|
编者按：作者借鉴了Marc Andreessen的个人效率系统，利用Trello作为载体，提高了自己的生产力。本文作者Bryan Ye，原文标题Implement the Marc Andreessen Productivity System in Trello。 图片版权：Unsplash @ Dhaval Parmar 不知道你是否像我一样，一直想找一个适合自己的to-do list（待办事项列表）系统。 我试着制定严格的日程表，并努力坚持，但是我发现这种精确严密的日程是有局限性的。我也试着不做任何计划，但完全缺乏组织性让我欠缺对工作的动力和责任感。最后，我尝遍了所有常用的to-do list app，比如Wunderlist和Todoist，他们确实不错，但没有那么好。 直到我看到Marc Andreessen的这篇文章，我才意识到自己失误在哪里。Marc Andreessen是万维网刚刚兴起时的中心人物，Andreessen Horowitz风投公司的联合创始人，也是一位亿万富翁。在这篇文章里，他详细描述了一个个人效率系统，这个系统没有时间表，只有三个清单。这让他（如果你使用这个系统，那么也包括你）能够在任何时候都专注于最重要、最有趣的工作。 但是呢，他的系统对我来说也不完美。首先，他跟踪自己的任务用的是纸质索引卡，而我是一个彻彻底底的数字居民，完全不用纸，我感觉好多人对纸都比较拒绝吧。 幸运的是，我用免费的工具——Trello改造了Marc Andreessen的个人效率系统，把纸张变成数字版本，这对我来说效果显著，我希望这对你们来说也有效。 👋走进Trello的免费高效世界你可以用Trello创建看板、列表和任务卡。通常情况下，这个工具更多用于团队协作，但它的功能极其强大，你完全可以把它作为个人生产力工具。Trello基于“看板（Board）”实现各项功能，看板是一种利用白板 便利贴即可实现项目管理的强大工具。 我用别的to-do list app时遇到的问题是：这些app让我一次只能关注一个列表。Trello的神奇之处在于，你可以在看板上完整地看到你的所有列表。所有的任务列表出现在你面前时，它的效果大于部分——你的列表变成了个人效率系统的一部分。 这可能不太好理解，为了你更好地使用这个指南，我先给你展示看板，你可以轻松地创建看板，然后我再讲指南的各种细节。下图是一个Trello看板的例子： 所有截屏都来自作者 在Trello中，你可以新建看板、列表和任务卡。
接下来我详细讲述如何搭建自己的个人效率系统。 注册Trello在Trello官网上注册，你可以在网页、桌面和手机三端使用Trello。但我比较推荐先在网页上注册、设置好你的Trello，再在桌面和手机端使用。 我通常在手机上查看今日任务，这样做不好的一点是，竖屏模式下，一屏只能看到Trello的一个列表，要查看其他列表就必须滑动（或者缩放屏幕，但一屏也只能看到两个列表）。所以一般情况下，我总是先在网页/桌面端完成日常规划，这样一来，我就可以很容易地看到整个看板的情况。 创建你的看板注册完成后，Trello会打开一个默认看板，如下图所示（如果你曾经用过Trello，那你可以创建一个新的看板，打开后也是默认的）。你可以给这个看板命名，尽量选择能够提醒看板内容的名字。 如果你新建一个看板后没有这些列表，也不用担心，反正我们也要把这些默认的列表全部删掉——点选列表右上角的三个点（手机端是个向下的小箭头），选择“Archive This List（归档列表）”将这些列表归档——然后你会得到一个下图所示的空白看板。 现在你可以在这张空白的看板上作画啦。因为Trello的可玩性非常高，你可以随意省略、跳过、重复我所说的任何步骤——只要你觉得这样更适合你自己。 📋创建你最重要的三个列表Marc Andreessen的个人效率系统是一个极简主义的系统，只有三个核心任务清单：
