办公用品管理制度

一叶雨林秀 2018-07-26

展开全文

1. 总则

1.1为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。

1.2本规定中的办公用品包括：

1.2.1公司给员工个人配置的办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具l

1.2.2公司给部门配置的文件柜、白板、传真机、打印机、扫描仪等, 以及办公自动化所需用的耗材（含磁盘、色带、墨盒等）。

1.2.3公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等，以及其它特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。

1.2.4公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。l

1.2.5公司公共的娱乐设施，如乒乓球拍、羽毛球拍等。

1.3办公用品公司统一建立台帐,除低值易耗品外,其余办公用品一律在实物上打上登记编号。

1.4条办公用品实行统一申请、采购、管理，部门使用维护的办法。

1.5办公用品由部门（厂）统一领用，其费用按行政部核定定额,报总经办批准执行。对低值易耗品实施定额管理。其他特殊用品费用另计。

1.6特殊物品需专题报告，经总经办领导批准后，方可购买，不受定额限制。

1.7办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部分的用品，按固定资产申购的有关规定办理。

2. 职责

2.1行政部负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。

2.2行政部设立文具仓,并负责外购办公用品的入库、保管、发放、建帐及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。

2.3采购部负责办公用品价格的寻价(每月更新)、采购和供应商的开发评估,采购部须提供两家以上优秀的供应商供公司选择,对有投诉不合格的供应商应及时更换,并通知行政部。

3. 个人办公用品的管理

3.1公司行政须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。

3.2员工日常办公用品的领用：

3.3由部门文员到行政部填写“办公用品领用登记”代领办公用品。l

3.4公司员工应当自觉爱护公司财产；节约使用办公用品。l

4. 部门办公用品的管理

4.1所有办公用品皆以部门为最小申请单位。办公用品由部门（厂）统一领用，其费用按行政部核定定额,报总经办批准执行。对低值易耗品实施定额管理，其他特殊用品费用另计。

4.2特殊物品需专题报告，经总经办领导批准后，方可购买，不受定额限制。

4.3办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部分的用品，按固定资产申购的有关规定办理。

4.4 部门办公用品领用之后，由部门文员分发办公用品给指定使用人，如使用人更改，则部门经理须至行政部变更记录。

5. 公共办公用品的管理

5.1公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。

5.2公司所有员工应当爱护公共办公用品，打印复印避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸。

5.3公司所有员工应当自觉爱护公司财产 , 不得在桌椅上乱刻乱画；节约使用办公低值易耗品。各部门使用办公用品，要发扬勤俭节约的精神，能用的要尽量使用，杜绝随意乱丢、假公济私或挪作他用。

5.4员工在使用公共办公用品时，如发现设备故障应及时向行政部网管报修。

5.5图书的借阅和归还员工借阅图书或借用其它办公用品 , 必须到行政部办理借阅借用登记手续,限期不能及时归还者,必须提前办理续借手续；到期必须及时归还,对于不及时归还又不办理续借手续者,公司将处以扣当月月度奖金50-200元,超过15天未归还者,按物品价值的双倍赔偿公司。

6. 操作程序

6.1办公用品的计划审批

6.1.1采购部负责填报《办公用品价目表》，公布现采购的办公用品价格，如有变动，应及时发布。

6.1.2部门负责制订办公用品（其他特殊物品除外）领用计划，每月一次，于每月20日前，各部门和分厂根据行政部核定的管理人员和非管理人员人数，按实际需要，本着节约原则，在定额范围内制定本单位《办公用品领用计划》一式两份(本部门一份,行政部一份)。

6.1.3行政部对各部门和分厂上报的《办公用品领用计划》进行审核（核定是否超定额，品种是否适宜）, 核对库存，并将审核的各单位《办公用品领用计划》汇总成《办公用品计划费用汇总表》，将《办公用品计划费用汇总表》交采购部审核价格。

6.1.4采购部审核价格合理后, 将《办公用品计划费用汇总表》交回行政部,由行政部将《办公用品计划费用汇总表》（包括公共使用的办公用品计划）一式三份(一份交采购部,一份存行政部,一份存财务部)，附一份各部门和分厂《办公用品领用计划》(作为各部门（厂）领用文具的依据,存于行政部)报总经办领导批准后。行政部将总经办领导批准的《办公用品计划费用汇总表》交采购部、财务部各一份,行政部存一份。

6.1.5公司行政部拟定采购计划，确定购买方式、地点和购回时间；

6.1.6公司行政部将总经办的审批结果及办公用品购回时间反馈给各部门(厂)；

6.1.7部门办公用品领用之后，由部门文员分发办公用品给指定使用人，使用人在部门办公用品领用登记本上签字存档。

6.2办公用品采购、验收入库、发放、保管、核算考核

6.2.1采购部根据《办公用品计划费用汇总表》制定采购计划实施采购,并及时办理入库手续。

6.2.2 行政部负责办公用品的验收入库、发放、保管，办公用品入库后行政部要及时通知部门(厂)文员领取并按财务部的有关规定以部门为单位建立台帐。

6.2.3行政部每季度分别统计各部门实际领用办公用品的数量、费用总额，列表报总经办，供考核用。

7. 附则

7.1行政部和财务部应每月对办公用品进行盘点，盘亏盘盈应查找原因，并向总经办汇报。

7.2行政部对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理，对办公用品进行监督抽查，对办公用品

使用情况进行月度通报。

7.3公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。