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在工作中，没有谁希望自己的工作做得烂，或者被上司批评。每个人都希望自己的工作做得高效且高质地将工作做到位，以期能获得上司的赏识和同事的认可。 但在实际的具体工作中，我们却常常发现，有些工作内容真的很多，完全出乎自己当初的预期，结果到了上司给定的期限，却仍无法达成和交差，不得不一再申请延期 还有些工作，完成是完成了，质量却达不到自己和上司的预期，不得不在上司的责骂和同事的抱怨中，进行重工，乃至推翻重来。 实际上，造成如此状况的原因，最主要是接受任务时，对工作量的估算不足和对工作内容的分解不够科学，不懂得按照事情的轻重缓急作业所造成的。简而言之，就是不会工作。 那什么叫会做工作呢？我根据自己的工作经验，从四个方面分别谈一谈。 01、工作开始前，要有效估算所需要的时间接受工作任务前（时），首先要根据自己过去的经验，推算完成类似工作所需要的时间，若没有相关的经验，可以询问有经验的同事和上司的意见，判断所需要的时间。 其次，判断该项工作时间是可变动的，还是相对规定的。比如说，有些工作可以借成熟案例的套用来缩短工时。非创意性的工作，大多都是模式化和格式化的，可以借用之前的模式和格式，从而缩短自己花很多精力“创造”的时间。 如果没有可借鉴的成熟案例，必须自己花时间去做很多创造性的工作的话，比如设计表格，设计排版模式、设计方案等等的工作的话，那就意味着你要多花时间了，所以一开始就要将可能多花的时间预算进去。 最后每项工作都要预留缓冲时间以便应对不可预料的变化。若是同事间协作，就必须保留更多的缓冲时间，从而有时间与同事进行沟通和协调。有时候，同事间的协调和沟通所花的时间，可能会超过你自己做事情的时间。 了解工作需要花多久时间后，就可以设定工作期限，承诺完成日期了。如此以来，不仅能避免自己在工作中超时，而且，也可以在上司提出不可能完成的任务时，能及时反馈，争取时间，或者争取资源。 02、把大任务拆成小任务，定期向上司回报上司布置任务的时候，可能会有清晰的沟通频次要求，也可能只是布置任务本身，并不曾告诉你他希望了解工作进展中的沟通频次。 如果上司有明确的沟通频次要求，按照上司的要求执行就行了。如果上司没有，那么你自己可以采取定期沟通的模式，比如，“一天一次”，或者“一周一次”。 向上司和同事主动分享日报表，可以避免一天到晚被上司追问，或者同事追问，同时，也可以大大缓解彼此之间的紧张关系和因无法及时获得信息所产生的不必要的误解。 即便是上司没有主动找自己沟通，你最好也每周提供一份信息完整汇总在一起的周报告，并主动找上司沟通，对重要的问题进行一对一的讨论。如果有必要，甚至可以提议相关部门和人员进行周报检讨和总结。 一般而言，对庞大的工作任务进行细分，是主管上司的职责，但如果他没有做时，就需要你来主动做。这其实也是锻炼自己成长的最佳途径。 任何工作在开展的过程中，都有计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、行动（Action）四个过程，熟练分拆工作任务中的这四个阶段，是更高阶主管的必备技能。 所以，当有机会实践的时候，千万不要放过。多做一次，就增加多一次成长的机会，多一次担当更重要任务的经验。 03、对分拆出来的工作任务排序当工作任务分拆清晰之后，就需要给工作来排序了，以确保在有限的时间里，尽量高质量完成工作。 通常情况下，大任务属于“非紧急但重要的事”，例如策略规划、公司愿景等等。这类工作，难度高，又没有明确完成的期限。 因此，上司一般不会给出清晰的完成日期。所以，自己一定要明确期限，避免哪天上司忽然要，或者上司觉得差不多该完成了，你却并没有行动的情况产生。 设置这类工作期限的原则，一般是中程期限，比如两周。一旦你定出了期限，你就会发现，这类目标不明确，期限也不明确的工作任务，就直接转变成了时间期限非常非常明显的“非紧急但重要的事”。 而且，随着你将这项任务卡在你的任务排期上，你会发现，它会在进行到一定的阶段，比如一周之后，会转变成“既紧急又重要的事”。这时候，你就得提升它的优先级别了。 