这些列表的目的是帮助你分清轻重缓急，把重点放在重要的事情上。这样，你就会知道To-do列表中的所有任务都是你现在就要做的事情，你需要关注Watch列表中的所有任务，而Later列表则是你有空的时候可以做的事情。 新建这三个列表选择“ Add another list（添加列表）”，输入每个列表的名字。 这三个列表就可以记录我的任务了。当某个任务的优先级变高，我就把它向左边移动，比如，Watch列表中的某个任务变得非常紧急，我只需将它向左移到To-do列表。 创建任务卡点击“Add a card（添加卡片）”，输入任务名称，敲回车键就好了。如果你不确定任务卡应该放在哪个列表里，也别担心，你可以很轻易地在列表之间移动每一个任务卡。 任务卡是Trello的核心，你可以给每张卡片添加描述、评论、附件、清单，还可以设置到期日。 🌊最高效的工作流程每天晚上，Marc Andreessen会从这三个列表中选出优先级最高的、第二天要做的3-5项任务写在索引卡上。 我为了将这个流程数字化，就又新建了两个列表：
创建好这两个新列表之后，拖动它们至下图所示的顺序。 现在就可以开始整个工作了。我会在前一天晚上把3-5个任务卡移到“Today”，工作开始后，每当我完成一项任务，我就把它挪到“Done”；每当出现一项新任务，我就在“Todo”中新建任务。 快下班了，我会快速回顾一下所有的任务，确保所有已经完成的任务都被移动到“Done”列表中，然后我点击该列表右上角的三个点，在弹出的菜单中选择“Archive All Cards In This List（归档这个列表中的所有卡片）”。当然，归档不是删除，你之后可以查看自己归档的所有任务卡。 在一天结束时做这件事，实际上能够激励我完成任务。自从我习惯这整个工作流程之后，我注意到，当我没有完成白天需要完成的3到5件事时，我会感到内疚。 我还把那些需要等待进一步消息的未完成卡片移到“Waiting”列表中。如果我决定无限期地推迟一项任务，我会把它移动到“Later”列表。 然后，我为第二天的任务做好准备，我会确保自己把必须要做的任务移动到“Today”列表内。接着，我会快速浏览“Waiting”和“Later”，确保没有需要变更优先级的任务。 但那些不在看板中的任务我该怎么应对呢？ 反任务清单Andreessen喜欢把这个方法叫做“Anti-to do list（反任务清单）”，我不是很喜欢这个名字，但它所蕴含的想法超级厉害。反任务清单指你不会把它写到三个核心列表中，但又非常有用的日常任务。 我会在完成某个非常有用的任务后（比如去健身房、打扫房间、甚至是倒垃圾等），在“Done”列表中新建一张任务卡，我认为这是对自己的一种奖励——看着自己的“Done”列表又多了一张卡片的感觉真是太爽了！ 同时，这个方法还可以帮你养成使用Trello的习惯（应该有很多人因为没法坚持使用某个app然后就没有然后了吧……）。 这是最基本的工作流程，除此之外，任务卡中还有非常多的功能值得你探索。 ✅使用清单跟踪任务细节任务卡最强大的功能之一是清单。你可以给一个任务卡设置多个细节步骤：点击任务卡，在右侧找到“Checklist（清单）”。 点击“Checklist”会出现两个选择，你可以创建一个新的清单，并为它命名，也可以复制之前在其他任务卡中创建过的清单（Copy Items From…/从...复制子项...）。 复制清单对工作来说简直是太棒了，免去了重复输入清单内容的繁琐。下图是Better Humans的同好给我分享的清单。 当然你可以创建一个一次性的清单。有了清单，你就可以记下任务中所有容易忘记的细节，同时把注意力集中到下一步需要做的事情上。 并不是所有任务卡都需要清单，但清单对于跟踪任务细节来说非常有用。 🤖自动为重复的任务创建任务卡工作中的重复任务总不会少，总是重复新建任务卡总让人烦恼，比如你可能每天都要冥想，每周都要写一篇公号文章…… 幸运的是，Trello有Power-Ups，可以帮你添加相应的扩展程序。Power-Ups提供非常多重复新建任务卡的扩展程序，我用的是最简单的一款：Card Repeater（任务卡重复器）。 你可以点击上面的超链接进入Power-Ups，也可以在看板内点击右上角More Menu（显示菜单）进入Power-Ups。找到“Card Repeater”，点击绿色的“Add（添加）”按钮添加扩展程序。 注意，普通用户只可以添加一个扩展，如果需要更多扩展，则要付费升级（看板内每位用户9.99美元/月）。扩展可被删除（点击Show Menu，在Power-Ups下点击Card Repeater，选择Disable即可）。 