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前言 很多在职场中的新人提到汇报工作多少都容易忐忑，很多职场老人提到汇报的时候也难免会面露难色。 我走过各种职场路，如今也身为老板，站在两个角色的经历里，想跟大家分享一下自己的小心得。 01 给老板提供多选题，而不是单选题 有一次安排一位小伙伴设计海报，我把我的想法逐一罗列了过去。 但是当我看到作品时，我发现跟我想要的完全不一样。于是我又再次把我的意见告知对方，可改了几次依然没有看到满意的画面。 他总是保持他的主见，每次修改都无法达到我想要的效果，我忍不住问他，为什么你就不能多做几个版本给我呢？ 我告诉他，你完全可以有更好的选择，你做一个我要的版本给我，再做一个你认为很好的版本，或者你再多做一个平衡两者的版本。 你给我几种不同效果，我作为一位不懂设计语言的人就更加容易把握到我要的方向。 又或者你在做之前，给到我一些参考的画面，我找到我认可的风格以后你再去做，也不至于偏离这么多，既花了时间，又没达到效果。 在实际的职场里，很多人对于上级提出的任务都喜欢做单选题，老板说要看方案，你就做一份策划，老板说要看计划，你就只做了一个计划，老板说要问价格，你就只问了一种价格……这样的做法在周遭似乎还不少。 但其实，由于经验和阅历都还在成长阶段，你很难完全把握到对方的需求，哪怕已经是职场老手了也未必每次都敢这么干。 反而，多做一点点，给对方多一些的选择，看起来你多花了时间，但这个过程里你锻炼了能力，让思维插上发散的翅膀，看待工作的角度更多元化，和对方的沟通也会更进一步，更容易把握到需求的方向，何乐不为呢？ 顺便说一句，如果能够在接到任务的时候，尽可能复述一遍就简直完美了。很多时候我们看起来拿笔记了，拿脑子背了，但做出来的时候好像还是有遗漏，或者方向不对。 试着在接到任务的时候，把对方转达给你的需求复述一遍，问对方是这样吗？是这样对不对？是这样意思对吧？得到对方确认后再开始做，基本都不会太偏离。 想要节省时间，又快又好地完成任务，其实就在于这么一点点小细节。 02 汇报的最高境界是 老板只需答复，不必提问 有个经典的故事不少人都听过，虽然是职场真理，但却常常被人忽视。 约翰和哈里两个年经人同期来到公司，一天哈里向总经理抱怨：“约翰的薪水已经增加了一倍，职位也升到了部门主管。而我每天勤勤恳恳地工作，从来没有迟到早退过，交代的任务总是按时完成，可是为什么我的薪水一点没有增加，职位依然是公司的普通职员呢？” 总经理意味深长地对他说：“这样吧，公司现在打算预订一批土豆，你先去看一下哪里有卖的，回来我再回答你的问题。” 于是，哈里走出总经理办公室，找卖土豆的蔬菜市场去了。 半小时后，哈里急乎乎地回到办公室，向总经理汇报：“二十公里外的集农蔬菜批发中心有土豆卖。”总经理问：“一共有几家卖土豆的？”哈里挠了挠头说：“我只是看到有卖的，没有留意有几家，你等一会儿，我再去看一下。”说完又急乎乎跑出去。 二十分钟后，哈里喘着气跑回总经理办公室汇报，“报告总经理！一共有三家卖土豆的。”总经理问：“土豆价钱是多少？三家价格都一样吗？”哈里楞住了，挠了挠头说：“总经理，你再等一会儿，我去问一下价格。”说完，又要往外跑。总经理叫住他：“你不用再去了，你帮我把约翰叫来吧。” 约翰和哈里一起进了总经理办公室，总经理先对哈里说：“你先坐下来休息一下吧。”然后对约翰说：“公司现在打算预订一批土豆，你去看一下哪里有卖的？” 四十分钟后，约翰回来向总经理汇报：“在二十公里外的集农蔬菜批发中心有三家卖土豆的，其中两家是0.9美元一斤，但一个老头只卖0.8美元一斤。我看了一下他们的土豆，发现老头的最便宜，而且质量最好，因为他是自己农场种植的。' “如果我们需求量大，价格还可以优惠，并且他有货车，可以免费送货。我已经把老头带回来，就在大门外等着，要不要让他进来具体谈一下？” 总经理说：“暂时不用了，你让他先回去吧。” 这时，总经理对目瞪口呆的哈里问：“你都看到了吧！如果你是总经理，你会给谁加薪晋职呢？”哈里惭愧地低下了头。 其实这个故事说的就是职场里最常见的汇报技能，真正优质的汇报并不是回答完后，还让对方有很多问题可以问，而是在你汇报完后只需要回复好和不好，做最终判断即可。 这才是完美的职场汇报术应该达到的要求。 这就要求你在汇报工作的时候，要有极强的同理心，想想对方需要什么，可能想知道的内容有哪些，什么样的信息有助于对方进行判断，这些就是在汇报之前需要想清楚的。 很多人害怕汇报或觉得汇报压力大，都是因为在汇报的过程中，主管问的很多问题答不上来，或者汇报不完整让主管一个接一个问问题，双方都倍感疲惫。 很多员工面对上司的提问，往往在内心里抛下一句话：“为什么之前都不说清楚呢，说清楚我就都去查了呀！” 可是就跟这个故事里的哈里一样，你看不到其他人做得更好的一面，而且问题是一样的，如果你汇报这件事都做成这个样子，我为什么一定要给你涨工资？ 可见汇报这件事情在职场里真是至关重要又最频繁的一门考试。在汇报的逻辑结构上，可以参考金字塔原理。 