一般情况下，上司在交办工作的时候，会视下属的能力要求会有所不同。如果下属是个没有时间概念，工作中回报意识也不强的人，他可能会有一些相对比较清晰的要求。如果下属的能力较强，做事有极强的时间意识和回报意识的话，他可能就不会定出太多的条条框框来。 所以，做为下属，不要要求上司什么都交代清楚，或者总是抱怨上司交代的不够清楚，而是尽量能学着从上司的角度来观察和思考工作任务，你就能更快成长，并能更快获得上司的认同。 这样，当有一天，你的上司有了升迁的机会的时候，他的位置，就可能会留给你去填补，甚至他可能会直接推荐你去接任。 04、将重复性高的工作标准化，提升效率工作中，一些经常做的重复性工作，可以考虑尽量标准化。为什么要标准化和体系化？原因很简单，如果不标准化，每次操作都有差异，就容易在上面花费额外的时间去思考。 与其每次都浪费时间，不如把在操作中重复的部分固化下来，在以后操作的时候，就不用费时间去思考和琢磨了，更加不必去依赖记忆力、意志力和能力去做事。这样，可以使很多平日里需要耗费很多精力去做的事，进入到自动化的状态去完成。 虽然公司的很多工作内容都是有工作规范的，但说真的，在具体的工作中，有很多技巧和方法是无法写进去的，所以我们得学会自己在工作中，将一些非常个性化的工作内容，进行标准化。 在日常的工作中，哪些类型的工作可以标准化呢？比如： 邮件邮件是我认为很多人每天会接触，但却最没有做到标准化的工作内容之一。当我自己发现我为邮件花了很多时间之后，我对我的邮件处理方式建立了一个标准模式。 ·所有邮件当场回复：多看一次，就会多浪费一次时间。任何邮件，无非包含三个信息：发来的时间，谈的内容，要求回复的时间。因此，处理时，只要关注内容即可。立即回复，相当于省掉了三分之二的时间。 ·判断邮件时间5~10秒:90%的邮件是传递信息用的，只需要了解，或者回应即可，时间5秒足矣，超过10秒的思考统统都是浪费。 ·一封邮件只谈一件事情：便于清晰传达，也便于追踪和关闭。 ·写或回复邮件不超过半屏：想高效沟通，一定要简洁明了。20行还讲不清楚你表达的意思，要么是你写太多事情了，干脆分开另发一封，要么是你太啰嗦了，要精简。20行大约是半屏，不用数，瞄一眼就知道了。 ·邮件每段不超过3行：超过三行的段落表达，一定啰嗦，学会用短句子表达。简单，清晰，明了，少歧义。 ·邮件内容不要询问，应提供选项：不管是给上司、同事、下属的邮件，沟通的内容尽量不要询问，而是提供选项，让对方选即可，这样效率最高。比如，开会时间，不要询问对方什么时候合适，而是直接给2-3个选项，让对方勾选即可。这样，你只要寻求最大公约数即可。简单而又高效。 文书处理此处的文书处理不是指公司那些已经标准化了的文件和表格，而是指那些未标准化的往来文书，比如报告，方案，建议，等等。就如我在上面所说，任何文字类的东西，凭空创造，都很费功夫。 所以我的建议是，平时看到优秀的案例，就直接拷贝下来，存成范本，当你有需要的时候，只要按照优秀案例套用就可以了。这样你不需要思考诸如架构、遣词造句、功能模块分类之类的复杂问题，只要填入要表达的内容或者数字就可以了。 虽然我喜欢在工作之余写些文章，但在这类文字工作上，我从不费脑筋，我统统套用优秀范本直接应用。效率非常高。 当然，可以标准化的不止这些，具体哪些工作模块和内容需要标准化，可以根据自己的实际情况来处理。 当标准化完成之后，持续执行，这些项目就会逐步转换成自动化，反过来，它们会推动你更加高效去工作。 类似的情况在具体的工作中有非常多，我这里举的例子，挂一漏万，最主要是你能理解类似的思路，举一反三，融汇贯通，随着在工作中经验的不断积累，一定会变成出类拔萃的职场精英。 实际上，所谓的“会”工作，也是相对而言的，没有完全统一的标准和衡量方法，而且，随着工作能力的不断提升，上司或者自己，对“会”工作的标准和要求可能会提高，或者发生变化。 所以，“会”工作的方法和要求，不能一成不变，应该在不同的阶段，对自己要有不同的要求；面对不同的上司，都能给出高质量的工作结果。 |
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