要重复一张任务卡，只需要点击卡片，然后在右侧找到POWER_UPS，点击Repeat（复制），设置你希望的重复频率。 Card Repeater的特殊之处在于它还会复制任务卡内的清单。如果你的任务卡附带了清单，你将其设置为重复，那么新卡片将创建相同的且未被勾选的清单。 例如，如果你每周都要买一些杂货，而你又厌倦了每次都列同样的清单，那就在一张任务卡上列一张清单，然后将其设置成为每周重复一次。 这是我最喜欢的扩展功能，因为它用起来足够简单，功能足够多样。每当我发现自己多次重复一项任务时，我总是问自己能否为它制作一张重复任务卡。我建议你也这么做。 🦋个性化你的看板现在，你已经按照以上步骤创建了自己的看板，它的功能实际上是完整的。你可以继续保持这个最简单的看板状态，但就我个人而言，我喜欢我在其他app中见过的漂亮配色和活泼的设计。“功能性”的一部分就是吸引你使用它，个性化你的看板会让它对你更有吸引力。 很幸运，Trello提供了个性化外观的功能。 改变你的看板背景点击看板右上角的Show Menu，选择Change Background（更改背景）。你可以将背景改成照片或纯色背景。如果你是极简主义者，你可能不希望改变默认的蓝色背景，因为这和Trello图标很搭。如果你是一个自然爱好者，你可能想要每天都看着你最喜欢的风景。就我个人而言，我使用色彩鲜艳的图片吸引自己使用看板。 从直觉上说，色彩鲜艳的东西对我们有吸引力——这是几代营销人员在品牌推广中一直在使用的理论。把这个理论用起来，选择一个让你乐于使用该app的背景。
在列表中添加emoji 使用emoji为你的列表添加隐喻，这样你的潜意识就能更好地理解每个列表的用途。我通常在列表的开头添加表情符号。要在Mac电脑上使用表情符号，你可以输入Control Command 空格，或者进入这个网站，从网站里复制粘贴。 以下是我的列表名称和解释：
我希望我选择的表情符号对你有意义。欢迎你选择自己的emoji或者复制我的emoji。 这是最终（又一次最终）的看板：
最大化Trello功能的额外提示Trello是一个强大的工具，有大量功能，而大多数人（包括我）都不会完全探索这些功能。然而，我发现有几件事对更大化利用Trello是有帮助的。 其他的Power-UpsCard Repeater是一个非常棒的扩展程序，除此之外，还有许多扩展程序，我个人甚至还没有开始探索。 我个人感觉应该不错的几个Power-Ups：
如果你有喜欢的、常用的应用程序，那你一定要在Trello的Power-Ups中搜索它，你很有可能就会在这两个应用程序之间找到一些交叉功能。 从电子邮件创建任务卡你可以通过转发一封电子邮件来创建任务卡。选择Show Menu，单击More（更多），然后点击Email-to-board Settings（邮件到看板设置）。在这里，你可以看到Trello已经为你生成了一个邮件地址，这就是你通过电子邮件添加卡片的收件人，你可以生成一个新的邮件地址，但不支持自定义。你需要更改“Your emailed cards appear in…（你通过电子邮件生成的卡片出现在…）”的两个选项：List（列表）和Position（位置），这关乎新任务卡出现在哪个列表、该列表的哪个位置，一定要按照自己的习惯来。
当你给这个地址发邮件后，要不了几秒就会生成卡片，并按以下方式格式化邮件内容：
在任务卡中添加截止日期设定截止日期是我工作流程中的一个重要部分，因为如果不这样做，我总是会为这一个没有期限的任务焦虑。随时能在Trello看板上即将DDL的任务，是我平息这种焦虑的有效方法。 点击进入任务卡并在右侧选择Due Date（到期日），然后你就可以选择截止日期和时间。
保存到期日后，任务卡上会出现一个带有到期日的色块，不同颜色代表不同含义：
我发现这些色块很有用，它可以直观地显示哪些任务即将到期，以及我完成了哪些任务。 Trello具有各种各样的功能。以上就是我从Marc Andreessen那里偷来为我所用的工作流程配置。对我来说，这是一个极好的生产力的提升。 我建议你基于我使用Trello的方法，自己动手做一次个人效率实验，它确实是一个强大的工具。 编译组出品。编辑：郝鹏程 |
|
|