不管是写文章还是做汇报，做演讲，你都要弄清楚自己想传递给对方的论点是什么，把这个论点放在金字塔的最顶端。 然后，再去思考这个论点会引发对方怎样的疑问，把这些疑问列出来，然后一一解答，之后如果还有进一步的疑问，再把它们列出来继续解答，直到所有疑问都解答完。 这样你就可以让他人沿着你的思路一步步进行推导，也就不会对你的讲述有所质疑，因为你到最后把对方的所有疑问都已经解答掉了。 现实中很多人在汇报的时候，基本上讲了半天都讲不到你心里的东西，要不然就是在她汇报完之后你还要问很多问题，这样的过程就会让人觉得很累。 所以汇报工作的方法很重要，否则就像最上面的例子一样，在来回的过程里，浪费了彼此的时间，还增加不信任感。 其实每次的汇报都是你和上司增加信任度的好机会，汇报的时间越短代表默契更多，反而不断被提问不断被问到懵逼，就意味着你的工作里有太多需要改善的部分，你做的太少了，你就应该像故事中的约翰一样，想到更多并行动更多。 03 新媒体软件中的汇报技巧 在职场中，见面汇报，邮件汇报都是非常重要的汇报形式，而在互联网信息高度发达的当下，使用微信汇报也成为了职场的常态。那么在微信中汇报工作，有什么特别需要注意的地方呢？ ① 微信汇报时，切忌连续性地发一大段的长文字 我们总以为我们的信息对方会第一时间看到，会第一时间看完，但其实往往忽略了每个人有自己的工作环境和强度，特别是高度忙碌人群，一打开微信可能都处于爆炸状态，上百条上千条消息都是常态。 信息越频繁和发达，人们对于微信上的长文字越不适应。 我经常看到很多创业者朋友收到下属的汇报，都是一大段的文字，大部分的时候视觉习惯只能扫一眼，没有时间处理详细的信息，因此收到这些长信息也颇为苦恼，不知道重点到底要说什么。 建议有详细的内容要发的时候，发邮件。 同时要发微信的话，尽可能简化为1、2、3、4，同时分段来进行发送，每次发送的时候尽量不要太多行，六七行是在普遍能接受的最佳阅读范围，再超过读起来就累了。 如果内容确实比较长，就建议以公众文章的形式发送给对方，并附上截图，以发送文章的形式容易被对方忽略。有效的提醒和发送内容是同样重要的。 ② 汇报复杂性工作的话，尽可能图文语音相结合 有时候确实要沟通复杂的事件，又不方便电话和邮件的时候，应该如何最好地利用微信呢？我觉得文字和语音的结合，再配合图片带来的场景感，是非常合适的汇报策略。 如果都是发一大段的语音过去，对方不一定有耐心听，而且也会觉得还不如打电话方便，说实在的，要听一段又一段的语音对人的耐性也颇为考验，且容易漏掉重点。 如果是长文字，我们上面说了，也不利于交流。 比较推荐的形式是，按照1、2、3、4的汇报原则，在文字中汇报重点信息，有需要细节描述的部分，配合语音进行说明。 如果发现对方还不太有场景感，还可以配合相应的图片或是手绘的框架图。其实拿起笔画一画，对方是很容易一目了然的，也非常有利于沟通。 微信汇报有一个误区，就是我们千万不要认为把内容发过去叫汇报，而是要去想象对方看到微信后的感受。 是一大段文字或是连续好几行的长语音让自己头皮发麻，还是看到有段落有重点，在自己想要特别了解的部分还有语音协助更清晰，或者有清晰的配图让对方一下子有画面感，以便对整个情况有全局和完整的了解。 当我们发之前能更多地考虑看的人的体验感时，就会总结出更多的方法来达成沟通。 ③ 尽可能多使用@，并尽可能提醒和PUSH 很多人在群管理里，常常会发很多重要的文件，或是对群内人员进行提醒，可是往往忽略了现代人往往群信息过多的事实。 于是常常出现有人说，为什么这个信息我不知道，而你理直气壮地说，我发在群里了呀！打开群一看，内容似乎在里面，但实际上，这是绝对的无效汇报。 只要在发群信息的时候，注意发送完后及时@相关人员就可以很好地解决这个问题。 我们很多人往往觉得反正发在群里，大家都会看得，这种想当然的态度并不能帮助我们很好地沟通和汇报，最恰当的做法就是多@，及时@。 我自己在群聊天的时候，只要对方没有及时回复都会@提醒，如果是重要的文件，除了群内提醒外，也会单独再发一份给个人，并再次提醒。 好的汇报并不只是发送就完成，而是要及时提醒和PUSH，如果我们希望达成良好的汇报局面，就要保证双方都及时回应。 当我们无法要求对方一定按照我们想要的进程往前时，我们就一定要从自己身上找到可以提高效率的方式，提醒和PUSH无疑是很好的进程加速方式。 其实汇报和沟通的大原则是一样的，都是要站在对方的角度。越多地为对方着想，就越有可能赢得交流的良好局面。而我们所总结出来的小方法，都是站在这个角度所总结出来的小经验。 随着时代的发展，汇报和沟通的形式会越来越多种多样，但为对方着想而进行交流的前提是不会变的，一切都是形式，唯有这个是核心。 END 微博 | @行动派琦琦 公众号 | 琦琦77（xingdongpaiqiqi) 关于作者：行动派琦琦，行动派创始人、百万矩阵自媒体人、全国最佳教育社群 · 行动派社群发起人，梦想清单实践者。未来很美，我们一起向前。 |
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