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应付账款管控应从财务角度、业务角度来完善

 秦淮明月河畔升 2019-07-18

应付账款是营运资金的一个组成部分,涉及到发票、验收单、付款申请单、审批、资金安排等内部管控流程,如果认为应付账款管控只是付付款而已、或对整个流程重视不够,就有可能会导致多付款、存货等资产流失、舞弊等行为发生。因此要拓展一下财会视野,不仅要从财务角度看问题,还要从公司业务的角度充分认识到整个流程包括从采购到支付款项的重要性,可以从以下几个方面来予以考虑完善。

1.

货物及服务采购

要付款就先有采购,有采购就要考虑由谁做的问题。在包括原材料、备品配件及服务类的采购中要”桥归桥,路归路”,尽量避免资产或服务使用单位既是使用人又是采购人,如生产设备由维护部、研发材料由研发部、办公用品由行管部、服务类项目由各自使用部门来全权跟进采购,所有采购要归口管理到采购部门负责并由各使用部门协助。通过不相容职务的相互分离,一方面可以由采购部门来履行专业职能,做好供应商的选择及维护、议价、采购工作;另一方面利用制度控制人性的弱点,减少相关人员利用失控的漏洞而发生徇私舞弊的机会。

2.

货物及服务验收

采购的货物到达工厂后要考虑四个方面的问题,一是针对未验收的,要置放在仓库及ERP 系统的已到货未验收库区;二是验收手续完成后,仓管凭验收单将合格的材料转入正品仓库,将不合格的材料转入拒收仓库进行后续退货处理;三是涉及到保税进口的材料还要设置专门的隔离仓库;四是待收到发票后财务部门应付账款会计再在ERP系统冲销暂估的应付账款,转入确认对应供应商的应付账款。对于服务类合同的采购及验收,虽然没有货物验收流程多,但也要待服务商服务提供完成之后经服

3.

付款申请

付款申请归口到采购部门统一提出,采购部门负责人要履行第一关口的管控作用,而不能只当“甩手掌柜”,只是签一个名而已,需要对付款申请单在大体上有知晓,不符合要求的申请要在这个环节就要先扣下不予转到下个环节。比如货款还没有到期就提前提付款申请,让人怀疑你是供应商的卧底。履约付款中尤其更要关注关键供应商或重要供应商的付款申请,需要“另眼看待”,不能拖延。站在公司的角度要有相应的管理制度来约束,如果是采购部门无意拖延,或带有不纯目的有意拖延,对到期的货款不予申请付款,对企业来说可能面临短料的风险,损失将会更大。

4.

财务审核

1. 要用“火眼金睛”来识别发票的真伪及合理性。在我国,业务交易主要是通过发票来证明的,税局实行的是“以票管税“。随着防伪税控开具增值税发票的愈发普遍,查验发票真伪的方法有多种,但快速的方法就是登陆国家税务总局全国增值税发票查验平台网站(https://inv-veri.chinatax.gov.cn/)查询发票的信息,将增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票和增值税电子普通发票的发票信息进行查验,若是假发票便会无处遁形。此外,审核时要注意发票的类型要与发生业务要匹配,要“表里如一”。

2. 除了发票之外,对其他类型票证的审核也要“多加留意”。如货物报关的商检费等等,是政府行政收费票据。这个要有详细的标准来予以核对合理性。委托货代支付的境内、境外的货代费用,只有一张形式发票,因为在境外没有像在国内使用的增值税发票一说,就要小心来判定费用发生的合理性。

3. 为了更好地收集增值税专用发票予以抵扣,可以规定供应商开具的发票统一由采购部门签收,将发票联与抵扣联一并与采购申请递交给财会部门并在交接本上签名明确责任,财会部门分别在会计上与税务上做进项税额抵扣之用。 最大限度地避免增值税专用发票遗失而造成采购成本增加及纳税等级降级的不利局面。

4. 付款支持资料要“充分合理”。付款申请不单单是一张申请表,要有一套资料来相互印证需要付款的真实性:采购申请,验收单,发票金额需要匹配。若有超过验收的金额需要追查原因;采购单价是否与法务部审查的合同单价一致,实际验收数量是否超过采购订单数量。对于授权签字人,在验收单上要注意是否在签字权限之内,如本来应有质检部的A 签收质量报告的,如果由没有权限的B 来签收,则是不符合相应规定。对于付款审批环节,同样需要按照批准权限来看批准付款人的权限是否“照章行事”,超过权限的,要往上签到有权人签署为准。

5.

