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采购作业程序 1.0目的：为了规范公司对生产主料、生产辅料和低耗品、办公品、机电设备等物资的采购过程。明确各相关部门的职责和信息传递途径和时间节点，防止出现错误和问题，节约资金。做到物料管理的5R。故制定本程序； 2.0适用范围：本程序适用于材料申购的计划部、供应部、采购部和各材料物料的生产各部门及后勤部门； 3.0职责： 3.1生产计划部：负责生产周计划、月计划的制定和调整、变更及计划的分发； 3.2开发部：负责沙发及办公椅的物料清单《BOM表》、材料规格表及图纸、样板的提供； 3.3 仓库部：负责提报仓库物料库存盘点表和实际库存数，以便采购减库存、来料不良办理退货手续； 3.4 采购部：负责材料采购计划、开发供应商、供应商评估、考核、询价、议价、比价、送样确认、订单制作、审核、交付、订单变更的处理、催货、对帐和付款、采购合同订立等。 3.5 生产部、人事部：负责生产和全厂的辅助工具、劳保品、办公用品的计划及提报上级审批后交采购； 3.6 行政后勤部：负责全厂的衣、食、住、行等相关用品申请及计划并交上级批准。由行政后勤单独采购。不列入生产采购工作范围。 4.0 作业程序; 4.1 生产计划部：负责按公司规定时间将生产周计划或月度计划发放至采购部，以便提前进行物料计划和采购；如遇客户订单变更，需要变更计划的，应及时书面通知采购变更采购计划和订单，并通知供方； 4.2 开发部：负责公司新产品、旧产品的物料清单和材料规格表及图纸、样板的提供给采购。以便采购正确、及时的订购材料； 4.3 仓库部：负责向采购准确提供库存材料数量和盘点表。以便采购及时减库存。 4.4 供应商的管理： 4.4.1 供应商的开发：包括网络搜索、朋友介绍、展览会收集名片、产品目录、QQ群里寻找等方式开发。 4.4.2 供应商的调查：由采购设计和提供《供应商调查表〉详细了解供方规模、产值、产品、价格、质量保证、客户规模、数量、售后服务、付款方式、币种等情况；然后安排送样确认，交品质部检验出具合格报告后。进入评估阶段； 4.4.3 合格供方的评估和选择：经过供方调查后，经公司领导挑选，评选出的供方作为合格供应商，应将其资料录入合格供应商名录。离公司较近的供应商，应由采购部主导，组织仓库、品质、开发、采购对供应商的管理、现场、品质、检测、产品包装保护、环境进行评估。填写《供应商评估表》连同《供应商调查表〉一起交上级进行挑选合格供方； 4.4.4 合格供应商数量：每款主料的供应商数量至少需要2-3家，辅料供应商数量也应是2-3家。防止供方单方涨价、不配合交期等情况。 4.4.5供应商的考核：考核频率：主料供应商由采购主导对每一个供方：每月考核一次；辅料供应商每三个月进行一次；考核方法：根据采购的价格和上月及市场价进行比较，从价格、质量、交期三个方面按5：3：2进行。交期达成率数据由仓库统计提交，来料质量合格率由品质部提交，价格由采购提交。进行打分。分数在80分以上为A级；60-80分为B级，60分以下为C级。考核结果：A级供应商增加采购量；B级供应商维持采购量，C级供应商减量采购，并发出《纠正和预防措施报告》要求其整改。对拒不整改的供方。取消其合作资格。另寻同类供应商。考核报告提交领导批准后。交仓库、质量部、采购部备案； 4.5 采购流程 4.5.1 生产主料：当采购接到计划部的生产月计划表后。按照开发的《物料清单》上的单套用量对材料进行计划。对仓库提交的该种物料的库存数进行扣数。具体公式为：订购量＝生产计划数×BOM单套用量--库存数+损耗数；损耗率由生产和开发提供。 4.5.2生产主料订购时间和顺序：按照交货日期进行订单制作。仓管员需要计算采购的前置时间，即（生产日用量×从下订单到材料入库的时间）＝库存量，在这之前进行材料申购作业。采购员制作订单完毕后，需对订单进行审核，包括供方名、联系人、联系方式、品名、规格、数量、单价、总金额、付款方式、币种、交货日期、交货方式和地点；质量要求和其他包装方式等。采购员将订单制作完毕后，交上级审核签名后。