号字体。 “起始编号”：用于设置编号从哪儿开始，一般选择从“1”开始编号。 “位置”：用于设置编号、文本的对齐方式等。 “此级别的编号样式”：可以选择编号样式，如罗马数字、阿拉伯数字、中文大写数字等等。 “将级别链接到样式”：可以选择该标题对应的已设置好的样式名，如“标题1”、“标题2”…… “重新开始列表的间隔”：用于选择编号从哪儿开始重新编号。一般选择所修改级别的上一级标题。 “编号之后”：设置编号与标题之间用什么分隔，一般是空格和制表符两种。 文档内容制作完成后，就该目录的制作环节了。对于“一般熟悉”Word的人来说，目录多半都采用手动输入标题，再逐个对照页码的方式来解决。这个方式不能说错，只能说太原始，效率不高，而且容易出错，遇到文档修改，目录必须又重来。
如果你学会了前面“样式”的制作，目录制作就会轻松很多。 （1）选择“引用”选项卡，第一个就是“目录”设置组，单击其中的“目录”按钮，弹出下拉菜单，选择“插入目录”命令。
（2）打开“目录”对话框，默认设置显示级别为“3”，即提取标题1、标题2、标题3的样式。如果需要将某些其他样式的内容提取到目录中，可以单击“修改”按钮，然后选择要显示的样式。
提取目录后，整个目录的标题均与文中的相应内容有关联性。在按住“Ctrl”键的同时选择标题，可以快速定位到文档中的相应位置。 导航窗格有什么用？看看下面这个图，你就一目了然了。
没错！在“导航窗格”中显示了文档的标题。它的作用主要有两个： 一是方便掌握文档的整体结构，掌握各级标题之间的关系，它就像一个思维导图。 二是方便快速定位与修改文档内容，特别是有几十页，上百页的文档，通过导航窗格单击一个标题，文档就可以快速显示选择的这个标题位置处。 所以建议在制作长文档时，打开“导航”窗格，该怎么打开呢？方法很简单，单击“视图”选项卡，在“显示”组中选中“导航窗格”复选框。
如果，打开“导航”窗格后，里面什么都没有。这是什么情况？只有一种情况，这篇文档没有应用标题样式。  一不小心就写了这么多，加油菌的手都要残了。这些内容真真有用，字字血泪呀！ 想当年，加油菌为了赶一篇稿子，不停设置格式，不停拖动滚动条，不停重调目录，汗流浃背，双眼朦胧…… 如果现在可以重来，我一定回头告诉那个傻瓜，用样式，用样式，用样式…… |
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