资金安排

资金是企业的血液,合理安排好资金调度就要从编制好年度资金预算抓起,并在每月实时更新资金收支预测表。采购部门提交资金需求计划包括付款时间及付款金额,财务部门结合ERP系统中对应的账期予以编制。有没有资金可以安排付款,还需要结合销售收款回笼的进展,量入为出地支付资金,如果涉及到需要向银行借入资金也要考虑到节约资金成本的问题。

6.

财务付款

1.现在对于境内付款比较普遍是用网银来支付,最好设置三层付款方式,第一层权限是录入、第二层是付款审核、第三层是复核及付款。每个人的用户名及密码要保密,彼此之间不要泄露,其中的人员外出需要代理处理业务的,返回后要记得修改密码。

2. 对于开立支票、境外付款采取电汇方法的,在出纳填写一套单据后,要由另外一人来确认复核以降低差错率。

3. 对于供应商信息资料的变动,做好“三个注意”:一是要注意只有财务部门的相关人员有权限在ERP系统中更改,二是依据是来自于供应商的正式变更通知,三是要及时处理。这样可以保证付出的款给相应的供应商能及时收到,以防信息错误退回来又要重新走付款流程,耽误时间而影响到工作效率,也可以避免把款汇给错误的公司而造成损失。

4. 在有境外付款的时候,先从相应的外币账户中支付,再考虑用人民币买汇。在汇率波动频繁的时候,可以在专业机构的帮助下使用远期汇率的方法来锁定汇率的波动。

7.

应付账款冲销

1.冲账不要“张冠李戴”。应付账款会计要细心处理,不要把该冲的没冲,不该冲的又冲销掉了。

2. 如果对于同一个供应商有两个不同品种材料或服务的采购项目要分开明细核算,避免大杂烩而无法追踪详细的付款和余额状况,造成管控的难度。

3. 账务处理要有人来复核每笔会计分录包括冲销应付账款,也是能减少人为错误带来的风险。

8.

应付账款对账

1.与应收账款对账由销售方要主动出具对账单相比,应付账款的对账则是买方根据卖方提供的对账单来核对。但这不代表不要在ERP 系统中完善账龄设置与分析,要检查是否有没到期的货款就全部付出的情况。另外,在ERP系统中已经收货但还没有收到发票的,财会部门要有专人联系采购部门来向供应商催收发票。

2. 注意不同会计科目之间的挂账余额的准确性,可能某笔业务先有预付款项,但之后采购材料时忘记冲销预付款项,这在对账过程中都要注意甄别,以防款项的多付。

9.

财务分析

1. 控制应收账款周转次数或周转天数来管控。设定周转次数或周转天数的预算目标值(应付账款周转率=主营业务成本净额/平均应付账款余额×100%=主营业务成本净额/(应付账款期初余额 应付账款期末余额)/2×100%;应付账款周转天数=360/应付账款周转率)。这个指标还需要结合现金流循环周期=库存周转期 应收账款周转期-应付账款周转期来考虑,比较理想的情况是应付账款周转天数尽长于应收账款的周转天数,但延长应付账款周转天数不是简单粗暴地不付供应商的款项,要尽可能地与供应商达成延长信用期,为企业的运营资金管控做出更多的现金流贡献。

2. 关注预付账款。预付账款相对于应付账款,是付款时间提前。对预付账款的类型分门别类,对其中涉及的指定供应商、紧急采购、设备采购等分析原因,逐一找出对策以减少不合理的现象。

另外,应付账款和采购紧密相连,这有必要追根溯源。采购计划是否合理、是否与生产及销售计划相匹配、是否对合格供应商的选择把好关、是否对供应商定期评估、是否只是一味地寻求价格最低,而没有考虑到总成本最低的原则、是否是先购材料后补办招投标手续,或化整为零规避招投标、是否是多家供应商采购无法形成议价优势、是否只是货比三家而没有拆开成本结构做分析采购、是否考核准时到货率、对采购量大,本身价值昂贵的战略性物资,是否与供应商建立“供应战略联盟”为了共同的利益与之建立长期合作关系等等。

来源:刘作华说财税,作者:刘作华。本文经作者授权转载,曾刊发于2019.07.12“中国会计报.教育现场专栏”,转载请注明以上信息。

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