方可传至各个供应商； 4.5.3新材料下单：新材料下单前采购需提交实物样板、检验标准书、图纸连同订单一起交付供应商。防止出现质量事故。供方不清楚加工要求的，需要同质量和开发部联系。并将信息传至供方。新开发的供方需同供方签订《采购合同书》，并对质量、价格、交期、出现问题的处理方式和责任承担，及争议的解决方式进来约定。由公司授权人进行。合同文本一式两份。加盖公章方为有效。 4.5.4 订单的变更：因客户变更、生产计划调整的，工艺变更的，需要及时变更订单的，各部门应提交上级确认签字的通知给采购，以便进行插单、取消、追加、更改；品名、规格、数量、价格、交货日期等项目。采购对进行过的变更单需要加以标识。并通知供方，前单取消。防止重复采购。对在变更前，供方已经生产出来的，需要报上级同供方商议处理。 4.5.5 催货：采购根据订单上所规定的交货日期进行催货回厂。如果出现供方无法按时交货的，应即时同生产计划和业务联系。及时对现场生产计划进行调整。防止出现断料停产；并予以记录。 4.5.6 退货：因来料因质量问题，经进料检验员发现的材料质量问题，无法特采或让步接受的，由进料检验员发出《来料不良联络书》交采购，通知供应商或外发商。并对不良材料进行退货作业。具体方式由采购同供方商议后，将结果告知仓库安排。退货单由仓库和品管签字确认。退货数据由仓库报采购和品质进行追踪和验证。 4.5.7 零星工具、办公品、耗品、劳保用品的采购；由使用部门造月度计划，交厂长、部门经理或主管批准后。交采购部进行采购。 4.5.8 大宗机器设备、机械、检测仪器的采购：由使用部门填写申购单交相关部门负责人签名，上级要求报副总或总经理签名的需要由副总和总经理批准后。方可采购。 4.5.9 现金采购管理：对于公司零星采购的材料、样板或其他用品，非常规物料，供方要求用现金结算的，由采购对各个不同供方进行询价、议价、比价后，将样板图和报价单、检验合格报告，结果汇报至部门经理，进行评估后，进行申请款项进行采购。由公司领导安排监督人员随同前往，不得单独进行，或采用财务转帐方式进行。 4.5.10 采购价格的管理：每个供方材料价格，均需要传报价单回厂，经过采购的询价、议价、比价作业后，将几个供方的报价单均经过采购经理根据质量、价格、样板检查比较和评估后，方可确定订购哪家供方材料。不得擅自作主。重要的材料采购报价单由副总或总经理批准。 4.5.11 对帐：按公司规定的时间供应厂每月将送货单交回公司财务后，财务通知采购和仓库负责人进行对帐。如无问题的，签名确认。如存在退货单不齐、未补数的由供应商和采购、仓库一一核对确认。对帐需按每个PO或LOTNO的《采购订单》、《送货单》、〈入库单〉、〈退货单〉分类汇总一一进行。相关单据无品质、仓库、采购签名的，为无效单据。对帐的结果，应提交报告到财务。按付款方式约定的期限进行付款作业。报告应由对帐参与人员和部门负责人签名。付款单据由公司副总或总经理批准和安排。 4.5.11采购总体的价格控制：每月采购下单金额、回厂金额、材料单价异动情况、和上月对比状况、采购的质量、交期、价格，由采购部进行统计和分析，找出问题点，进行纠正和预防。由部门经理订目标。以便对各采购人员进行考核； 4.6 对采购员和助理的考核： 4.6.1 对因采购员自身原因导致的，到货不及时的，每次处罚10-50元；其中采购员占60%，采购助理占40%； 4.6.2 对因采购员自身原因导致的，材料质量问题的，每次处罚10-50元；其中采购员占60%，采购助理点40%； 4.6.3 对每个采购员每月采购金额进行统计，对比上个月采购金额，如果比上月节省，则按节省的金额的10%进行奖励。其中采购员占10%中的60%。采购助理占10%中的40%；每项目奖励为2个月。 4.6.4 本程序自批准之日起开始执行，以前相同的文件（ ）作废！ 5.0 附件 5.1 《采购订单》 5.2《来料不良联络书》 5.3《供应商调查表》 5.4《供应商考核表》 5.5《申购单》 5.6《报价单》 5.7《采购合同书》 5.8《合格供应商名录》 |
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